I consigli per diventare più produttivi vanno benissimo, perché permettono di migliorare molto il proprio rendimento con piccole modifiche ai propri comportamenti.

Ma a volte una soluzione rapida non è sufficiente. Bisogna sposare un intero sistema di miglioramento della produttività: parliamo di un nuovo modo di organizzare le attività e il tempo , di rispettare le scadenze e massimizzare la propria giornata lavorativa.


I sistemi per migliorare la propria produttività sono molti, ma non tutti vanno bene per i commerciali.

Ecco una lista dei 5 sistemi per il miglioramento della produttività che possono incontrare le esigenze di chi si occupa di vendite.

1. Non interrompere la catena

Raggiungere o superare i numeri che hai come obiettivo diventa solo una questione basilare: coerenza. Se ti impegni a inviare email, effettuare telefonate e fissare appuntamenti con un certo numero di possibili clienti ogni giorno o ogni settimana, allora è più probabile che tu riesca a generare e a chiudere più offerte.
Non rompere la catena significa proseguire ininterrottamente nelle tue attività quotidiane, dandoti degli obiettivi: un sistema di produttività perfetto per i commerciali e tutti quelli che si occupano di vendite.

La prima cosa fa fare è quella di darsi 2/4 obiettivi di alto livello, time “migliorare le competenze di networking” o “ottenere il 10% in più di recensioni positive”. Poi, distillando questi macrobiettivi, puoi scendere nel dettaglio degli compiti per raggiungerli, come, ad esempio “Inviare due demo di più alla settimana” o “contatta un ex cliente al giorni”,

Al termine della giornata o della settimana sarebbe buona cosa segnalare sul calendario gusti obiettivi raggiunti (magari usando colori differenti per dividerli anche visivamente).

La coerenza di queste azioni deve cominciare a produrre risultati. A meno che non siate contattando le persone nel modo sbagliato (ad esempio l’inbound marketing è meglio dell’outbound…).

Come strumento: tutto ciò cui hai davvero bisogno è una penna e un calendario.Se vuoi tenere invece traccia dei tuoi progressi in modo digitale, prova Chains  o Way of life.

2. Terminare le cose

Quando è stata l’ultima volte che ti sei seduto alla scrivania e hai fatto una cosa per un’ora intera?
La maggior parte dei commerciali saltano costantemente da un compito all’altro. Aspetto che, certamente, mantiene il lavoro interessante, ma lo rende decisamente molto stressante.
E se sei stressato perché hai troppi task aperti, prova il metodo GTD, che sta per Getting Things Done, ovvero, porta a termine le cose.
Il metodo consiste nel scrivere ogni compito che è necessario completare, non importa quanto banale o quanto urgente. Terminate le attività che possono essere completate immediatamente e delega quelle che non sono di tua stretta competenza.
Segmenta quindi le rimanenti secondo la priorità e scadenza.
In questo modo avrai una chiara tabella di marcia per capire su che progetti concentrarti prima.
Sapendo che è tutto scritto e non ti perdi nulla, la tua mente sarà più rilassata e tranquilla.

Come strumento: potresti utilizzare Evernote per la raccolta di tutte le cose da fare. Omnifocus  è un’applicazione pensata per il metodo GTD.

3. Obiettivi e Risultati Chiave.

Come commerciale, probabilmente, sei abituato a ragionare a percentuali (sul guadagno e sulle vendite). Il framework Objectives and Key Results (OKR) - Obiettivi e Risultati Chiave - potrebbe sicuramente piacerti.

La prima cosa fare è capire quello che si desidera raggiungere come risultato in 3 mesi. Lascia stare i numeri in questa fase. Tra gli obiettivi di tre mesi, ovviamente, ci sono target macro “Migliora la soddisfazione del cliente” o “Ascolta meglio i clienti quando parlano”.

Poi si dovrebbero spacchettare in percentuali, definite dalle attività, i risultato principali (i “key result”, anche KR).
Bisognerebbe essere certi all’80% che il KR1 si possa raggiungere, poi un KR2 per il quale la sicurezza - visto l’aumento della difficoltà - è raggiungibile al 50% e un KR3 decisamente più ambizioso con un coefficiente del 20% di possibilità.

Per stare sull’esempio del miglioramento della capacità di ascolto:
  • KR1: ascoltare 15 telefonate di vendita con i migliori rappresentanti e vedere cosa quaderno, quante cose chiedono, come le chiedono
  • KR2: completare 10 riunioni con clienti senza interrompere neppure una volta
  • KR3: Identificare velocemente le più grandi riserve dei prospect, diminuendo il ciclo di vendita medio di un giorno.

Come strumento: potresti utilizzare Weekdone, un’applicazione gratuita. Se vuoi usarlo in team puoi provare Cove  che costa 5 dollari al mese.

 

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4. Un’ora al giorno

Il problema con il concentrarsi sugli obiettivi da raggiungere (Ad esempio raggiungere le vostre percentuali di vendita fissate) è che si una gran fatica per inseguire compiti meno urgenti ma comunque importanti (come, per esempio, scrivere articoli del blog per attrarre visitatori e lead al vostro sito, in perfetta aderenza con una strategia di inbound marketing),

Il sistema “un’ora al giorno” è una grande soluzione. Scegli un progetto che conta molto per te, anche se non ha la massima priorità, e dedica uno spazio di 60 minuti indisturbato al giorno da dedicarci. Se proprio non ce la fai, passa a mezz’ora.

Alcuni esperti suggeriscono di pianificare quest’ora al mattino, in modo da poter iniziare i vostri compiti con una sensazione chiara ed ispirare la giornata.
Tuttavia se già al mattino devi fare cose più urgenti, metti quest’ora al pomeriggio.

Come strumento: il timer sullo smartphone è sufficiente. Tuttavia c’è un’app OneHourADay  che può anche monitorare i progressi raggiunti.

5. Time-traking

Se sei alla ricercati un modo a basso sforzo per fare di già, inizia a monitorare il tempo.
Anche le persone che riescono a concentrarsi meglio su singoli compito, restano allibite da quanti minuti sprecano sui siti web a caso o in attività di relax. Quando sei a conoscenza di come stai perdendo il tempo, è più facile concentrarsi evitando distrazioni.

Imparare dove stai sprecando molto tempo è molto utile: se ade esempio impieghi 3 ore al giorno per inviare email e solo poche di queste si convertono in opportunità, dovrai rivedere questo tempo che stai dedicando alle email.

Come rovescio della medaglia, potrai capire dove dovrei investir più tempo. Ipotizziamo che hai un tasso di telefonate di ritorno dell’80% sui messaggi vocali che invii. Sapendo che devi dedicare meno tempo alle email, magari aumenterai il poco tempo che stai dedicando a questi.

Una volta scaricato uno strumento di monitoraggio, prova a lavorare come al solito per qualche giorno, facendo finta di nulla. Questo ti darà un’indicazione su quello che stai facendo oggi e lo potrai paragonare ai risultati che ottieni.

Come strumento: Toogl è semplice e facile da usare. Perfetto per i commerciali che passano un sacco di tempo lontano dalla loro scrivania, ha sia una versione desktop che una versione mobile. Per una versione “balia” per internet, prova RescueTime: oltre a tracciar iil tempo, ti può bloccare su alcuni siti.

 

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Scritto da Giovanni Fracasso

Mi occupo dello sviluppo strategie inbound marketing & sales. Affianco le aziende nel loro processo di digital marketing (blog, contenuti, call-to-action, landing page, SEO) all'interno di una strategia che punti all'aumento dei visitatori, della conversione in lead e trasformazione in clienti.

Giovanni Fracasso