Le ragioni per cui Google Calendar (di G Suite) è migliore di Outlook per i tuoi collaboratori

Google Calendar, utilizzato all'interno del pacchetto Gsuite, dedicato al business, è davvero migliore rispetto al calendario di Outlook, compreso nella suite Office 365 per le imprese. 

Vediamo ora alcune motivazioni che rendono reale tale teoria e che dovrebbero spingere ad utilizzare Google Calendar - e quindi optare per Gsuite - rispetto il prodotto Outlook.

-Vuoi approfondire il tema? Leggi anche: 
 "Che cos'è Gsuite"
"Perchè scegliere Google Calendar per i dipendenti della tua azienda"
"7 caratteristicher che ti faranno amare Google Calendar"

1. Maggior semplicità d'utilizzo con Google Calendar

La prima delle differenti motivazioni che dovrebbero spingere ad utilizzare questo prodotto rispetto quello della concorrenza, ossia Outlook, consiste nel fatto che questo prodotto è essenzialmente semplice da sfruttare.
L'interfaccia per i dipendenti non richiede grosse conoscenze della tecnologia e nemmeno delle funzioni del calendario, in quanto queste possono essere facilmente attivate a seconda dei propri scopi e, allo stesso tempo, si potrà essere sicuri del fatto che i dipendenti non andranno incontro a delle situazioni complesse che possono avere delle ripercussioni nell'ambito aziendale.

2. Tutti possono usare Google Calendar

Molto spesso accade che ad organizzare delle riunioni o meeting importanti non sia il titolare dell'impresa ma un suo collaboratore.
Questa situazione, col programma di Outlook, non trova risoluzione poiché l'inserimento di un evento particolare nel calendario può essere effettuato solo ed esclusivamente dall'amministratore e, allo stesso tempo, è necessario richiedere la sua autorizzazione per poterlo svolgere.
Pertanto si viene a creare una situazione che potenzialmente potrebbe bloccare la stessa impresa.
Con Google Calendar, invece, tale situazione non si viene a manifestare visto che ogni dipendente, su autorizzazione preventiva del titolare tramite i permessi di accesso, potrà inserire i diversi eventi che riguardano l'impresa nel calendario.
Questo significa che, se improvvisamente ci si rende conto che occorre indire una riunione improvvisa di massima importanza, il responsabile che si occupa di questo aspetto avrà la concreta possibilità di organizzare tale evento e di inserirlo all'interno del calendario di Google.
Questo senza dover richiedere autorizzazioni sul programma oppure fare in modo che sia l'amministratore a svolgere tale operazione, rendendo quindi l'impresa maggiormente attiva sotto questo particolare aspetto.

3. Google Calendar sui diversi dispositivi

Occorre inoltre parlare del fatto che Google Calendar è un programma particolarmente utile che permette di avere sempre a portata di mano ogni informazione sulla propria impresa.
Ciò è possibile in quanto questa applicazione è compatibile su tutti i differenti dispositivi mobili (app e telefoni) e anche per i vari computer. 
Basterà solamente effettuare l'accesso con l'account aziendale per poter scoprire tutte le diverse informazioni che riguardano il calendario della stessa impresa, rendendo quindi la situazione meno complessa del previsto.
Pertanto, l'utilizzo di questo calendario consente di avere sempre un aggiornamento sui vari impegni che riguardano la stessa ditta: ad esempio, ti permette di venire a conoscenza di riunioni organizzate all'ultimo momento, le quali si salveranno automaticamente nel Calendar presente sul proprio dispositivo mobile.
Il tutto sempre in maniera semplice e senza che vi siano complicazioni di ogni tipologia.

4. Condivisione semplice delle informazioni

Ulteriore vantaggio importante che deriva dall'utilizzo di questo calendario consiste nel fatto che esso permette di effettuare una condivisione perfetta delle varie informazioni che riguardano l'impresa.
Di conseguenza, sarà possibile far conoscere il programma degli eventi aziendali anche ad altre persone che potrebbero essere interessate a prendere parte allo stesso evento e di inserirle dopo aver dato loro accesso al calendario.
In questo modo, si può sfruttare la condivisione degli elementi all'interno del web che riguardano la propria impresa usufruendo di una funzione rapida e priva di aspetti complessi da dover fronteggiare.
Le informazioni possono essere filtrate rispetto all'utente e all'accesso che lo caratterizza: ciò significa che l'amministratore ha la possibilità di creare diversi piani di consensi rispetto alle mansioni e necessità dei propri collaboratori.

5. Supporto sempre presente

Infine occorre parlare del fatto che il team di supporto è attivo tutti i giorni e a tutte le ore del giorno, caratteristica che permette di prevenire una serie di errori che potrebbero essere tutt'altro che semplici da risolvere in maniera autonoma.
Grazie a questa funzione si potrà quindi essere sicuri del fatto che ogni errore potrà essere facilmente corretto richiedendo l'intervento di questa particolare squadra di assistenza in grado di risolvere ogni singola tipologia di problema che si potrebbe riscontrare durante l'utilizzo di Google Calendar.

Inoltre, G Suite propone dei video tutorial e delle sezioni dedicate alle domande a cui viene richiesta risposta più frequentemente: in realtà, è molto probabile che non arriverete mai a dover chiedere il supporto degli esperti Google, perché il servizio è davvero facile da utilizzare anche da chi non è abituato ad usare il pc.

6. Gestione dei dati 

Attraverso Google Drive, G Suite permette l'archiviazione automatica dei dati senza preoccuparsi di perdere documenti e informazioni importanti.

Le cartelle possono essere condivise mediante l'assegnazione degli accessi da parte dell'amministratore - o di utenti che hanno ottenuto il permesso da quest'ultimo - e sono consultabili da qualsiasi dispositivo, anche offline. In poche parole, è possibile avere accesso ai propri documenti in modo comodo ovunque e in qualsiasi momento. 

Lo stesso non si può dire di Outlook, dove, invece, l'archiviazione automatica è da impostare manualmente e ha una scadenza precisa. 

7. Integrazione con HubSpot

Il servizio che offre Google Calendar di G Suite è integrabile con HubSpot, il software americano che offre una panoramica di 360 gradi sulle attività di inbound marketing e su quelle di vendita della tua azienda.

Il calendario si sincronizza in automatico con la scheda del cliente presente nella sezione dedicata in HubSpot, e viceversa: questo significa che, ovunque tu inserisca o modifichi qualche informazione o evento, tutto verrà aggiornato in tempo reale per ogni utente interessato.