Trucchi per Google Calendar che ogni commerciale dovrebbe usare:  proviamo a trasmettere la facilità con cui si riesce ad usare Google Calendar (e perché la versione Gsuite per l'azienda è indispensabile... leggi il post su "come funziona il calendario di Google per la tua azienda"). 

Se sei stanco di usarlo in modo basilare, ecco alcuni trucchi per imparare ad usare Google Calendar in modo più avanzato (e per farti invidiare dai tuoi colleghi di lavoro).

-> Scopri di più sulla versione aziendale delle applicazioni di Google sul post "Cos'è Gsuite"

 

HubSpot ha realizzato questa infografica che ICT(DigitalThink) ha adattato in italiano.

 

Google Calendar: 2o trucchi 

 

1) Google Calendar, rendi facile riconoscere i tuoi calendari, differenziandoli

Clicca l'icona a destra del nome del calendario per aprire questo menù, seleziona dai colori di dafault o crea i tuoi colori custom.

 

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2) Usa differenti colori per le differenti categorie di eventi

Per esempio puoi rendere i tuoi appuntamenti di prospecting verdi e le demo gialle. Apri un evento dal tuo calendario principale e clicca sulla freccia verso il basso a fianco. Vedrai l'opzione "Colore evento". Puoi anche cambiare colore della pagina individuale dell'evento.

 

google calendar trucchi: colore eventi

 

3) Crea dei blocchi sulle disponibilità

Non sei disponibile durante dei periodi particolari. Questa funzione del Lab ti permette di specificare quando sei occupato e rifiutare ogni invito che ricevi durante quei blocchi temporali. Abilita questa funzione cliccando l'icona dell'ingranaggio e scegli "Labs", poi "Abilita" alla voce "Rifiuto eventi automatico" .

 

google calendar trucchi: blocchi temporali

 

4) Dai un'occhiata agli eventi in avvicinamento con l'Agenda

Per vedere gli appuntamenti come un elenco con i più recenti sopra, basta scegliere la vista "Agenda"

 

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5) Aggiungi velocemente un evento a Google Calendar

Clicca in ogni punto sull'agenda per aprire un popup e aggiungere un evento velocemente.

 

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6) Attiva gli alert di spostamento sul mobile

Se sei frequentamente in viaggio, gli avvisi sull'app mobile sono particolarmente utili. Per usare questi alert, quando hai un appuntamento con qualcuno, basta inserire l'indirizzo. Basandosi sulle informazioni sul tragitto e sul traffico, Google Calendar ti invia dei messaggi quando è il momento di partire per non arrivare in ritardo.

 

7) Ricevi un brief giornaliero via email

Clicca "Impostazioni" e poi vai sul tab Calendari. Scegli il calendario per il quale vuoi ricevere l'agenda via email (fallo con uno) e vai su "Scegli come desideri essere aggiornato" e clicca sul box "Agenda giornaliera". Riceverai un'email alle 5 del mattino ogni giorno.

 

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8) Attiva la modalità offline

Risulta spesso fastidioso perdere l'accesso ai tuoi appuntamenti perchè sei in una zona senza connessione ad internet. Evita di prenderti un appuntamento, attivando l'opzione "Offline" che ti permette di fare cambi alla versione più recente del tuo calendario anche quando sei senza connessione (per poi sincronizzarsi una volta online).

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9) Focalizzati sugli eventi importanti

Rimani focalizzato sugli eventi presenti e futuri sfuocando gli altri. Vai sulle "Impostazioni" e scegli di sfuocare il passato e gli eventi ricorrenti futuri. L'impatto visuale rende più facile distinguere tra gli eventi in arrivo e quelli passati.

 

google calendar trucchi: focalizzati su eventi importanti

 

10)  Crea eventi dalla barra degli indirizzi di Chrome

Puoi creare eventi dalla barra di ricerca di Google Chrome, se sei loggato nel tuo account di Google. Prima devi aggiungere un nuovo motore di ricerca personalizzato, usando il link "http://www.google.com/calendar/event?ctext=+%s+&action=TEMPLATE&pprop=HowCreated%3AQUICKADD" e scegliendo una keyword come "cal" per richiamarlo sulla barra degli indirizzi.

 

google calendar motore di ricerca

 

A quel punto, richiamando l'aggiunta di un evento nel calendario con la parola "cal" basta aggiungere una frase con la descrizione dell'appuntamento e l'ora desiderata.

 

11) Usa gli "Obiettivi" nell'applicazione mobile

L'applicazione per iOS e per Android di Google Calendar ha una funzione chiamata "Obiettivi" che ti permette di specificare gli obiettivi come "meditare ogni mattina un'ora" o "rivedi le note delle telefonate ogni pomeriggio per 30 minuti". L'app automaticamente crea degli slot per queste sessioni dove vuoi nel calendario. Se sei invitato ad un evento l'obiettivo viene rischedulato.

 

12) Tieni traccia delle differenze di fuso orario

Mandare un invito avendo chiaro che ora sarà dal tuo interlocutore è sempre una buona cosa. Soprattutto per non invitarlo ad un meeting alle 3 del mattino. Il modulo dei fusi orari è all'interno della sezione Labs.

 

13) Usa le abbreviazioni da tastiera

Le abbreviazioni da tastiera ti aiutano a fare tutto più velocemente. Una volta che hai abilitato questo strumento nel tab "Impostazioni" devi premere il punto di domanda per vedere tutte quelle disponibili.

 

google calendar trucchi: usa abbreviazioni da tastiera

 

google calendar abbreviazioni da tastiera 

 

14) Trova gli eventi velocemente

Devi trovare un evento? Non perdere tempo o energia sbirciando tra le pagine del tuo calendario. Premi "/" o cerca la barra di ricerca sopra.

 

15)  Non dimenticare più un meeting

Assicurati di non dimenticarti più un appuntamento, semplicmenete attivando "Prossimo appuntamento" . Questa funzione si attiva dalla sezione "Labs"

 

google calendar trucchi: non dimenticare più gli eventi

 

16) Connetti il tuo calendario a Slack

Molti professionisti vivono le loro giornate connessi a Slack e ci sono degli Zap che possono darti una mano. 

 

17) Trasferisci la proprietà degli eventi

Forse il tuo direttore commerciale ha bisogno di avere una vista sui tuoi eventi oppure vuoi trasferire la proprietà di un evento al quale non puoi più partecipare. Puoi farlo entrando nell'evento di cui sei amministratore e cambiare direttamente da lì la proprietà.

 

google calendar: cambiare proprietario

 

18) Invia email a chi deve partecipare ad un evento

Raggiungi tutti i partecipanti ad un invito cliccando su Email, all'interno dell'evento, vicino alla voce "Partecipanti".

 

google calendar email a partecipanti

 

19) Copia un evento su un calendario differente

Quando un evento si può applicare a due o più calendari, crealo su un calendario, poi scegli su quale copiarlo

 

google calendar trucchi: copia un evento su un altro calendario

 

20) Nascondi l'orario non lavorativo su Google Calendar

Se non hai meeting tra le 2 del mattino e le 11, perchè non liberare lo spazio sul calendario e concentrarti solo sulle ore a disposizione? Abilitiamo l'opzione "Nascondi notte e giorno" che trovi nel Lab.

 

google calendar nascondi mattina e sera.png

 

 Google Calendar, 20 trucchi avanzati: l'Infografica

 

20 trucchi google calendar - infografica