Trucchi per Google Calendar che ogni commerciale dovrebbe usare: proviamo a trasmettere la facilità con cui si riesce ad usare Google Calendar ( e perché la versione Gsuite per l'azienda è indispensabile... leggi il post su "come funziona il calendario di Google per la tua azienda").
Se sei stanco di usarlo in modo basilare, ecco alcuni trucchi per imparare ad usare Google Calendar in modo più avanzato (e per farti invidiare dai tuoi colleghi di lavoro).
-> Scopri di più sulla versione aziendale delle applicazioni di Google sul post "Cos'è Gsuite"
HubSpot ha realizzato questa infografica che ICT(DigitalThink) ha adattato in italiano.
Clicca l'icona a destra del nome del calendario per aprire questo menù, seleziona dei colori di default o crea i tuoi colori custom.
Per esempio puoi rendere i tuoi appuntamenti di prospecting verdi e le demo gialle. Apri un evento dal tuo calendario principale e clicca sulla freccia verso il basso a fianco. Vedrai l'opzione "Colore evento". Puoi anche cambiare colore della pagina individuale dell'evento.
Non sei disponibile durante dei periodi particolari. Questa funzione del Lab ti permette di specificare quando sei occupato e rifiutare ogni invito che ricevi durante quei blocchi temporali. Abilita questa funzione cliccando l'icona dell'ingranaggio e scegli "Labs", poi "Abilita" alla voce "Rifiuto eventi automatico" .
Per vedere gli appuntamenti come un elenco con i più recenti sopra, basta scegliere la vista "Agenda"
Clicca in ogni punto sull'agenda per aprire un popup e aggiungere un evento velocemente.
Se sei frequentemente in viaggio, gli avvisi sull'app mobile sono particolarmente utili. Per usare questi alert, quando hai un appuntamento con qualcuno, basta inserire l'indirizzo. Basandosi sulle informazioni sul tragitto e sul traffico, Google Calendar ti invia dei messaggi quando è il momento di partire per non arrivare in ritardo.
Clicca "Impostazioni" e poi vai sul tab Calendari. Scegli il calendario per il quale vuoi ricevere l'agenda via email (fallo con uno) e vai su "Scegli come desideri essere aggiornato" e clicca sul box "Agenda giornaliera". Riceverai un'email alle 5 del mattino ogni giorno.
Risulta spesso fastidioso perdere l'accesso ai tuoi appuntamenti perché sei in una zona senza connessione internet. Evita di penderti un appuntamento, attivando l'opzione "Offline" che ti permette di fare cambi alla versione più recente del tuo calendario anche quando sei senza connessione (per poi sincronizzarsi una volta online).
Rimani focalizzato sugli eventi presenti e futuri "sfumando" gli altri. Vai sulle "Impostazioni" e scegli di sfumare il passato e gli eventi ricorrenti futuri. L'impatto visuale rende più facile distinguere tra gli eventi in arrivo e quelli passati.
Puoi creare eventi dalla barra di ricerca di Google Chrome, se sei loggato nel tuo account di Google. Prima devi aggiungere un nuovo motore di ricerca personalizzato, usando il link "http://www.google.com/calendar/event?ctext=+%s+&action=TEMPLATE&pprop=HowCreated%3AQUICKADD" e scegliendo una keyword come "cal" per richiamarlo sulla barra degli indirizzi.
A quel punto, richiamando l'aggiunta di un evento nel calendario con la parola "cal" basta aggiungere una frase con la descrizione dell'appuntamento e l'ora desiderata.
L'applicazione per iOS e per Android di Google Calendar ha una funzione chiamata "Obiettivi" che ti permette di specificare gli obiettivi come "meditare ogni mattina un'ora" o "rivedi le note delle telefonate ogni pomeriggio per 30 minuti". L'app automaticamente crea degli slot per queste sessioni dove vuoi nel calendario. Se sei invitato ad un evento l'obiettivo viene riprogrammato.
Mandare un invito avendo chiaro che ora sarà dal tuo interlocutore è sempre una buona cosa. Soprattutto per non invitarlo ad un meeting alle 3 del mattino. Il modulo dei fusi orari è all'interno della sezione Labs.
Le abbreviazioni da tastiera ti aiutano a fare tutto più velocemente. Una volta che hai abilitato questo strumento nel tab "Impostazioni" devi premere il punto di domanda per vedere tutte quelle disponibili.
Devi trovare un evento? Non perdere tempo o energia sbirciando tra le pagine del tuo calendario. Premi "/" o cerca la barra di ricerca sopra.
Assicurati di non dimenticarti più un appuntamento, semplicemente attivando "Prossimo appuntamento" . Questa funzione si attiva dalla sezione "Labs".
Molti professionisti vivono le loro giornate connessi a Slack e ci sono degli Zap che possono darti una mano.
Forse il tuo direttore commerciale ha bisogno di avere una vista sui tuoi eventi oppure vuoi trasferire la proprietà di un evento al quale non puoi più partecipare. Puoi farlo entrando nell'evento di cui sei amministratore e cambiare direttamente da lì la proprietà.
Raggiungi tutti i partecipanti ad un invito cliccando su Email, all'interno dell'evento, vicino alla voce "Partecipanti".
Quando un evento si può applicare a due o più calendari, crealo su un calendario, poi scegli su quale copiarlo
Se non hai meeting tra le 2 del mattino e le 11, perchè non liberare lo spazio sul calendario e concentrarti solo sulle ore a disposizione? Abilitiamo l'opzione "Nascondi notte e giorno" che trovi nel Lab.
Il Calendar è solamente uno degli strumenti messi a disposizione dalla Suite di Google per migliorare la gestione interna aziendale.
Tra gli altri, il proprio account email e dei propri collaboratori protetti, privati e senza pubblicità, la possibilità di partecipare a riunioni attraverso videochiamate a cui accedere attraverso un semplice link, l'archiviazione automatica all'interno del drive personale e/o aziendale a cui è possibile accedere in ogni momento (anche offline) e un'assistenza con operatore 24 ore su 24 per 7 giorni su 7.
Leggi di più sul post "10 motivi per scegliere G Suite per la tua azienda".
Digital Manager Mi occupo dello sviluppo strategie inbound marketing & sales. Affianco le aziende nel loro processo di digital transformation (l'uso dell'inbound marketing per cambiare il commerciale di un'azienda) con la metodologia inbound marketing, puntando all'aumento dei visitatori sul sito aziendale, della conversione in lead del maggior numero di essi e trasformazione in clienti. BIO Sono nato nel tardo pomeriggio di un lunedì - secondo me piovoso - di un 19 gennaio come tanti. Correva l'anno 1972. Potrei ovviamente sbagliarmi su una data o su un riferimento, perché non sono bravo a ricordarmi le date e i numeri. Ho passato i primi anni scolari con tutti che mi dicevano "sei portato per la matematica", fino al compito d'esame di 5° liceo, dove me ne sono uscito con un bel 2. Tanto che mi sono laureato in Lettere e Filosofia, un corso di Laurea di Storia, in quel di Ca' Foscari, a Venezia. Credo fosse il 2000, ma anche qui potrei sbagliarmi. Ve l'ho detto, non sono bravo con i numeri. Nel mezzo un sacco di altre cose: mentre studiavo facevo il giornalista per il Gazzettino, per la Domenica di Vicenza e altre testate locali. Sono stato direttore e fondatore di una periodico locale (Il Corriere Vicentino), poi sono andato in Spagna e ho vissuto quasi 5 anni a Barcelona. Poi, la vita, l'amore e il denaro... e oggi vivo ad Arzignano, sono padre di una bambina nata nel 2010 e sono pazzamente innamorato di lei. Oltre alla bambina, ho un mutuo da pagare e un cane. Se potrebbe non mancarmi tutto questo, probabilmente dedicherei le mie giornate all'alcol e alla vita dissoluta. Invece non bevo e non faccio - quasi - mai festa: sono concentrato al 100% sul mio lavoro e mi piace un sacco quello che faccio. Cosa faccio? Beh, ha molto a che fare con l'inbound, l'eCommerce, il valore del dato per le aziende e la trasformazione digitale delle stesse.
