Un buon CRM è quello che ci supporta nell'attività di vendita al meglio. E se non sai cos'è, prima di procedere, consiglio caldamente la lettura di questo post del blog: "Cos'è un CRM"
Per quello è importante scegliere quello giusto per il tuo team vendite e per l'azienda. HubSpot CRM è diventato il CRM di facile adozione, snello e veloce, che - forse più di ogni altro - semplifica il lavoro della forza vendita, automatizzando gli inserimenti di email, appuntamenti e telefonate, per ridurre al mimino il lavoro di aggiornamento manuale delle attività, da parte del singolo venditore.
Tener traccia di tutto senza rompere le scatole ai venditori e offrendo loro una serie di strumenti utili per individuare i clienti e capirli al meglio.
I venditori - e gli utilizzatori interni - sono di solito i primi a boicottare il progetto CRM perché lo vivono come un peso, come qualcosa di imposto, poco utile, votato al controllo e non all'aiuto. La grande differenza tra questi sistemi e HubSpot CRM, come Salesforce, è che sono nati e sono stati sviluppati come piattaforme passive, nelle quali annotare e far entrare, non come strumento ATTIVO al servizio della vendita.
Per capire quello di cui sto parlando, basta guardare la scheda del contatto: in HubSpot CRM è tutto tranne un'anagrafica... è una timeline di tutte le interazioni tra il contatto e la nostra azienda, con i contenuti, con le newsletter, con le email personali, gli appuntamenti, le telefonate, le email, i task, i documenti aperti e scaricati... Insomma, guardando la scheda contatto sembra più di entrare nella sua timeline di un social che non in un vetusto programma schedario.
Se sta già pensando di abbandonare Salesforce e fare la switch verso HubSpot CRM, puoi andare al Passaggio 2 direttamente.
Se, nel mentre, vuoi fare una software selection, puoi sempre attivarti HubSpot CRM (HubSpot CRM è gratuito!), indipendentemente dal numero di contatti e di utenti che lo utilizzano (almeno nelle funzioni essenziali del CRM... poi ci sono le funzioni a pagamento, ma sono destinate ad utenti più smaliziati e la decisione su chi potrebbe avere bisogno degli strumenti a pagamento puoi serenamente rimandarla: abbiamo clienti con 50 postazioni gratuite e 5 a pagamento solo per gli utenti più avanzati, quindi puoi avvicinarti ad HubSpot CRM in tutta serenità sulla questione costi).
Un consiglio potrebbe essere quello di leggere il post del blog "HubSpot CRM, la miglior software selection è provarlo"
Ma se, invece, non hai ancora scelto di abbandonare Salesforce, partiamo dall'inizio per capire come importare i dati in HubSpot CRM.
Passaggio 1: Determina il giusto CRM per te
Molto probabilmente Salesforce ti dà molto di più di quello di cui tu hai bisogno in un CRM. O forse vuoi usare un'unica piattaforma che combina in modo armonico e omogeneo marketing e vendite, anziché usarne due distinte. O forse hai capito che per la maggior parte dei tuoi utenti, le funzioni gratuite di HubSpot CRM bastano ed avanzano e questo porterebbe ad un risparmio notevole, tagliando costi inutili (nel momento in cui la maggior parte degli utenti non usano certe soluzioni, il costo diventa "inutile"). O, ancora, potresti aver colto il profondo grado di insoddisfazione da parte dei dipendenti della tua azienda, alle prese con un CRM sovradimensionato che li sovrasta nell'utilizzo quotidiano.Quando devi capire se hai scelto il giusto CRM - e quindi ti poni di fronte alla scelta di cambiare, devi fare alcune considerazioni, porti una serie di domande:
- Quanto è facile da usare?
- I nuovi utenti del mio team lo imparano velocemente?
- Ho bisogno di tutte queste campane e fischietti che fanno rumore tra le funzioni del mio CRM, anche se non le uso (ma le pago!)?
- Quali sono gli obiettivi del mio business? Il CRM che ho adottato o voglio adottare mi aiuta a raggiungere gli obiettivi di business?
- Come posso usare il CRM per aiutare la rete vendita a raggiungere gli obiettivi di fatturato?
- Come faccio a farmi aiutare dal team marketing e come posso io aiutarlo per farmi portare a casa i contatti giusti da lavorare con questo CRM?
- Quanto sicuri sono i dati?
- Quali funzionalità ci sono per mantenere le informazioni riservate e protette?
HubSpot CRM non richiede molte personalizzazioni ed è semplice da usare. Potresti non aver bisogno di tutte le funzionalità di Sales e se non ne hai bisogno, non è una gran perdita. Mantenere il marketing e le vendite allineate con un'unica piattaforma potrebbe essere quel passaggio vincente che ti aiuta davvero ad aumentare il fatturato (con l'inbound marketing, magari).
Passaggio 2: Pulisci i tuoi dati
Se ti stai preparando a migrare da Salesforce ad HubSpot CRM, è tempo di dare una bella ripassata all'integrità e all'ordine dei tuoi dati:
- Quando aggiungi i tuoi contatti su HubSpot CRM, il CRM li duplicherà per indirizzo email
- Quando aggiungi delle aziende ad HubSpot, il sistema le duplicherà per dominio dell'azienda.
- Non c'è alcuna duplicazione, invece, per i Deal o i Task
Passaggio 3: Scegli come migrare
Hai differenti opzioni strumenti per eseguire la migrazione
Importazione CSV: un'importazione di file CSV è la strada meno tecnica. È possibile esportare i dati da Salesforce e importarli tramite file CSV all'interno di HubSpot CRM. Si perderanno però alcuni dati, come le associazioni tra oggetti che dovrebbero essere eseguite manualmente. Non è possibile inoltre importare attività ed impegni (note, telefonate, email) tramite il file CSV.
Vedi la guida di HubSpot per questo tipo di importazione da file CSV.
Integrazione con Salesforce: esiste un'integrazione nativa di HubSpot che consente di importare tutti i dati da tutti gli oggetti di Salesforce. Alcune note su questa integrazione: tutti gli oggetti da impostare devono essere associati ad un contatto o un lead di Salesforce per poterli sincronizzare, tutti i contatti o lead devono avere un indirizzo email per poterli sincronizzare e c'è bisogno dell'abbonamento ad HubSpot Marketing o ad HubSpot Sales Pro.
Vedi le istruzioni di HubSpot sull'uso dell'integrazione nativa con SalesForce
Connessione con le API: questo è il percorso più tecnico e richiede risorse di sviluppo non fornite da HubSpot. Tramite le Api [ possibile importare i dati su tutti gli oggetti, mantenendo le associazioni tra gli oggetti.
Di fatto è la soluzione che proponiamo in ICT Sviluppo: creazione di un connettore ad hoc per sincronizzare i dati tra due sistemi.
Passaggio 4: mappatura dei campi
Una volta stabilito come fare la migrazione da SalesForce ad HubSpot, è il momento di mappare i dati, ossia capire da che proprietà di Salesforce a quale proprietà di HubSpot andare a scrivere i dati corrispettivi. Ad esempio, dal campo "nome" del contatto di Salesforce al campo "nome" del contatto di HubSpot, dal campo "nome azienda" su Salesforce al campo "nome azienda" su HubSpot. Quando su Salesforce stai utilizzando delle proprietà che non ci sono su HubSpot puoi andare in Settings -> Proprietà -> scegli se si tratta di una proprietà del Contatto, dell'Azienda o dei Deal e, quindi, crearla ex novo.
Per quello è importante procedere ad una mappatura prima dell'importazione: per ritrovarsi tutte le informazioni che hai da una parte anche dall'altra, in modo armonico e corretto.
Durante la mappatura devi capire cosa ha senso importare e cosa no, perché non necessariamente potresti aver bisogno di tutto.
Il consiglio è quello di prestare particolare attenzione a questa attività, perché risulta determinante per il buon fine della migrazione.
Passaggio 5: test
Hai pulito i dati, mappato le informazioni, creato le proprietà personalizzate e configurato i tuoi strumenti per migrare i tuoi dati da Salesforce ad HubSpot CRM. Prima di farlo in grande, esegui dei test su una piccola porzione di dati, per essere sicuro che quando farei le cose in grande tutto funzionerà.
Conclusione
La mia opinione? Salesforce, come tutti gli altri "megacierremmoni", toglie energia perché distoglie dal processo per andare in gestione dello strumento. Con HubSpot CRM, invece, i commerciali NON si rendono conto di usare un CRM e sono CONTENTI di avere uno strumento che OTTIMIZZA il loro processo di vendita, alleggerisce la gestione amministrativa degli inserimenti e, soprattutto, fornisce informazioni fondamentali per essere più efficaci nel chiudere trattative commerciali. I passaggi per migrare, sono chiari, anche se, ovviamente può essere dispendioso in termini di tempo o risorse: ma pensa al vantaggio che ne consegue, poi, su tutta la rete vendita (e sul marketing!).
Giovanni Fracasso
COO e CMO @ICT Sviluppo