Google Calendar è uno strumento veramente utile per qualsiasi tipo di azienda, e la sua versione di G Suite integrata in HubSpot CRM è la soluzione ad ogni tuo problema organizzativo.
Perché ci piace così tanto? Per rispondere a questa domanda, abbiamo raccolto le nostre caratteristiche preferite e le abbiamo riportate qui sotto.
Ma prima di tutto, facciamo un po’ di chiarezza:
È un sistema creato da Google per pianificare il tuo calendario, il cui concetto è in tutto e per tutto identico a quello cartaceo, ma con tutti i vantaggi che un sistema informatizzato può darti.
Chi lo utilizza può scegliere di interagire insieme ad altri utenti nel medesimo calendario, invitandoli via e-mail e rendendo in tal modo possibile una gestione condivisa degli impegni di un'azienda, di un club sportivo o di una classe scolastica, tanto per indicare qualche esempio.
Come nelle migliori applicazioni, anche in Google Calendar è presente un amministratore che può decidere di delegare ai diversi utenti le stesse mansioni o di diversificare i task e gli accessi.
Cos’è G Suite
Questa applicazione nasce con il medesimo concetto che Google ha riservato ai propri prodotti come Adwords, Analytics e AdSense, per citarne alcuni, ossia permette di controllare tutte le applicazioni tramite un solo account Google.
Infatti, al suo interno Gsuite unisce una serie di servizi, sotto il nome di Apps for Work presenti nello stesso pacchetto. Essi sono:
- Calendar
- Gmail
- Google Drive
- Hangouts
- Google Docs
- Google+
- Fogli
- Presentazioni
- Moduli
Google Calendar (nella versione Gsuite)
La prima grande differenza dal “solito” Google Calendar risiede nella possibilità di interagire con la casella Gmail, con Google Drive e altre applicazioni satellite come Hangouts (la chat aziendale), le quali rendendo condivisibili i calendari creati.
Con questo sistema, è possibile incrociare e sincronizzare i dati e verificare la disponibilità di ogni utente per determinato evento, in modo rapido e meno problematico.
Inoltre, i calendari sono pubblicabili online: in questo modo, la gestione diventa più ampia, per consentire una pianificazione precisa che coinvolge più persone anche a notevole distanza.
7 motivi per cui scegliere Google Calendar integrato a G Suite
- E’ possibile sovrapporre più calendari e pianificare una riunione comprendendo il luogo di destinazione, la data e l'ora;
- I calendari sono modificabili da qualsiasi browser e dispositivo, tramite la garanzia di sincronizzazione Google Sync; i dati sono consultabili anche off-line e le modifiche vengono automaticamente salvate in modo continuo;
- Sono disponibili dei pop-up di promemoria che riportano gli eventi programmati; è ovviamente possibile deselezionare questa funzione o modificarla a proprio piacimento in diversi parametri;
- È possibile creare sottogruppi ristretti e personalizzati per un calendario in particolare;
- Sono disponibili degli alert da attivare, i quali tengono conto del tragitto da compiere e del traffico, al fine di evitare di arrivare in ritardo ad un appuntamento;
- Il software è programmabile perché invii un brief nelle prime ore del mattino che riassuma gli impegni da svolgere in giornata;
- La nostra preferita: si possono nascondere gli orari non lavorativi e festivi, per evitare un coinvolgimento indesiderato in meeting e appuntamenti quando meno lo desiderate.
Altre funzioni e integrazione con HubSpot
Queste sono alcune delle funzionalità presenti in G Suite, ma, come spesso accade, l'unione di più software che lavorano in un’unica direzione e legano bene anche dal punto di vista informatico, apre le porte a infinite possibilità da scoprire giorno per giorno.
Per ultimo, ma non meno importante, Google Calendar può essere integrato con HubSpot: il CRM prevede lo scambio di mail e una pianificazione direttamente dal suo interno, offrendo in questo modo una programmazione estremamente rapida, per organizzazioni veloci e interattive che coinvolgono molte persone.
HubSpot permette, infatti, di inserire gli appuntamenti dentro il Google Calendar, sincronizzandoli contemporaneamente all'interno della scheda del contatto: in questo modo, le informazioni e i meeting con il cliente saranno sempre visibili a tutti gli utenti in tempo reale.
