Come creare report aziendali perfetti? Le soluzioni vincenti!

Oggi la comunicazione in qualsiasi ambito è fondamentale e infatti i report aziendali rivestono un ruolo strategico di straordinaria importanza all’interno delle aziende. La reportistica ha lo scopo principale di presentare gli obiettivi raggiunti alla fine di un lavoro.

I report aziendali sono solitamente utilizzati da consulenti o project manager e danno valore al lavoro fatto. Nei seguenti paragrafi ti spiego cos’è il reporting aziendale e quali sono gli elementi da tenere in considerazione per stilarlo in modo impeccabile.

Reporting aziendale: cos’è e quali sono i rischi se non viene fatto correttamente

Un report aziendale è uno strumento di analisi, controllo e previsione sull’andamento di una società, una fotografia sull’attività basata sul fatturato, sui bilanci e sulla solidità dell’azienda. Tale strumento fornisce una serie di dati da prendere in considerazione per individuare eventuali criticità e porvi subito rimedio e in generale per testare la “salute” dell’azienda.

Il report aziendale può essere utile anche per:

• Esaminare uno o più problemi all’interno di un’azienda e trovare una soluzione;
• Elencare i risultati ottenuti dopo aver intrapreso una o più azioni mirate;
• Arrivare a conclusioni basate sui dati presenti nel report;
• Valutare cambiamenti di strategie;
• Dimostrare un’ottima capacità comunicativa analizzando problemi e criticità all’interno dell’azienda, traendo spunti da dati reali e concreti.

Il report deve essere obiettivo e formale, in caso contrario c’è il rischio di mandare all’aria tutto il lavoro fatto.

Se non è strutturato correttamente, non saresti in grado di mostrare il tuo lavoro o di evidenziare i risultati raggiunti.

Ecco perché i tuoi report devono essere estremamente comunicativi e facili da comprendere, dimostrando non solo il lavoro svolto ma anche gli obiettivi conseguiti.

Nei seguenti paragrafi ti illustro alcuni esempi di report aziendali, suggerendoti le regole d’oro da seguire.

Le 7 regole d’oro da seguire

I modelli di report aziendali devono essere stilati secondo regole precise, affinché il messaggio arrivi diretto e perfettamente comprensibile.

Prima di elencarti le 7 regole d’oro ti consiglio di dotarti degli strumenti giusti, come HubSpot, che ti consente di raccogliere tutti i dati aziendali in un unico posto e di preparare report personalizzati secondo le tue necessità.

Ecco le regole che devi tenere a mente per un perfetto report aziendale:

• Crea un menu di apertura;
• Focalizzati sul destinatario;
• Concentrati sui punti salienti;
• Usa la tecnica della domanda e della risposta;
• Cura la parte estetica;
• Sfrutta la potenza dei numeri;
• Personalizza il report.

Analizziamo una ad una tutte queste impostazioni da seguire per creare un report aziendale perfetto.

1. Crea un menu di apertura

Quando entri in un ristorante giustamente la prima cosa che guardi è il menu. La stessa cosa vale per chi legge il tuo report che, consultando il menu di apertura, può subito verificare cosa contiene.

In caso contrario chi legge il report non avrà una visione chiara di ciò che troverà e dovrà invece scoprirlo di volta in volta. Perché complicarsi la vita, quando basta creare un menu di apertura?

A tal proposito ti consiglio anche di creare un piccolo menu di apertura sulle eventuali slide che utilizzi, per armonizzare tutta la presentazione.

2. Focalizzati sul destinatario

Molte persone, quando creano un report aziendale, commettono l’errore di focalizzarsi su loro stesse, come se fossero loro i destinatari. Con questa concezione mentale c’è il rischio di creare collegamenti che capiscono solo loro.

Il focus del tuo report deve invece essere il tuo destinatario. Devi evidenziare le cose che interessano a lui, non a te. Questo non significa che tu non possa successivamente realizzare un report per te stesso, ma punta prima a soddisfare il tuo interlocutore, poiché è lui che devi convincere.

3. Concentrati sui punti salienti

Oggi va per la maggiore il concetto di “less is more”, secondo il quale bisogna puntare all’essenziale senza tanti giri di parole. Il report deve essere minimal, quindi breve e conciso. Concentrati sui punti salienti, aiutandoti magari con dei grafici precisi e intuitivi. Le immagini hanno una potenza dirompente e restano impresse nel cervello umano molto più a lungo, ecco perché dovresti usare i grafici per esprimere in modo pragmatico ed essenziale i tuoi concetti.

Non sarebbe possibile inserire tutti i dati manualmente, poiché rischi di generare una quantità enorme di informazioni che distolgono l’attenzione su ciò che invece desideri evidenziare.

Puoi utilizzare semplici concetti per dare risalto ai punti più importanti, senza stilare una serie di elenchi che rischiano di annoiare e di appesantire il report con troppi dati e numeri.

4. Usa la tecnica della domanda e della risposta

La tecnica della domanda e della risposta è utilissima sia per te che per il tuo interlocutore. Puoi infatti focalizzarti sulle domande tipiche che si pongono generalmente i tuoi interlocutori, fornendo risposte chiare e concise che diano una reale soluzione al problema.

Il tuo interlocutore, a sua volta, si sente coinvolto nel processo e il tuo report non risulta un monologo, anzi, simula l’interazione con il tuo pubblico di riferimento. La tecnica della domanda e della risposta rende anche più dinamica la presentazione del report, tenendo alta l’attenzione di chi ascolta.

5. Cura la parte estetica

Una volta assolti i requisiti di praticità e funzionalità, puoi prestare uno sguardo anche all’estetica. Attenzione però: quando si parla di estetica di un report aziendale non si fa riferimento solo alla “pulizia” e alla grafica della presentazione, ma anche al suo impatto visivo.

Se ad esempio vuoi dare risalto ad un concetto, puoi scrivere una parola con lettere grandi su un ampio spazio bianco. Così facendo isoli il concetto dalle altre frasi, evidenziandone l’importanza, e lo rendi ben visibile.

Occhio anche all’uso dei colori, che vanno selezionati con oculatezza. Usane pochi e coerenti nel loro significato. Presta attenzione anche ai font, che devono essere leggibili e senza troppi orpelli stilistici.

In generale il report deve essere perfettamente armonizzato, anche nello stile, per essere facilmente leggibile e senza distrazioni visive.

6. Sfrutta la potenza dei numeri

Se i grafici danno sostanza ai concetti espressi, i numeri danno ulteriore forza. Non sempre è facile comunicare la forza di un obiettivo o di un’idea con le sole parole, ecco perché devi usare i numeri.

I concetti sono opinabili, chiunque potrebbe contraddire quello che stai dicendo soprattutto se si tratta di un’idea. Le cose cambiano radicalmente se usi i numeri a sostegno di quello che stai dicendo.

Un numero non è opinabile, è un fatto. Se ad esempio sostieni che una determinata campagna ha avuto successo, e rafforzi la tua idea presentando una crescita delle vendite, nessuno può contraddirti.

7. Personalizza il report

Oggi la personalizzazione dei servizi è una delle chiavi per fidelizzare i clienti. Il mondo esterno ci offre così tante possibilità, che ognuno di noi pretende un servizio plasmato e costruito sulle sue esigenze.

Considerando che hai gli strumenti per farlo, puoi personalizzare i tuoi report secondo le preferenze dei tuoi clienti. In questo modo dai davvero valore al cliente, che si sente realmente preso in considerazione.

Reporting aziendale esempi

A questo punto non ci resta che capire come stilare un report aziendale da un punto di vista pratico.

Ecco un esempio di struttura:

• Pagina del titolo;
• Pagina di riepilogo;
• Sommario;
• Introduzione;
• Metodi e risultati;
• Conclusione;
• Bibliografia;
• Appendici.

Pagina di titolo

Il titolo deve racchiudere i contenuti principali del tuo report con parole efficaci ma capaci di colpire subito chi lo legge.

Pagina di riepilogo

La pagina di riepilogo deve contenere gli elementi chiave del tuo report. Può essere di 2-3 paragrafi o anche di più, molto dipende dalla quantità di informazioni presenti.

Sommario

Se il tuo report è breve il sommario non è necessario, poiché hai già presentato tutto nel riepilogo. Se invece il tuo report è piuttosto corposo è preferibile inserire il titolo in ogni sezione con un sommario suddiviso in categorie e sottosezioni.

Introduzione

L’introduzione serve per supportare la presentazione fornendo informazioni base e indicando qual è l’intento del report.

Metodi e risultati

In questa sezione vanno inseriti i metodi utilizzati per la ricerca, per poi trarre i risultati ottenuti e le eventuali scoperte fatte. Sono molto utili i grafici per dare maggiore forza alle proprie argomentazioni.

Conclusione

Nella conclusione si fa una sorta di bilancio su quanto detto, indicando le soluzioni per affrontare determinate problematiche.

Bibliografia

Se sono state utilizzate delle fonti esterne, sicuramente è utile indicare quali sono. La bibliografia può comprendere libri, fonti online, documenti aziendali e articoli accademici di una certa autorevolezza.

Appendici

Eventualmente si può usare anche un’appendice per mostrare i materiali di supporto usati, dando ulteriore sostanza al report.

Considerazioni finali

Qualunque sia la tua attività, i report aziendali sono degli strumenti utilissimi per dare risalto al tuo lavoro e mettere in evidenza eventuali criticità dell’azienda, sulle quali lavorare per trovare la soluzione più indicata.

Ora sai tutto dei report aziendali: esempi, struttura e dati da inserire. Se vuoi saperne ancora di più puoi approfondire il discorso scaricando l’ebook sottostante, una guida alle principali funzioni gratuite di HubSpot, strumento preziosissimo per il tuo business a 360°. Se invece vuoi avere un'infarinata su cos'è Hubspot, nel nostro blog ci sono numerosi articoli a riguardo.

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