Sincronizzare gli impegni e il calendario dei tuoi dipendenti è una mission impossibile? Niente affatto, se utilizzi Google Calendar.

Per prima cosa, mettiamoci dell’idea che una buona organizzazione degli appuntamenti quotidiani non può prescindere dalla gestione del tempo: quante volte hai tappezzato la tua scrivania di post-it e fogli volanti per ricordarti di riunioni, appuntamenti e scadenze?
Con Google Calendar non avrai più questo problema: nella sua versione di G Suite, potrai utilizzarlo come calendario dei dipendenti della tua azienda. Il risultato? Un team aggiornato ed efficiente in ogni momento. (Per approfondire, leggi il nostro articolo "Come funziona Google Calendar per la tua azienda")

 

Perché è importante un'agenda condivisa?

Google Calendar è il prodotto di punta di G Suite, il pacchetto perfetto per lavorare bene e in modo produttivo, progettato proprio per facilitare l’operatività aziendale dei dipendenti tra di loro e con i vertici.

Tra dipendenti: l'agenda condivisa permette a ciascun utente di accedere online al calendario dei propri colleghi: in questo modo, ognuno può organizzare il proprio lavoro in base al planning, aggiornato in tempo reale, degli altri membri dello staff.
Con il capo: quante volte il tuo assistente non ha potuto fissarti un appuntamento perché non è riuscito a rintracciarti? Con l'agenda condivisa questo non capiterà più, perché chi lavora con te verrà sempre informato su ogni dettaglio condiviso dei tuoi appuntamenti di lavoro. E viceversa: sei il boss dell'azienda? Google Calendar ti dà una panoramica aggiornata e globale dell'attività della tua impresa e dei tuoi dipendenti. 

Nemmeno le riunioni del giorno non saranno più un problema perché è possibile inserirle degli orari consoni per tutti i membri dello staff.

 

I 9 motivi che non ti faranno più guardare indietro

Quando sceglierai di utilizzare Google Calendar di G Suite, regalerai alla tua attività una delle chiavi più efficaci per aprire la porta del successo: la pianificazione

Grazie a questo strumento puoi:

  • Sincronizzare il calendario con i dipendenti: anche attraverso i dispositivi mobili, puoi creare una rete condivisa che ti permette di controllare, modificare gli appuntamenti e le scadenze se sei fuori sede.
  • Gestire efficacemente inviti e risposte: per tutte le volte che ti capita di mandare inviti per un evento che hai organizzato, Google Calendar ti permette di impostare un'apposita funzione grazie alla quale ricevi, tramite mail o sms, la notifica che ti avvisa dell'avvenuta risposta.
  • Scegliere con chi condividere: puoi creare calendari condivisi diversificati in base ai tuoi collaboratori. Una funzione essenziale soprattutto in termini di sicurezza e privacy aziendale.
  • Pianificare gli appuntamenti: la condivisione del calendario aziendale è perfetta per programmare qualsiasi attività della tua azienda. Non dovrai più preoccuparti di stabilire una data per una riunione e doverla poi spostare perché i tuoi collaboratori sono occupati.
  • Integrare Google Calendar con Gmail: lo strumento è compreso nel pacchetto G Suite e ti offre tutti i vantaggi di compatibilità e sincronizzazione dei diversi documenti che ricevi per posta senza dover uscire dal tuo calendario.

I trucchi per rendere il calendario ancora più efficiente:

  • Utilizza gli allegati: spesso, durante le riunioni, è necessario consultare diversi documenti. Per non perdere tempo inutile nella ricerca tra le varie cartelle del tuo pc, puoi direttamente creare un evento su Google Calendar, cliccare su allegato e importare il file che hai salvato su Google Drive o nel tuo computer. In questo caso, la condivisione del calendario è davvero utile, perché puoi rendere disponibile quel preciso documento a tutti i partecipanti in modo immediato.
  • Gestisci le notifiche: esse, per quanto utili, possono risultare fastidiose e invasive perché interrompono il tuo lavoro. La notifica di Google Calendar appare dieci minuti prima dell'evento programmato, però, se desideri evitare anche questo reminder, puoi impostare un semplice suono che ti avviserà dell’evento in programma.
  • Fusi orari: purtroppo, ricordare tutti i fusi orari dei tuoi collaboratori stranieri è pressoché impossibile. Se stai per pianificare un evento, puoi cercare la funzione relativa ai fusi orari su Google Calendar: in questo modo, sarà molto semplice fissare una riunione in orari accessibili a tutti. Il calendario ti mette a disposizione anche un orologio internazionale, particolarmente utile se la tua impresa conta molte sedi all'estero.
  • Orari di lavoro: per incastrare a dovere gli impegni dei tuoi collaboratori, è possibile creare una tabella con gli orari diversificati. Ogni membro del tuo staff può utilizzare la funzione "Orario di lavoro" per stabilire quando è possibile contattare e fissare un appuntamento con il capo o con i colleghi.

Scopri di più su: trucchi avanzati di Google Calendar

 

Non ti abbiamo ancora convinto? 

Google Calendar in G Suite è accessibile e responsive da qualsiasi computer, tablet o smartphone.

Le informazioni del calendario sono modificabili in base alla disponibilità dei tuoi colleghi, oppure secondo la data, la natura dell'evento o la sua importanza.
L'accesso è protetto da una password e l’amministratore può aggiungere o rimuovere gli utenti in base alle necessità, e può decidere a chi di loro dare l'accesso completo o la possibilità di sola lettura. I collaboratori, invece, possono accedere e consultare l'agenda condivisa oppure avere la possibilità di inserire eventi, appuntamenti o scadenze.
Ogni orario e impegno può essere salvato in formato pdf, excel e word, caratteristica molto utile per avere sempre tutto in ordine e sotto controllo.

Inoltre, G Suite si integra perfettamente con il tuo CRM HubSpot: in questo modo, all’interno della scheda cliente o collaboratore, puoi inserire tutte le info e gli eventi che ti interessano ed essi saranno automaticamente salvati nel calendario degli interessati.

Google Calendar è davvero un ottimo strumento per mettere in contatto tutti i dipendenti della tua azienda e, soprattutto, è semplicissimo da utilizzare: i tuoi collaboratori saranno sempre informati di ogni cosa e la tua business non potrà che beneficiarne.

 

 

 

Scritto da Nikla Lazzari

Nikla Lazzari