Come scrivere una proposta commerciale

Come scrivere una proposta commerciale? Ammettiamolo: non c'è niente di divertente o sexy nelle proposte di vendita. Per quanto tu applichi la metodologia inbound sales e il processo di vendita consultivo, alla fine, però, qui bisogna arrivare.

Hai un’opportunità e sei ansioso di chiudere l'affare.

Ma prima che il tuo potenziale cliente firmi sulla linea tratteggiata, devi fornire loro i documenti giusti per farlo firmare quanto prima e per poter procedere verso la definizione di un contratto.

Un sacco di venditori lasciano cadere la palla quando si tratta di preventivo, trattandoli come nient'altro che un ostacolo amministrativo da superare per perseguire l'accordo. Questo ti dà l'opportunità di distinguerti e differenziarti - se sei disposto a dedicare del tempo a scrivere una grande proposta commerciale.

Come scrivere una proposta commerciale

1. Limita la proposta commerciale a 1-2 pagine
   
2. Indirizza la proposta commerciale i referenti corretti
3. Separa prodotti e prezzi
4. Dai un’ampia gamma di opzioni
5. Mantieni un linguaggio semplice
6. Utilizzare le migliori pratiche di copywriting
7. Presta attenzione alle implicazioni del linguaggio finanziario
8. Includi testimonianze dei clienti
9. Tieni le informazioni sull’azienda alla fine
10. Assicurati che la tua proposta sia visualizzabile su una varietà di dispositivi
11. Fai in modo che il tuo contratto si possa firmare
12. Correggi la proposta prima di inviarla (davvero) 

Cos’è una proposta commerciale

Una proposta commerciale è un documento che delinea chi sei, cosa offri, che risultati stimi di portare a casa e  e quanto costerà al cliente. Le proposte di acquisto non sono utilizzate in ogni decisione di acquisto, ma più spesso per processi di vendita complessi o per grandi organizzazioni con protocolli interni ben definiti.

STOP: Quando è necessario scrivere una proposta d’acquisto

Prima di gettarti a capofitto nella redazione di quella che sembra una grande proposta commerciale, voglio sottolineare che ci sono alcune circostanze in cui le proposte di vendita non sono necessarie (anche se, magari, appropriate). Poniti le seguenti domande prima di iniziare a scrivere:

Il cliente è seriamente intenzionato a portare avanti il progetto?

Solo i prospect seri dovrebbero ottenere proposte commerciali. Se hai di fronte qualcuno nelle prime fasi dell’esplorazione, risparmia i tuoi sforzi fino a quando non sono più in fondo alla pipeline / funnel di vendita.

Hai una possibilità realistica per vincere l'attività?

Il tuo potenziale cliente è davvero alla ricerca di una soluzione come la tua? Ha davvero il budget? Il tempo risparmiato non scrivendo proposte per prospect inadeguati è tempo che può essere speso alla ricerca di compratori migliori.

Hai parlato con il prospect del loro budget e dell'ambito di lavoro previsto? 

Un sacco di venditori hanno paura di parlare di dettagli troppo presto, temendo che così facendo si uccida l'eccitazione dell'affare. Ma perché dovresti investire energie nella stesura di una proposta se non sei sicuro che l'ambito e il budget che includerai corrisponderanno alle aspettative del tuo cliente? Fai prima le conversazioni difficili, così perdi meno tempo su persone alle quali non venderai mai nulla.

Sei tenuto a presentare una proposta commerciale da prendere in considerazione?

A volte, non puoi evitare di inviare una proposta, anche se i criteri sopra riportati non sono stati soddisfatti. In questi casi, non c'è molto che puoi fare oltre che metterti al lavoro.

Riesci a riutilizzare una vecchia proposta o hai bisogno di ricominciare da capo?

Non dare per scontato di doverti reinventare la ruota ogni volta. Mentre la tua proposta deve essere personalizzata per il potenziale cliente al quale la stai proponendo, puoi comunque sviluppare un modello di base (o una serie di modelli di base) che sistemi in base alle esigenze di ogni potenziale cliente.

Prepara la proposta commerciale

Una buona proposta di vendita non dovrebbe mai essere una sorpresa. Invece, dovrebbe sembrare il prossimo passo logico nelle conversazioni che hai sostenuto con il tuo potenziale cliente e il naturale proseguo del rapporto che hai costruito.

Assicurati di aver risposto a tutte le domande elencate qui sotto prima di iniziare a lavorare sulla proposta di vendita:

Quale problema stanno tentando di risolvere i clienti? Che malessere o disagio stanno vivendo?

Sì, le proposte devono trasmettere le specifiche dell'accordo, prodotti e prezzi proposti. Ma dovrebbero anche mostrare quali saranno i risultati che il potenziale cliente sta cercando, quindi assicurati di comprendere le debolezze e come puoi aiutare a superarle, prima di iniziare a scrivere una proposta.

Qual è il loro budget?

Se non conosci il loro budget, non scrivere la proposta commerciale. Squalifica i potenziali clienti  che non hanno budget, insistendo per capirlo prima di inviare il preventivo di massima.

Quali sono i loro obiettivi e le loro aspettative?

Perché il tuo lavoro è così importante per il cliente? Che raggiungerà acquistando il tuo prodotto/servizio? Le vendite non riguardano il venditore. Riguarda i problemi che puoi risolvere per il cliente o le opportunità che puoi aiutare a conseguire.

Quando hanno bisogno di ottenere risultati?

Quali sono le loro aspettative in termini di tempistiche e risultati? Assicurati di poter realisticamente soddisfare queste aspettative prima inserirle nella tua proposta.

Chi sarà coinvolto nel processo decisionale?

Individua gli stakeholder chiave non solo per sapere a chi consegnare la tua proposta, ma anche per rispondere ai loro bisogni e soddisfare le loro esigenze individuali nel tuo documento.

Migliori pratiche per preparare una proposta commerciale

1. Limita la proposta commerciale a 1-2 pagine
   A meno che non sia necessaria una proposta più lunga per rispondere a elle esigenze specifiche di un’azienda (per bisogno di protocollo o altro) in generale è meglio tenere la proposta commerciale breve, perché breve è l’attenzione delle persone
   
   
2. Indirizza la proposta commerciale i referenti corretti
   Assicurati che la tua proposta arrivi al posto giusto, indirizzandola alla giusta persona/e e includendo tutte le informazioni comprensibili ed utili proprio per loro.
   
   
3. Separa prodotti e prezzi
   Mia De Beche di Attach.io consiglia di separare l’offerta in singoli elementi con i quali i prospect possono capirsi. Ma resisti alla tentazione di includere il prezzo con ognuno di questi elementi. “Se aggiungi i prezzi in ogni sezione, il potenziale clienti si focalizzerà sul prezzo di ogni singola sezione e non sulle cose descritte. Alla fine, se proseguirà verso la firma, sarà solamente per il prezzo”.
    
4. Dai un’ampia gamma di opzioni
   Non è sempre la strategia corretta, ma c’è una ragione se spesso i venditori più bravi danno una vasta gamma di opzioni prezzi. Se viene presentata un’offerta ragionevole, sembrerà davvero economica rispetto all’offerta più alta.
   
   
5. Mantieni un linguaggio semplice
   I paroloni e gli inglesismi non ti fanno sembrare più intelligente, ti fanno sembrare solo lontano dal mondo delle persone a cui vuoi vendere qualcosa. Tagliato fuori dal loro mondo.
   
   
6. Utilizzare le migliori pratiche di copywriting
   Il linguaggio delle vendite non deve essere per forza asciutto e impersonale. Usa le statistiche per produrre autorità, usa immagini o frasi per mostrare le condizioni dei clienti “prima” e “dopo”. Interloquisci con la persona che sta leggendo la proposta di vendita nel miglior modo possibile, utilizzando il documento che stai redando.
   
   
7. Presta attenzione alle implicazioni del linguaggio finanziario
   Come scrive Michael Michalowicz, gli “investimenti” tornano indietro, le “spese” non le vedi più. La differenza può non esistere, nella pratica, ma in termini di soddisfazione al cliente, sì. 
   
   
8. Includi le testimonianze dei clienti
   Non promettere: mostraglielo. Includendo case history e rasi dei tuoi clienti, il prospect potrebbe avere maggiore spinta e determinazione nel procedere al passo successivo.
   
   
9. Tieni le informazioni sull’azienda alla fine
   Non partire mai con il “chi sono”, le informazioni dell’azienda, del “chi sei” interessano davvero poco: concentrati sui problemi o i motivi per cui il cliente dovrebbe comprare il tuo prodotto/servizio.
   
   
10. Assicurati che la tua proposta sia visualizzabile su una varietà di dispositivi
    Non sai se il prospect visualizzerà la proposta su un desktop, uno smartphone o se la stamperà: tu assicurati che sia bene visualizzabile in ogni caso.
    
    
11. Fai in modo che il tuo contratto si possa firmare
    Se il tuo documento si può firmare online o stampandolo, stai dando un ulteriore incentivo: perché rimandare ad un secondo documento la firma del contratto se il potenziale cliente sta leggendo questo e dovrebbe trovarsi allineato con questo? Ci sono un sacco di software che ti permettono di gestire invio dei documenti e firma. Noi, perfettamente integrato con HubSpot, utilizziamo PandaDoc.
     
12.  Correggi la proposta prima di inviarla (davvero… guarda il punto seguente!)

Lista di controllo prima di inviare una proposta commerciale

Pensi che la tua proposta sia pronta per essere inviata? Frena il tuo entusiasmo: ci sono ancora alcuni controlli che devi fare prima di inviarla

La tua proposta ha errori di ortografia o grammaticali?

Non rischiare di perdere un nuovo  business per degli errori che possono essere facilmente individuati e modificati: copia la tua proposta su Microsoft Word ed esegui un controllo ortografico per “pulire” il documento meglio che puoi. Fallo rileggere da un collega che non è stato implicato nella stesura. Poi rileggilo.

Hai affrontato tutti gli elementi emersi durante i colloqui precedenti?

E, se necessario, hai completato tutte le sezioni come richiesto da loro procedura interna? Voglio dire: verifica che la tua proposta sia congrua con quanto richiesto dalle loro procedure e  di non averti perso alcuni pezzi per strada (magari anche importanti e che davano supporto, rafforzando convinzioni sull’acquisto del tuo prodotto o servizio, per il loro caso specifico).

Sei sicuro di aver affrontato tutti i punti critici manifestai dal cliente?

Ecco, ricontrolla di nuovo. Stai parlando delle tue esigenze di vendita o delle sue di acquisto?

Hai proposto delle tempistiche ragionevoli e che puoi rispettare?

Quando un accordo è così vicino che puoi sentire l’odore della firma, ti viene voglia di esaudire ogni desiderio del cliente, anche promettere tempi di consegna che metterebbero in crisi la tua azienda. Non rischiare di deludere i clienti futuri con promesse irrealizzabili.

Hai creato un’esperienza che dimostra che fare affari con te e la tua azienda è semplice?

Rimuovi eventuali blocchi o difficoltà che hai introdotto nel processo di acquisto, di consegna o di pagamento. Non aggiungere complicazioni per arrivare all’accordo, tieni tutto semplice.

Reportistica sulle proposte commerciali

Non vendi come facevi quando hai iniziato: il tuo approccio al cliente è cambiato, e può evolvere anche il modo in cui presenti le tue proposte di vendita. Per migliorare continuamente è necessario tener traccia dell’andamento delle proposte accettate e rifiutate, puntano a mantenere alcuni KPI utili.

Alcune metriche che potresti tracciare includono:

• Numero di proposte invitaste
• Numero di processi di selezioni in cui sei arrivato in fondo
• Proposte vinte vs proposte perse

Dovresti però andare oltre, provando ad essere più creativo, proprio perché il processo di proposta di vendita è così impostante: riesci, per esempio, tener traccia di quanti clienti ti Fano richieste di maggiori informazioni perché la proposta non era chiara?

Se utilizzi un programma come PandaDoc per l’invito delle proposte e la firma die contratti… riesci a monitorare quanto tempo o quante volto aprono, mediamente, i tuoi contatti una proposta, prima di firmarla? (E così via…).

Conclusione

Portare a casa più affari, migliorando le proposte di vendita, non è una scienza come la chimica, ma richiede uno sforzo costante.

Prendi le line guide che abbiamo scritto qui e prova ad adattarle alla tua azienda, al tuo contesto. Con il tempo e impegno costante per il miglioramento continuo, scoprirai che le proposte commerciali non sono da temere, ma un grande alleato per chiudere affari. Se maneggiate con cura, possono essere veramente un’arma importante al servizio dell’aumento del fatturato.