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Importare i tuoi dati
in HubSpot CRM

E così hai deciso di passare ad HubSpot CRM. Benvenuto! Se finora hai utilizzato un altro CRM, hai lavorato con fogli sparsi di Excel o, semplicemente, appuntavi ogni nome o evento su post-it per registrare tutto, è probabile che la tua prossima domanda sia: "Come posso archiviare i mie dati d'ora in poi e come posso portarli all'interno di HubSpot?" Lo scopo di questa pagina è di vedere, in linea di massima, come è strutturato HubSpot CRM e darti tutte le informazioni di cui hai bisogno per portare le informazione all'interno.

 

Prima di andare oltre, una piccola postilla: anche con una piattaforma intuitiva come HubSpot CRM, la migrazione da un sistema all'altro può essere un processo difficile. Siamo qui per aiutarti in ogni fase ma assicurati di avere tempo e risorse necessarie prima di iniziare la tua migrazione.

 

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La strutturazione dei dati in HubSpot CRM

In qualsiasi CRM i dati vengono memorizzati all'interno di "oggetto". Un oggetto è, molto semplicemente un tipo di record che memorizza una determinata categoria di informazioni all'interno del database. In un determinato oggetto, i dati sono contenuti all'interno delle differenti proprietà, che conferiscono caratteristiche specifiche all'oggetto che le contiene. HubSpot CRM è incentrato su quattro oggetti standard: contatti, aziende, opportunità (deal) e attività (task). Ciascuno di questi quattro oggetti contiene un diverso tipo di dati e può collegarsi agli altri tre in modo specifico. Soffermiamoci su quattro oggetti standard prima di andare oltre, in modo da essere tutti allineati su quello che stiamo dicendo.

Contatti

Queste sono le persone con le quali interagirai. Quelli a cui telefonerai, ed inviare email per iniziare, continuare o mantenere una relazione di lavoro. Il record di un contatto memorizzerà informazioni come Nome, Cognome, Email e Numero di telefono. Manterranno anche una cronologia di quando e chi li ha contatti per ultimo. Ogni contatto può essere associato ad una sola azienda ma può essere associato a più offerte e/o attività.

Aziende

Le aziende sono le organizzazioni all'interno delle quali lavorano i tuoi contatti. Potresti avere più di un contatto che lavora presso la stessa azienda. Un record dell'azienda memorizzerà informazioni come Nome dell'azienda, Dominio, Settore, Numero di telefono. Qui si memorizzano informazioni come la città in cui si trova l'azienda, quanti dipendenti vi lavorano e quanto fattura. Le aziende possono avere più contatti, offerte ed attività associate.

Opportunità (Deal)

Le opportunità vengono utilizzate per gestire il processo di vendita e tener traccia del possibile fatturato legato ad ogni singola vendita. Le offerte passano attraverso varie fasi commerciali, cominciando con un interesse più o meno generico e concludendosi con una vendita (Chiusa Vinta) o un no (Chiusa Persa). Il record dell'Opportunità memorizza l'importo della vendita, quando si prevede di chiuderla e chi sta gestendo le fasi commerciali. Una Opportunità si può associare ad una sola azienda, ma può essere associata a più contatti.

Attività  (Task)

Le Attività sono i remainder quotidiani per seguire e tener traccia di quello che fai sui contatti, sulle aziende e sulla opportunità. È possibile impostare la data, anche con scadenze, per ricordare agli operatori quando è necessario intervenire su un contatto, un'azienda o un'opportunità. Sull'Attività memorizzerai le informazioni su quello che devi fare, come devi realizzarlo e con chi si relaziona quello che devi fare. Puoi anche spostare l'Attività attraverso varie fasi, come nelle Opportunità. Le Attività possono essere associate a qualsiasi contatto / azienda / opportunità. Può essere associata ad un solo oggetto o a qualsiasi combinazione di tutti e tre.

Preparazione alla migrazione dei dati

Passare ad un nuovo CRM potrebbe sembrare un'impresa difficile e un percorso aspro: ci sono molte variabili che possono influenzare il percorso e l'ultima cosa che vuoi accada è quella duo perdere i dati storici, vitali per la tua organizzazione. Nel passaggio ad HubSpot CRM, ci sono alcuni semplici modi per iniziare e siamo qui per aiutarti in ogni fase del processo. Prima di importare i dati, tuttavia, è importante assicurarne la pulizia. Mentre selezioni i tuoi dati, tieni presente quanto segue:

- Quando aggiungi Contatti ad HubSpot CRM, il sistema li duplicherà per indirizzo email.

- Quando si aggiungono aziende a HubSpot, il sistema duplicherà per nome del dominio aziendale.

- Quando si aggiungono offerte o attività, non vi è alcuna duplicazione.

- Per rendere il processo di importazione il più efficiente possibile, bisogna definire e creare le proprietà personalizzate sugli oggetti di HubSpot CRM, prima di iniziare.

- Quando sei pronto per l'importazione, inizia con un piccolo campione di dati, per assicurarti che tutto vada come pianificato. Una volta che hai verificato che il sistema soddisfa le tue necessità e tutto funziona, procedi con il resto del processo.

 

Migrazione dei dati all'interno di HubSpot CRM

Una volta sistemati i dati e preparati per la migrazione, esistono diversi metodi per trasferire le informazioni esistenti all'interno della tua azienda. L'opzione migliore per la tua azienda dipende dal tipo di dati che hai e dalle risorse che hai a disposizione per questa operazione.

Ecco i 4 approcci base per la migrazione dei dati

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Importazione CSV

Pro

Assistita dal supporto di HubSpot.
Poche competenze tecniche necessarie.

Contro

Nessun associazione tra gli oggetti. Per esempio, quando importi i contatti, non sarai in grado di associarli automaticamente ad Aziende o alle Opportunità. Ovviamente è possibile creare manualmente le associazioni all'interno di HubSpot.
Tramite CSV non puoi importante note, chiamate ed email.

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Sistemi di terze parti

Pro

Sono disponibili piattaforme di terze parti che si occupano di importazione del dato. Aziende come ICT Sviluppo provvedono servizi di migrazione e connettori per importare dati da tutti i principali CRM sul mercato. Altri servizi statunitensi sono Import2 e Trujay Group che dei pacchetti personalizzati).

Contro

Il costo è decisamente più alto rispetto ad un'importazione di CSV.
Supporto di esportazione di oggetti limitato da determinate piattaforme.
Non puoi utilizzare l'assistenza di ICT Sviluppo se vai da un servizio terzo.

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Consulenza tecnica di ICT

Pro

Supporto personalizzato e personalizzabile per venire incontro alle tue esigenze.
Assistenza per migrazione ed importazioni più complesse.
Può funzionare anche in assistenza remota o di persona per garantire che tutto funzioni.

Contro

I costi associati.

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Utilizzo delle API

Pro

Puoi importante i dati di tutti gli oggetti su tutti gli oggetti.
Mantiene le associazioni tra gli oggetti.

Contro

Richiede delle risorse di sviluppo che difficilmente si trovano all'interno dell'azienda (ecco perché ICT Sviluppo ha un team dedicato per migrazioni con connettori.

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