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Come usare il CRM per risparmiare tempo: 6 trucchi che ogni direttore commerciale dovrebbe conoscere

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Il tempo è sempre un'unità di misura stretta per i responsabili di un team commerciale e molti evitano di far usare un CRM ai loro dipendenti perché immaginino che questo li costringa a perdere più tempo. Il realtà l’idea del commerciale che compila campi e campi del CRM per tenere aggiornato il capo è qualcosa di leggermente datato. Oggi i migliori CRM si alimentano in automatico grazie all’azione regolare e quotidiana del commerciale, visto che gli strumenti migliori inviano i dati direttamente all’interno del CRM.

Quindi, il tuo sistema di CRM, può davvero aiutarti ad eliminare le attività ridondanti e avvicina i rappresentanti ai clienti.

Registrando i dati di vendita e comunicando con i contatti direttamente con il CRM, tutto ciò che serve per gestire in modo efficiente un tema di vendita, è a portata di mano.

Non è necessario l'aggiornamento manualmente fogli di calcolo obsoleti o filtrare i messaggi di posta elettronica alla ricerca di informazioni. Inoltre, tenendo tutti i dati in un unico posto centralizzato, accessibile da qualunque dispositivo, è possibile risparmiare una notevole quantità di tempo.

I sei suggerimenti che seguono ti aiuteranno a scoprire come le aree del CRM possono aiutarti ad organizzare e a presentare in modo efficiente i dati del team sulle entrate, sui prospect e sui clienti.

E quindi potrai concentrarti sulla gestione delle persone invece che gestire la giornata.

risparmiare tempo usando crm

1) Traccia le metriche di produttività

Non solo la segnalazione pubblica delle statistiche di produttività è una grande tattica motivazionale per il team, ma rimanendo concentrato sui numeri delle attività della tua squadra, riesci ad identificare i punti di forza e le debolezze dei tuoi rappresentanti.

Le metriche delle attività, tuttavia, non sono al primo posto nell’agenda quotidiana dei direttori commerciali. Secondo uno studio dell'Harvard Business Review, negli USA, queste KPI rappresentano solo il 17% delle metriche utilizzate nei dipartimenti commerciali (e figuriamoci in Italia!).

Senza queste metriche non conosci le prestazioni del tuo team, quante telefonate fanno, quante email mandano, quanti appuntamenti fanno, quanti task eseguono…

Il mantenimento dei numeri delle attività quotidiane è facile con un CRM che le immagazzina automaticamente quando ci si segna in agenda una riunione, quando si utilizza un programma per fare le telefonate o inviare le email. Controllare periodicamente queste metriche, aiuta a misurare su che attività eccelle un commerciale e dove invece è più debole.

Il widget della produttività del CRM gratuito di Huspot è un ottimo esempio di pannello che si aggiorna automaticamente:

produttività crm hubspot

 

2) Tracciare le entrate

La comunicazione è essenziale sia per il successo del manager che del rappresentante/singolo commerciale. Monitorare regolarmente quello che fa, permette al manager di sapere quanto occupato è il suo team e mantiene viva la salute delle attività da condurre attorno alle opportunità di vendita. Cosa si può fare con questo monitoraggio dell’impegno costante dei commerciali? Puoi guardare i contatti di ogni commerciale, le aziende che sta seguendo e puoi usare le informazioni raccolte per migliorare le prestazioni e favorire la sua attività. Alcune metriche che i sistemi di CRM possono includere:

Opportunità chiuse per ogni commerciale: crea dei filtri per visualizzare le offerte fatte da ogni rappresentante e quante sono state portate a chiusura. In questo modo monitori le entrate legate ad ogni commerciale, oltre e capire se e dove può incontrare dei problemi.

Contatti affidati ad ogni commerciale con ultima data di contatto: crea una vista per ogni commerciale, per vedere quanti contatti sono a lui affidati e cerca di monitorare l’ultima data in cui gli ha inviato un’email, fissato una riunione e fatto una telefonata. Riesci a capire come è distribuito il portafoglio dei tuoi commerciali e con quali contatti stiano lavorando.

Offerte aperte con fatturato stimato, per ogni membro del team: vedere quali offerte aperte ha ogni commerciale e quante entrate potenziali sono associate ad ognuna di queste (e a tutte, nel totale), ti permette di determinare in modo efficace a chi devi dare più risorse.

Classifica delle vendite di fatturato divisa per commerciale: facendola sia per le previsioni che per i contratti chiusi, metterà i commerciali in una sana prospettiva di concorrenza, per tentare di dare una maggiore spinta motivazionale.

 

3) Esaminare le telefonate e le email loggate

Non è possibile monitorare ogni telefonata che i commerciali fanno, così come risulterebbe inutile avere tutte le email inviate ad un contatto. Invece di obbligare il commerciale a caricare tutto, fai in modo che registrino solo i passaggi rilevanti. Quando mandano un’e-mail da Outlook o da Gsuite, abituali a caricare le email importanti all’interno del CRM (meglio se con un CRM che permette di farlo in automatico senza doverle ricopiare). Così come puoi dotarti di un software che permetta di tener traccia delle telefonate effettuate (e magari registrarle!).

Tutto questo ti permette di andare a verificare come un agente fa il suo lavoro: si può desumere dalla lettura delle email o dall’ascoltare le telefonate. Nel caso non ti piaccia puoi intervenire per dargli dei suggerimenti.

 

4) Creare dei report del team

Il fatturato aumenta utilizzando bene un CRM.

Nucleus Research ha stimato che i team di vendita che usano un CRM fanno guadagnare alla società 8,71 $ per ogni dollaro speso.

I tuoi commerciali meritano di vedere il valore monetario del loro duro lavoro. I rapporti delle offerte sono un ottimo modo per migliorare la pipeline sia del singolo agente che di tutta la squadra.

Questi rapporti possono incidere informazioni sull’ipotesi di chiusura di un accordo, o quante offerte sono state chiuse in un determinato periodo di tempo. Un cruscotto pubblico del CRM visibile da tutti è il modo ottimale per vedere che succede nel reparto commerciale di un’azienda e per loro è motivo di confronto.

Con HubSpot CRM puoi creare un’e-mail periodica con le metriche della dashboard sugli affari chiusi, per comparare con gli obiettivi personali e di squadra.

deal obiettivi attivitò hubspot crm

5) Creare dei percorsi automatici per i lead

Condurre I lead lungo il Buyer's Journey è una parte importante delle operazioni commerciali. Assegnare i tuoi contatti e le aziende a membri differenti del team, garantirà a tutti i vostri clienti la ricezione di un'adeguata assistenza e a te la possibilità di distribuire le opportunità in modo omogeneo all’interno del team. Sovraccaricare un commerciale con molti lead significa che dedicherà meno tempo ad ogni prospect e ci saranno, di conseguenza, meno opportunità per gli altri membri della squadra, che si ritroveranno con troppo tempo libero.

Puoi assegnare in automatico, partendo da dei filtri sulle caratteristiche, ogni lead ad un agente diverso. Un commerciale è particolarmente adatto a seguire le istituzioni educative? Filtra per settore. Ce nel sono alcuni di più skillati con le piccole aziende? Filtra per dimensione dell’azienda o fatturato.

Trova i filtri più adatti al tuo team ed assegna i differenti lead in base alle caratteristiche di ogni account.

 

6) Assegnare task

La capacità di delegare è un elemento chiave per un direttore commerciale. Prendendo troppe mansioni, sarai meno disponibile per i tuoi rappresentanti e potresti supportarli meno nelle attività di vendita. In un CRM è possibile creare le attività e assegnarle ad altri membri della squadra o a se stessi. L’impostazione dei promemoria per i follow up dopo un messaggio di posta elettronica o un meeting, aiuterà a gestire le attività del team e terrà traccia dei compiti eseguiti. Con un sistema più organizzato utilizzato da tutti, si libera il calendario e ci si può concentrare sulle attività quotidiane dedicate alla vendita.

 

E tu che esperienze hai con il CRM? Ci fai sapere come ha cambiato il modo di lavorare del tuo team commerciale?

 

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Fonte: https://blog.hubspot.com/sales/time-saving-uses-crm

 


Giovanni Fracasso

Scritto da Giovanni Fracasso

Mi occupo dello sviluppo strategie inbound marketing & sales. Affianco le aziende nel loro processo di digital marketing (blog, contenuti, call-to-action, landing page, SEO) all'interno di una strategia che punti all'aumento dei visitatori, della conversione in lead e trasformazione in clienti.



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