Lavoro da casa e smartworking: comportamenti e abitudini che cambiano

Oggi lavoro da casa: una aspirazione per tanti, una necessità per alcuni e impossibilità per molti. Questa settimana, questa affermazione rappresenta è una realtà improvvisa per tanta gente. 

Naturalmente, a molte persone piacerebbe lavorare a casa o in luoghi diversi dall’ufficio: hai mai desiderato utilizzare il tempo utilizzato per andare e tornare dal lavoro per la tua famiglia o per te stesso? Hai mai desiderato poter lavorare per un’azienda a cui tieni indipendentemente dalla distanza? Queste sono alcune delle valide motivazioni alla scelta del lavoro da remoto e dello smart working.

La situazione attuale sta ora portando tante persone ad testare inaspettatamente questa possibilità.

Basta dare uno sguardo alle foto postate dai vari “colleghi” da casa con lo #SmartWorking e un po’ si nota come la gente voglia mettere in risalto questa nuova modalità lavorativa un po’ particolare (anche con ironia). 

Condividiamo alcuni suggerimenti sull’organizzazione del lavoro da casa.

Smartworking e telelavoro: cambiare mentalità

Si sta parlando molto di smart working in questo periodo, anche se non a tutti è chiaro cos'è.

Stando alla definizione legislativa “Il lavoro agile (o smart working) è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall'assenza di vincoli orari o spaziali e un'organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività.” (fonte: Ministero del Lavoro).

È una modalità di organizzazione ed esecuzione del lavoro che richiede cambiamenti complessi sia tecnologici che culturali. Il fulcro dello smartworking è la persona, in cui si fanno convergere gli obiettivi personali con quelli professionali del lavoratore con quelli dell’azienda per la quale lavora.

Si può invece parlare di telelavoro (remote working in inglese), o più precisamente di telelavoro domiciliare (home working), quando si intende la sola prestazione lavorativa dal domicilio anziché dall’ufficio. Il telelavoro è una parte del concetto più ampio di smartworking.

Comunque lo vogliamo chiamare, ci auguriamo che questo cambio improvviso si possa trasformare in una potenzialità per il futuro delle aziende e dei lavoratori.

Nel frattempo, vediamo quali sono le difficoltà non tecniche a cui si può andare incontro e che richiedono un rapido cambio di abitudine e comportamenti. 

Organizzazione degli spazi: creare una postazione inadeguata

Una delle prime difficoltà da affrontare è quella della definizione e della organizzazione dello spazio di lavoro che si traduce anche nella difficoltà di entrare nella giusta mentalità lavorativa.

In ufficio abbiamo la nostra scrivania, la nostra sedia, i nostri supporti tecnologici e quando entriamo nel luogo lavorativo entriamo anche nel mindset lavorativo.

Ma a casa, non è detto che questo sia disponibile.

Nel breve periodo questo si traduce in problemi di concentrazione (troppe distrazioni disponibili) e di restare in “modalità lavoro” in spazi che generalmente utilizziamo per le nostre attività personali. La linea tra lavoro e vita privata si fa più sottile.

Nel lungo periodo, una mancanza di spazio idoneo può portare a problemi fisici: postazione non adatta a restare seduti molte ore davanti al pc, illuminazione non adatta… 

Imparare a gestire la convivenza

Se per noi stessi è difficile mantenere il focus e il ritmo lavorativo che abbiamo in ufficio quando siamo in ambiente domestico, questa difficoltà la prova anche chi vive con noi in casa. 

L’andare a lavorare in un altro luogo pone una barriera fisica tra l’essere al lavoro e il non esserlo. 

Vi sarà capitato, o capiterà, che chi vive con voi domandi la vostra attenzione o magari dia per scontato che possiate fare altre cose finché siete a casa. 

Se i nostri amici a quattro zampe riusciamo ad accomodarli in fretta, con i bambini può essere un po’ più difficile. E gli altri adulti? Servirà definire con tutti i membri della famiglia come comportarsi durante le "ore d'ufficio".

Ecco, una stanza dedicata potrebbe essere un modo per porre una sorta di barriera che definisca in modo più netto lo “sto lavorando”. Anche dallo stress che il lavoro stesso può portare.

Cambiare la gestione del tempo

Per evitare distrazioni e per ottimizzare il proprio lavoro è importante fissare fin da subito una routine giornaliera che scandisca il tempo prima, durante il lavoro e metta fine alla giornata lavorativa. Ma anche la routine lavorativa stessa: tempo dedicato ai meeting, ai task operativi, alle telefonate a clienti, fornitori, colleghi.

Modificare le abitudini lavorative

Cambiare il proprio modo di lavorare non è semplice e ci vorrà del tempo per trovare il giusto equilibrio, in particolare per l’organizzazione del lavoro in team, sia per i team leader che per i membri. Quando le persone non possono andare alla scrivania del collega per chiarire informazioni o non possono approfittare del momento migliore per parlarsi, serve organizzarsi per comunicare in modo diverso e per scambiare velocemente le informazioni e i documenti. 

La tecnologia offre diversi strumenti di collaborazione a distanza:

• In questo articolo presentiamo alcune app per le videoconferenze. 
• per chi vuole scoprire come utilizzare gli strumenti google per condividere e collaborare online potete leggere il nostro articolo sui trucchi di Google Calendar e quello chei presenta cos’è GSuite  (oppure potete vedere questo video di presentazione della Suite di Google di Stefania Montemurro).

Le statistiche indicano che il lavoro da casa rende maggiormente soddisfatti (e quindi più produttivi) chi lavora da casa.

Tuttavia, altre persone preferiscono organizzare anche incontri di persona e lavorare con i colleghi, non solo da remoto. Altri invece si sentono più produttivi solamente in ufficio.

Sicuramente questa è un’occasione per testare a quale categoria apparteniamo. 

Ci auguriamo tutti che da questo momento difficile possano emergere più forti impulsi al cambio nel mondo del lavoro e che lo smartworking prenda davvero piede anche da noi.