Le caratteristiche irrinunciabili di un CRM: la lista definitiva

Se hai finalmente deciso di comprare un software CRM per la tua azienda, sappi che le alternative a tua disposizione sono moltissime, dalla più alla meno performante.

E se già decidersi per l'acquisto è un processo importante, trovare la soluzione ideale è ancora più complicato.

Se ti serve una mano, ecco una piccola guida per nuovi adepti che potrebbe indirizzarti verso la giusta strada!

Le caratteristiche irrinunciabili di un CRM

Per prima cosa, un CRM deve svolgere una funzione essenziale, quella di essere utile a chi lo utilizza: commerciali, venditori, manager e responsabili.

Per fare questo, deve essere provvisto delle seguenti feature:

1. Gestione dei contatti

Che di fatto è il suo scopo principale.

Un CRM che si rispetti deve consentire ai responsabili delle vendite di creare delle schede di contatto per ogni potenziale cliente e azienda per archiviare le informazioni più importanti.

Un passo ulteriore - che rende una piattaforma che si rispetti ancora più performante, è quello di automatizzare e facilitare il più possibile l'inserimento dei contatti per ridurre l'operazione manuale (che porta errori).

2. Deal stage

La maggior parte dei CRM prevede di poter sintetizzare le fasi del processo di vendita al proprio interno e di gestire di fatto i deal in ogni loro stadio.

Che tu voglia "esplodere" l'iter di negoziazione in tre fasi oppure in quindici, un CRM deve essere essere abbastanza flessibile da lasciartelo fare.

Esempio di Deal Stage all'interno di HubSpot

Ecco un esempio di come dovrebbe apparire il processo di vendita all'interno di un CRM: riassuntivo, intuitivo, semplice da utilizzare e personalizzabile.

La piattaforma Hubspot, da cui è stata presa l'immagine, permette di creare un nuovo deal in pochi minuti, di associarlo ad una determinata azienda e prodotto e di trascinarlo da uno stadio all'altro. In questo modo potrai sempre avere sotto controllo l'andamento generale dell'azienda.

3. Dashboard/cruscotto rapido

Un commerciale deve avere la possibilità di visualizzare in modo completo i dati di proprio interesse su base quotidiana, senza doverli cercare prima in una sezione e poi in un'altra del CRM.

Tra questi, i progressi compiuti ad oggi rispetto all'obiettivo di quota da raggiungere, il numero di operazioni in essere e le attività da completare.

Allo stesso modo, i manager devono essere in grado di avere la visione generale di tutte le attività svolte e di quelle pendenti e per fare questo hanno bisogno di una dashboard semplice da consultare.

4. Contenuti personalizzati

Secondo lo studio Docurated State of Sales Productivity 2015, i venditori impiegano il 31% del loro tempo a cercare o creare contenuti.

Per ridurre il tempo perso, cerca un sistema CRM con una sezione dedicata all'archiviazione in cui inserire i modelli di preventivi, le garanzie, i template di email più comuni che vengono più frequentemente inviate ai potenziali clienti.

5. Acquisizione automatizzata dei dati

Uno dei motivi principali per cui le aziende decidono di adottare un CRM è quello di tenere traccia delle interazioni dei clienti e dei potenziali clienti.

Ma attenzione: molte piattaforme richiedono che i commerciali copino e incollino le loro email all'interno del sistema oppure che inseriscano le registrazioni delle chiamate manualmente.

Un po' frustrante per chi effettua anche fino a 100 chiamate al giorno.

Pertanto, prima dell'acquisto assicurati che il CRM che hai scelto faccia questo processo al posto tuo, altrimenti i tuoi collaboratori difficilmente ti ringrazieranno!

6. Report

Se da una parte è importante il processo di raccolta dei dati, dall'altra è ancora più determinante per le sorti dell'azienda la loro analisi: un buon CRM elabora le informazioni per fornirti dei resoconti e dei report riassuntivi che ti aiutano a capire come sta funzionando la tua azienda e le aree in cui migliorare.

Inoltre, se ti permette di esportare le statistiche, avrai anche la possibilità di condividere i risultati anche con chi non può direttamente accedere alla piattaforma.

7. App per smartphone

Un intero CRM all'interno di un'app? Non solo è possibile, già esiste!

Immagina di poter avere a disposizione ovunque i contatti di tutti i tuoi potenziali clienti e di poter visualizzare tutte le interazioni precedenti direttamente dal tuo smartphone o tablet. 

Questa caratteristica (piuttosto importante per un CRM) non solo ti consente di velocizzare le attività, ma anche di far collaborare ogni membro del team senza essere fisicamente nello stesso posto.

8. Integrazione email

Connettere la tua casella di posta elettronica al CRM è fondamentale per semplificare il processo raccolta e tracciamento dati.

Assicurati che il tuo nuovo CRM si integri con il tuo provider di posta elettronica, come Gmail o Outlook: in questo modo potrai registrare indirizzi email, nomi e messaggi per ogni tuo record di contatto.

Inoltre, se utilizzerai HubSpot CRM, potrai impostare degli utilissimi alert che ti avvertono quando e quante volte una persona ha aperto l'email che le hai mandato: comodo, vero?

9. Pianificazione delle riunioni

Oltre all'infinito numero di chiamate ed email, anche le riunioni sono all'ordine del giorno per chi si occupa di seguire le fasi di vendita.

L'ideale è avere un CRM integrato con con un'applicazione apposita, come Google Calendar o il calendario di Office 365, per condividere le disponibilità di ogni membro del tuo team con i potenziali clienti.

Punti bonus se il tool per le riunioni può essere incorporato nel tuo sito.

E se fosse gratuito?

La bella notizia è che uno tra i migliori CRM al mondo è totalmente free e si può attivare in pochi minuti.

Parliamo di HubSpot CRM, piattaforma gratuita che permette l'accesso ad un numero illimitato di utenti e fino a un milione di record-contatti nel database.

Articolo originiale: https://blog.hubspot.com/sales/the-ultimate-first-time-crm-buyers-guide