Google Calendar è una delle applicazioni più interessanti del pacchetto Gsuite.  A renderla davvero speciale è al sua piena integrazione anche con il HubSpot CRM; forse il miglior CRM in circolazione, con il quale dialoga in maniera quasi nativa. Scopriamo le funzioni più interessanti di Gcalendar portato all'interno dell'ambiente aziendale.

Premessa: che cos'è Gsuite

Il team di Google, per le PMI, i manager e i liberi professionisti, mette a disposizione G Suite, un insieme di applicazioni web based studiate per lavorare professionalmente in ambiente cloud. Per chi è un libero professionista o ha un'azienda è fondamentale la necessità di condividere documenti sempre aggiornati, avere a disposizione un'agenda condivisa, indirizzi email personalizzabili, inviare messaggi diretti, e più in generale, utilizzare tutti gli strumenti e le potenzialità che gli ambienti cloud ci mettono a disposizione. Per ottimizzare la produttività e la gestione aziendale grazie a G Suite è possibile avere sempre a disposizione email personalizzate, fino a 1 terabite di archiviazione su server protetti, fissare in modo condiviso riunioni ed appuntamenti online e utilizzare applicazioni versatili e alternative perfettamente compatibili con dispositivi mobili in ambienti Android e iOS e con gli strumenti di Microsoft Office. Oggi sono molte le persone che utilizzano già alcuni di questi strumenti messi a disposizione in forma base e gratuitamente da Google, ma l'utilizzo di G Suite, grazie ad un abbonamento mensile dai costi contenuti, vi mette a disposizione un vero e proprio sistema di controllo e di monitoraggio integrato di tutte le applicazioni web based e delle vostre attività. Sarete quindi capaci di tirare le fila del gruppo, di giungere in breve tempo ad informazioni preziose per la vostra azienda e a conclusioni oggettive e misurabili. Il monitoraggio delle attività, la corretta condivisione delle informazioni e il necessario aggiornamento dei file in modalità cloud tramite l'utilizzo funzionale e coerente di tutti i dispositivi integrati è oggi possibile grazie a G Suite.

HubSpot e Gsuite

Con  gli account aziendali all'interno di Google, è possibile approfittare della piena integrazione tra HubSpot e Gsuite: si possono inviare email direttamente dal CRM (e le risposte si loggano in automatico all'interno della scheda utente), si possono invitare i contatti a dei meeting senza uscire dalla scheda contatto (e ti trovi l'appuntamento fissato su Google Calendar) o utilizzare qualsiasi applicazione di Google per invitare qualcuno ad un evento: se c'è il match dell'email dell'invitato con uno dei lead del database, ti trovi la riunione all'interno della scheda contatto.

A correlare il tutto un plugin per Chrome che permette di utilizzare la posta elettronica di Gmail in modo completamente integrato con HubSpot CRM (permette anche di lavorare direttamente sui contatti del CRM senza lasciare Gmail).

Scopri di più sul post: Che cos'è Gsuite, Gmail, Google Calendar, Google Drive e Documents per l'azienda

 

Google Calendar per G Suite, l'applicazione per fissare riunioni, eventi ed appuntamenti condivisi real time.

Google Calendar è l'applicativo web based sviluppato da Google che vi permette di schedulare ed organizzare in modalità condivisa incontri, appuntamenti, riunioni, attività e conferenze sia in modalità singola che ricorrente.

Uno dei punti di forza di Google Calendar (oltre alla sua piena integrazione con HubSpot CRM, cme abbiamo già visto) risiede nella possibilità di essere facilmente condivisibile e di aggiornarsi real time, permettendo quindi a tutto il vostro team di lavoro di essere sempre aggiornato su tutte le attività.

Grazie a Google Calendar è possibile programmare in modo facile e intuitivo riunioni ed eventi e poter ricevere dei rapidi promemoria con memo a tempo per tutte le attività imminenti in modo da esserne sempre al corrente durante la giornata di lavoro.

Goolge Calendar è facile da condividere anche su dispositivi mobili con i calendari integrati, così da essere sempre accessibile e facilissimo da utilizzare insieme a tutti i membri del gruppo di lavoro.

Primo passo per utilizzare Google Calendar è avere un account Google attivo con il rispettivo abbonamento G Suite attivato .

 

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La struttura è davvero semplice ed appare come una serie di fogli a calendario strutturati in giorni, settimane e mesi.

Grazie alla funzionalità Crea un Evento è possibile associare ad un giorno il rispettivo evento limitandolo ad un intervallo orario, all'intera giornata oppure renderlo ripetibile su più giorni. Una volta creato l'evento è possibile aggiungerne il dettaglio inserendo nell'apposita finestra una breve descrizione. A questo punto potrai invitare le persone tramite il nome utente o l'indirizzo email.

Google Calendar ha una rubrica di contatti coordinata e sempre aggiornata che vi permette di scegliere facilmente tutte le persone a cui inoltrare gli inviti, sia in forma singola che a gruppi di contatti.

Allo stesso modo è possibile prenotare sale meeting o determinate risorse che avrete inserito e pre-impostato nel vostro account e rendere condivisa la scelta al vostro gruppo.

Gli invitati all'evento possono confermare la loro disponibilità o meno utilizzando la scelta a selezione Si, No, Forse e inserendo eventuali note nell'apposito campo.

La gestione dell'applicativo è davvero semplice e vi permette di avere sempre una visuale integrata di tutti i vostri appuntamenti perfettamente condivisi con il gruppo, vedere anche chi sarà presente oppure no e comunicare la location dei vostri eventi.

 

Scegliere Google Calendar in G Suite come un valido strumento per la gestione dell'agenda aziendale

Google Calendar è uno strumento tanto facile quanto fondamentale per avere sempre sottomano una perfetta gestione degli appuntamenti, sia che siate un libero professionista con un' agenda di appuntamenti molto fitta e variegata, sia che siate un manager a capo di un team di lavoro aziendale con cui dovete pianificare incontri e riunioni condivise da tutti e che devono essere confermate o meno da parte dei singoli componenti dello staff.

Tra le diverse funzionalità di Google Calendar è possibile creare diversi calendari a seconda delle tipologie di appuntamenti gestendo in questo modo più gruppi o differenziando tra appuntamenti privati e lavoro.

É inoltre possibile inoltrare documenti associati agli eventi, pianificare videochiamate in integrazione con Google Hangouts, individuare facilmente gli orari migliori grazie alle funzionalità Trova un Orario o Orari Suggeriti anche in base agli orari preferiti dal vostro team, inserire i fusi orari qualora abbiate appuntamenti come videoconferenze tra utenti su diversi paesi e definire gli orari di lavoro in cui fissare gli appuntamenti con gli Slot di Lavoro.

Molto importanti sono anche le funzionalità di condivisione del vostro calendario in modo sincrono e coordinato con il gruppo anche in integrazione con i calendari dei dispositivi mobili e con altri applicativi come ad esempio Microsoft Outlook, la pianificazione degli avvisi e delle notifiche anche via email, e l'esportazione o importazione degli eventi tramite file in formato .csv.

Google Calendar è uno strumento veloce e molto versatile, perfettamente ottimizzato per la vostra azienda con l'integrazione nel sistema G Suite, vi permette in un solo click di gestire l'agenda aziendale in modo sincrono e sicuro.

 

 

Scritto da Giovanni Fracasso

Mi occupo dello sviluppo strategie inbound marketing & sales. Affianco le aziende nel loro processo di digital marketing (blog, contenuti, call-to-action, landing page, SEO) all'interno di una strategia che punti all'aumento dei visitatori, della conversione in lead e trasformazione in clienti.

Giovanni Fracasso