Usare Slack al posto dell'email per le comunicazioni

Slack è il modo in cui i membri del tuo team possono comunicare nel loro lavoro di ogni giorno. 

Slack cambia completamente il modo in cui utilizzi le email per il tuo business ed evita di disperdere in più canali quello che viene detto tra due o più colleghi, grazie alle chat a due o ai canali tematici in cui possono partecipare più persone.

 I canali privati e pubblici di Slack sostituiscono le email

Uno dei motivi per cui l'email è diventato meno utile negli anni è la quantità di posta più o meno indesiderata che riceviamo, che rende più difficile dividere il rumore per concentrarci su ciò che è pertinente. E’ uno dei motivi per cui abbiamo abbracciato l’inbound marketing, per smettere di rompere le scatole al mondo con le nostre fantastiche proposte sui nostri meravigliosi prodotti, quando l’altra persona non è interessata a parlarne. Mentre molte piattaforme e client di posta elettronica forniscono strumenti per aiutare gli utenti a gestire il problema della posta indesiderata o dei messaggi di posta meno importanti, Slack consente solo ai membri della squadra invitati in un canale di inviare messaggi. I canali privati possono anche essere creati per conversazioni più sensibili.

Si potrebbe pensare che i canali Slack non sono molto diversi da quello che si ottiene creando una cartella di posta elettronica, ma le cartelle richiedono maggiori sforzi per impostare e creare filtri per ordinare automaticamente l'email. Alla fine è una questione che richiede continue attenzioni in o aggiornamenti, oltre a test e monitoraggio per essere sicuri che i filtri impostati siano a prova di errore di prova per ottenere i risultati desiderati.

Anche se sicuramente non è stato progettato per essere un sostituto per un vero e proprio sistema di gestione dei documenti, Slack consente anche ai membri del team di condividere file, di trovarli e scaricarli quando si vuole all’interno di un canale, senza dovere intasare la propria casella di posta.

L’integrazione con servizi (app) terzi, come GitHub, Hangout, Zapier, Google Drive, Skype e molte altre decine ha reso Slack popolare dagli sviluppatori, perchè apre ad un mondo di possibilità. La recente acquisizione di una società dedicata alla condivisione dello schermo per le conference call a distanza, mostra chiaramente quale direzione Slack abbia intrapreso, come sistema di comunicazione integrato all’interno dell’organizzazione.

Slack è quindi facile da usare e può entrare, in prima battuta, come una sostituto della posta elettronica, quando si lavora su progetti interni.

Ci sono molte ragioni per preferire Slack alle email. Ecco le mie preferite.

1. Possibilità contro obbligo

L’email è un tipo di comunicazione “forte”. Quando si invia a qualcuno un messaggio di posta elettronica, questo si sente in dovere di rispondere, o almeno pensa di essere in dovere a farlo. Con Slack puoi inviare informazioni in un canale dedicato ad un argomento o chiunque all’interno dell’azienda sia interessato a quell’argomento, o a quelli invitati per esserci, puoi semplicemente limitarsi a leggerlo, A meno che tu non citi l’altra persona, chiedendole una risposta.

2. Le rispose non distraggono tutti

Tutti odiamo quando veniamo messi in copia conoscenza dagli altri colleghi per una domanda fatta solo ad uno di noi, vero? Troppe volte un “reply to all” tra due colleghi comincia ad intasare con decine di messaggi la casella di posta elettronica - e questo contribuisce al calo di desiderio di controllare la posta. Con Slack tu invii un messaggio su un canale e le persone andranno a leggerlo se interessate. Anzi, se non sono interessate alle risposte ulteriori possono abbandonare il canale.

3. Quando si invia un messaggio di posta elettronica, si aggiunge un’attività da eseguire alla sua giornata.

Molte persone che conoscono usano le email non sono per comunicare ma anche come un elenco di cose da fare. Si tengono le email di alcuni contatti “non lette” per ricordarsi di andare a leggere successivamente o mandano dei remainder via email per ricordare alle persone cosa fare. L’obiettivo è quello di costringere le persone a prendere visione del proprio “to do” scaricato a loro, archiviando, cancellando dalla propria lista dei compiti quello che è stato mandato agli altri.

Anche su Slack puoi mandare un messaggio diretto ad un collega (che diventa la stessa cosa di un’email/to-do), che però sarà nel canale dedicato di quella persona, e non nella a casella di posta tra altri centinaia di migliaia di email di differente gente.

4. Nessuno è lasciato fuori delle conversazioni

Quello che mi piace di Slack è che non esiste mai nessuno fuori da una conversazione.

Posso pubblicare in un canale di Slack un post che ho letto e che riguarda un cliente sul quale stiamo lavorando, e tutti quelli che sono inseriti in quel canale possono vederlo. Chi non è interessato a quel cliente ne resta fuori. Mandare quell’articolo via email mi obbliga a pensare a chi inviarlo, nel momento in cui seleziono i destinatari.

5. Gli archivi sono ottimi per i nuovi membri del team

Quando arrivano dei nuovi assunti e devono prendere visione dello status delle discussioni su un cliente, possono immergersi in un canale e rapidamente recuperare tutte le discussioni che si son svolte tra i loro colleghi, precedentemente al loro arrivo. Non ci sarebbe alcun modo semplice per farlo via e-mail.

6. Maggiore capacità di divertirsi e rimanere in contatto

Infine Slack può servire come una grande valvola di sfogo per l’ufficio. Le persone inviano link o video divertenti, condividono notizie e cose su cui stanno lavorando, fanno domande al gruppo. Credo che la nostra azienda si senta più connessa perché può condividere cose personali e divertenti a tutto il gruppo tramite Slack.

Conclusione: la nostra esperienza oltre a Slack 

Da quando abbiamo iniziato ad utilizzare Slack, il flusso delle informazioni all'interno delle azienda va decimente meglio. Ma Slack risolve solo uno degli elementi legati al flusso di dati interno all'azienda. Utilizzando Gsuite per la posta elettronica, abbiamo iniziato a collaborare anche con il Calendario aziendale, Google Drive al posto di altre soluzione slegate e le videocall con Hangout.
Quando serve, portiamo dentro ai principali gruppi di Slack i nostri "ospiti" (stagisti, tirocinanti, clienti per un lavoro per il quale c'è bisogno di maggiore dialogo...). Per la gestione dei progetti, e quindi dei compiti, delle comunicazioni, dello scambio materiale etc... utilizziamo Teamworks, altro strumento che ci ha permesso di lavorare meglio e con maggior soddisfazione dei nostri clienti.
Per le preventivazioni utilizzamo lo stupefaciente PandaDoc e, ovviamente,  HubSpot per il CRM e  la gestione del digital marketing aziendale (il sito web, le newslettere, la gestione dei social, gestione e analisi rendimento adwords e ads...).