Come usare un CRM al meglio? Partendo dall'idea che il CRM ti aiuterà.

Ed applicarsi per far diventare questa affermazione una realtà.
Un sistema CRM è molto di più che un sistema per archiviare dati. Il 94% dei migliori venditori utilizza un CRM per la gestione dei contatti. Ma ci sono un sacco di altri vantaggi nell’usare un CRM. Ecco di seguito sette idee per scoprire come puoi massimizzare l’utilizzo del tuo CRM come sistema per risparmiare tempo, fare team building e motivare la tua squadra. 

1) Inizia la tua giornata con un elenco di cose da fare

Un CRM ti consente di gestire il tuo tempo e di semplificare la giornata. I venditori sono persone impegnate: prospect da chiamare, riunioni da preparare e offerte da chiudere. Davvero impossibile, o almeno scomodo, tener traccia di tutto quello che devi fare usando un elenco di Excel guardando il calendario tutto il giorno. Puoi quindi impostare le tue attività nel CRM, raccoglierle in un unico elenco necessario per gestire, etichettare e decidere che priorità dare, passando da una all’altra senza perdere tempo.

 

2) Rimani più organizzato con le note virtuali.

Hai mai usato i post-it per annotare idee e promemoria? Ok, allora usa il CRM per fissarli. Un sistema CRM non è solo un luogo dove mettere le informazioni sui clienti, ma è possibile utilizzarlo per assegnare attività a se stessi e ai propri colleghi o a memorizzare note relative a contatti, aziende o opportunità. In questo modo tutti i tuoi pensieri sono in un unico posto. Oggi nessuno ha tempo o voglia di scavare attorno a pile di carte, prima di andare ad una riunione, rischiando di non trovare il foglietto su cui avevi annotato la cosa importante. Mettere tutto in un unico posto ti aiuta a mantenere un sistema organizzato e a dare una cadenza naturale alle tue giornate.

 

3) Trova il denaro che hai messo sul tavolo di gioco

Dovresti assolutamente utilizzare un sistema CRM per gestire i tuoi lead, portando tutte le informazioni social e del web all’interno, tenendo traccia di tuti quelli sui quali stai lavorando. Tuttavia fai uno sforzo maggiore ed individua i prospetta che bisogna seguire meglio. Utilizzando le ricerche o i filtri all’interno del CRM puoi vedere la lista dei tuoi contatti in base a quando sono stati contattati l’ultima volta. Ti accorgerai in un attimo chi devi sentire e chi no. Vedi velocemente chi si sta aspettando un proseguo di contatto. Magari l’ultimo che ha cliccato qualcosa sulla pagina della tua azienda, l’ultimo che è venuto a visitare il tuo sito web….Usa questo sapere per mandare un’email e vedere se riesci a rimetterti in contatto con lui. Guardare questa vista con regolarità ti assicurerà la possibilità di scovare quei lead che stai trascurando.

 

4) Impara dai fallimenti e dalle tendenze

Perdere una trattativa può essere scoraggiante. Tuttavia puoi utilizzare il CRM per imparare da queste sconfitte e trovare il modo per vincere in futuro. Quando si sposta un’opportunità nello status di “chiuso perso” dovresti registrare il motivo della perdita. Esamina quindi i punti di contatto associati a questa offerta nel CRM: qual è stata la comunicazione con i soggetti interessati? Come avresti potuto dare meglio?

Assicurandoti di registrare i passaggi della trattativa, puoi analizzare le ragioni che stanno alle spalle, riuscendo così ad affinare le tue abilità di trattativa e di diffondere all’interno degli altri reparti lo stesso knowhow, al fine di migliorare il commerciale di tutta l’azienda. Puoi anche verificare quali sono i trend che si succedono: i tuoi contatti non sono molto ricettivi alle email e non le aprono speso? Devi contattarli in altro modo. Puoi anche usare il CRM per registrare le telefonate e andare ad ascoltare come si sono svolte per riflettere sui passaggi e il livello di interesse che il singolo commerciale era in grado di destare. L’uso di queste informazioni dovrebbe aiutarti a migliorare continuamente il tuo approccio e quello di tutto il team commerciale.

 

5) Motiva con le metriche

Un sistema CRM svolge anche un ruolo importante nella motivazione del team. Sia che tu sia un commerciale che il responsabile di un team, il CRM tiene traccia del duro lavoro e può essere usato per alzare il morale. Usa le funzioni di reportistca che offre il CRM per misurare la produttività. Tieni traccia del numero di chiamate, delle riunioni: ti aiuterà a misurare gli obiettivi. E poi combina i rapporti con i dati di fatturazione o i preventivi fatti, per individuare qualsiasi correlazione tra attività e risultati. Quando i commerciali possono vedere tutte le telefonate e tutte le riunioni a cui stanno partecipando, per poi guardare le loro offerte chiuse e quelle aperte, possono aumentare la fiducia nelle attività che stanno svolgendo e questo aumenta la produttività.

 

6) Rafforza le comunicazioni interne al team

Invece di inviare email ai propri colleghi, usare chat che interrompano etc… utilizza il CRM per parlare con loro. Nessuno ha tempo per leggere il blocco di testo di un’email dettagliata su quello che hai combinando, visto che potremmo inserire anche informazioni che per loro non sono essenziali. Quindi, basta relazioni scritte lunghe dirette ai vari membri: tutto è consultabile e filtrabile, direttamente sul contatto, dalle viste generali, sui deal, le aziende… dipende a cosa è interessato chi lo consulta.

Nota per chi usa HubSpot CRM: se usi le menzioni come su Facebook e Twitter, anche in una nota con @nome, verrà inviato l’avviso via email all’interessato.

 

7) Aumenta la trasparenza con i rapporti

Spendere tempo ed energia per inserire informazioni significative nel CRM non è sempre facile. In un sondaggio del 2017 per lo State of Inbound di HubSpot, il 23% ha citato l’inserimento dei dati, come la sfida/difficoltà più grande quando devono utilizzare un CRM. Poi però queste informazioni devono essere usati, per tradurre in immagini i dati più significativi, in modo che l’intera squadra possa farvi riferimento.

Crea rapporti sulle offerte chiuse, stadio nel funnel delle offerte e qualsiasi altra metrica che desideri richiamare. In questo modo tutti i membri del tuo team si troveranno a guardare le prestazioni e a poter ragionare sui risultati.

Questo è un esempio di quali rapporti puoi creare con il CRM gratis di HubSpot (ovviamente sono solo 3 esempi, ma potreste fare molto di più).

Aziende chiuse sul mese: traccia il numero di aziende  che è diventato cliente nell'ultimo mese.
aziende chiuse mese hubspot CRMProduttività: metti tutte le metriche su telefonate, email, note, appuntamenti etc... in un'unica vista che ti dia l'idea di quanto il tuo team sta lavorando.

produttivita.pngRepost sugli status delle opportunità: muovi i deal/opportunità tra gli vari stadi, portandole sempre più all'interno del funnel... e visualizza lo status dei lead in questo "imbuto" per vedere come stanno procedendo.

deal funnel reports hubspot CRM

 

Che tu sia alla ricerca del tuo primo CRM o che già ne stia utilizzando uno, questi 7 consigli potrebbero aiutarti a non usarlo come un semplice database ma uno strumento che può aiutare la tua forza vendita a vendere di più e meglio.

 

scopri perché devi usare un CRM

 

Spunto: https://blog.hubspot.com/sales/get-more-crm

 

Scritto da Giovanni Fracasso

Mi occupo dello sviluppo strategie inbound marketing & sales. Affianco le aziende nel loro processo di digital marketing (blog, contenuti, call-to-action, landing page, SEO) all'interno di una strategia che punti all'aumento dei visitatori, della conversione in lead e trasformazione in clienti.

Giovanni Fracasso