Come scrivere un'email di presentazione efficace a un prospect

Nella nostra casella di posta abbiamo decine di email di presentazione aziendale inviate ai prospect, o... 

ricevute da altre aziende. Se fai attività di ricerca di nuovi clienti, ti capiterà di continuo di cercare di rompere il ghiaccio con un potenziale cliente via mail. Su le mani chi ha salvato il testo della lettera in un documento word e lo copia e incolla all’occasione. Possiamo abbassare tutti le mani ora. Quanto funzionano queste email? 

Molto poco, vero? Si tenta di rimediare provando a chiamare e avere una minima conversazione telefonica, per riuscire ad ottenere qualche informazione in più o magari riuscire ad ottenere un secondo colloquio.

Come possiamo aumentare le chance di risposta?

Nelle PMI capita spesso che un addetto commerciale si occupi anche di fare attività di marketing, in particolare direct email marketing e che quindi sia abituato ad usare un software per creare newsletter e altre email con elementi grafici. Qualcuno potrebbe pensare che rendendo graficamente più accattivante l’email di presentazione, qualche risposta in più la si ottenga.

Forse, se chi la riceve non la scambia per spam, non la considera immediatamente una pubblicità di chi vuole vendergli qualcosa, ha abilitato il download delle immagini e vede che bella grafica ha l’email…

Ma se vuoi far breccia ed essere notato tra le decine di email che riempiono le caselle di posta dei tuoi prospect, lascia perdere le tradizionali email di presentazione aziendale.

Dedica invece tempo a ideare un buon messaggio testuale conciso e mirato, e non preoccuparti dell’aspetto grafico che deve avere l’email.

C'è anche un post del blog, se vuoi approfondire il tema della lunghezza ideale di un'email commerciale e uno dedicato a come iniziare un'email commerciale.

Ma ora concentriamoci sui caratteri generali, ovvero su come scrivere un'email efficace ad un prospect: ecco cosa devi provare a fare per la tua prossima mail di contatto.

Scrivere una email efficace ad un prospect (anche senza immagini!)

1. Ricerca e prepara le informazioni rilevanti

Prima ancora di aprire il tuo programma di posta, dedica alcuni minuti a cercare notizie rilevanti per e sul prospect che stai per contattare. Puoi fare una ricerca utilizzando google o sui social media per sapere non solo di cosa si occupano, ma anche di cosa parlano o scrivono e a cosa si interessano. Devi avere una buona ragione per contattare un prospect. 

Se fai attivamente social selling, potrai monitorare meglio questi contenuti che possono suggerirti sia il momento giusto per contattare un prospect che darti un buon motivo di contatto. 

Se hai informazioni, e un buon motivo di contattare, puoi scrivere un’email personalizzata che ha maggiori chance di ottenere una risposta.

2. Parti con una frase di apertura accattivante

Chi ben comincia è a metà dell’opera, recita un famoso adagio. In effetti, se non scrivi subito qualcosa di interessante per il tuo lettore, difficilmente arriverà a leggere la parte più importante dell’email e quindi a risponderti.

A quante email che iniziano con “Buongiorno, sono Tizio della ditta Tale, un'azienda leader di settore che si occupa di...” hai risposto? Di quante hai letto oltre la prima frase?

Parlare per prima cosa di te e della tua azienda, quando stai scrivendo a un prospect che non ti conosce ancora non ti porterà molto lontano. Dimostragli che hai davvero interesse in quello che fa lui, che hai fatto un minimo di ricerca, che non stai scrivendo la stessa cosa a centinaia di persone ma che stai dedicando il tuo tempo a contattare proprio lui.

Puoi congratularti di qualcosa, menzionare un’attività recente o un post su un social media, o introdurre un referente comune… Puoi leggere alcuni esempi su come iniziare un’email commerciale in quest’altro articolo.

E tieni presente che le prime righe della tua email appaiono anche nell'anteprima del messaggio nella casella di posta in arrivo...

3. Dimostra valore ed esperienza

Utilizza la parte principale dell’email per aggiungere un valore e per dimostrare la tua esperienza. Non proporre ancora le tue argomentazioni di vendita. Non è il momento. Non è nemmeno l'email adatta. Scopo di questo messaggio è ottenere una prima connessione, una risposta, non vendere qualcosa. Per questo è bene evitare di inserire generiche proposte di valore. Poni piuttosto domande inattese che catturino l’interesse e che sollecitino in qualche modo una risposta, partendo dalla ricerca che hai fatto prima. Sai già che sono argomenti a cui sono interessati. Rafforza questo collegamento.

“Hai considerato di fare [questo] cambiamento nella tua azienda?”

“[possibile beneficio] è una priorità per te?”

“Sai già quanto influirà [la nuova legislazione, il cambiamento industriale, …] sulla tua attività?"

L’ideala sarebbe racchiudere tutto in non più di 4 o 5 frasi. Molti utenti leggono la posta sullo smartphone e testi lunghi possono scoraggiare la lettura. Inoltre, più corto il messaggio, più facile sarà risponderti.

4. Non trascurare la frase di chiusura e la firma

Nessuno presta molta attenzione alla frase di chiusura. “Cordiali saluti” e “In attesa di gentile riscontro”, nessuno li nota più. Puoi differenziarti dalla massa utilizzando un po’ di creatività anche nei saluti finali. Dopotutto, lo scopo dell’email, è suscitare l’interesse del prospect. 

Infine, la firma dell’email deve rafforzare la tua credibilità e dare al prospect la possibilità di imparare di più su di te e sulla tua azienda. Oltre a comunicare di cosa ti occupi e le informazioni principali della tua azienda (quelle che di solito avresti scritto all'inizio), puoi sfruttarla per promuovere un contenuto che hai prodotto, come ad esempio un report o un articolo del blog o un tuo case history di successo pubblicato sul sito o LinkedIn.

Ultimo ma non meno importante, ricordati di contattare solamente le persone che ti hanno dato il loro consenso e, soprattutto, di dar loro la possibilità di poter annullare la propria iscrizione alla tua newsletter in ogni momento.

La GDPR, infatti, non ammette errori e, soprattutto, richiede che la dichiarazione del consenso sia sempre tracciabile. 

Ora che hai creato il corpo principale del tuo modello e curato il saluto finale, assicurati di evitare di cadere in uno o più motivi per i quali i potenziali clienti ignorano le mail o di utilizzare oggetti terribili che fanno finire nel cestino la tua email senza nemmeno aprirla. Poi clicca su invia e che la forza sia con te. :)