Scegliere tra Excel e Database: pro e contro da considerare

Le aziende ogni giorno incamerano una serie di dati che contengono informazioni preziosissime relative all’andamento della propria attività e dei propri clienti. Quelle informazioni, usate nel modo giusto, suggeriscono le azioni più indicate da intraprendere e le strategie da adottare per ottimizzare i risultati del proprio business e conseguire un profitto maggiore. La domanda da porsi è una: come raccogliere questi dati? Le opzioni principali sono due: Excel e database. Quale scegliere?

Entrambe le soluzioni sono in grado di raccogliere i dati e organizzare le informazioni contenute, ma hanno scopi diversi. Excel, che fondamentalmente è un foglio di calcolo, aiuta a tenere traccia dei dati e di fare dei calcoli; un database invece è usato per memorizzare le informazioni da utilizzare in un secondo momento.

Per archiviare semplicemente i dati potrebbe essere sufficiente un foglio di calcolo come Excel, ma se la quantità di informazioni cresce allora diventa necessario un database.

In teoria è possibile collegare Excel e database, così da sfruttarli insieme e farli lavorare sinergicamente tra di loro. Nei seguenti paragrafi analizziamo nello specifico come funzionano questi due strumenti e come ottimizzarne al massimo il rendimento.

Excel e Database: cosa sono e quali sono le differenze

Iniziamo a spiegare cos’è Excel e cos’è un database. Excel è un programma per computer che organizza i dati in una serie di righe e di colonne, memorizzati all’interno di singolo celle. Possiamo paragonare i fogli di calcolo ai registri elettronici per avere una visione più chiara.

I database invece non archiviano dati in singole celle, ma raccolgono le informazioni da tabelle esterne. Tra l’altro hanno anche una struttura più flessibile, in quanto offrono maggiori opzioni per l’archiviazione e la valutazione dei dati. In un certo senso anche i CRM possono essere considerati a tutti gli effetti come grandi database dove raccogliere tutte le informazioni relative a clienti o lead, utilissimi per mantenere in vita le relazioni con i consumatori e offrire loro un servizio estremamente personalizzato.

Se da un lato i database sono più completi rispetto ad Excel, sono anche leggermente più complessi da usare poiché consentono di lavorare con vari dati su più tabelle.

Scegliere l’una o l’altra soluzione dipende anche da altri fattori come:

• Tipo di informazioni che si desidera archiviare;
• Quantità di dati da archiviare;
• Frequenza con la quale si accede a questi dati.

Un libero professionista o una piccola attività familiare dovrà tenere traccia di un quantitativo di dati notevolmente inferiore rispetto ad aziende con migliaia di dipendenti che lavorano in aree diverse. Nel primo caso potrebbe essere sufficiente Excel, mentre nel secondo caso è consigliabile affidarsi a soluzioni più complete e strutturate come i database.

Excel: tutto quello che c’è da sapere

Excel è un registro dove inserire le informazioni all’interno di righe e colonne, la cui intersezione crea delle singole celle dove si possono scrivere dati, numeri o anche testi a seconda delle proprie esigenze.

Si possono poi sfruttare specifiche funzioni o effettuare rapidamente calcoli matematici. Gli utilizzatori possono usare Excel per calcolare i pagamenti mensili, conteggiare le fatture, gestire il budget oppure tenere traccia dei turni di lavoro.

Vantaggi e svantaggi

Uno dei principali vantaggi di Excel è la sua “popolarità”. Si tratta di uno strumento abbastanza diffuso, quindi è probabile che i dipendenti di un’azienda abbiano già una certa familiarità. In ogni caso, trattandosi di un programma abbastanza semplice da usare, sono sufficienti brevi corsi di formazione per consentire ai team di prendere subito confidenza con questo strumento.

Altro aspetto vantaggioso di Excel è la sua convenienza da un punto di vista economico. Puoi accedere a questo programma se la tua azienda dispone già di Microsoft Excel, oppure puoi usare gratuitamente Fogli Google, noto anche come Google Sheets, semplicemente accedendo col tuo account Google.

Terzo punto a favore di Excel è la semplicità d’uso. Per creare un foglio di calcolo non sono necessari difficili linguaggi di programmazione, ma è sufficiente conoscere le funzioni matematiche. Una volta creati, i fogli di calcolo si possono aggiornare velocemente per poi condividerli con diverse persone. In particolare in Fogli Google più persone possono modificare un foglio di calcolo contemporaneamente, riuscendo così a lavorare in perfetta sinergia tra di loro.

Excel però presenta anche delle criticità e potrebbe non essere la soluzione ideale quando bisogna gestire un quantitativo di dati di grandi dimensioni. Le informazioni nei fogli di calcolo vanno inserite manualmente, cosa che potrebbe richiedere molto tempo soprattutto se ci sono parecchi dati da gestire.

Excel inoltre è una soluzione poco “scalabile”: se la tua azienda cresce aumentano anche i dati. In sostanza i fogli di calcolo potrebbero non essere in grado di archiviare dati su larga scala. Se punti ad una crescita progressiva per la tua azienda, a lungo andare Excel potrebbe non essere così performante e sarebbe ideale adottare sistemi come i CRM. In tal caso sono sicuramente più indicati i database, ideali per aziende di grandi dimensioni ma anche per business in costante crescita.

Come funzionano i Database?

Passiamo all’analisi del database, un programma che usa linguaggi specifici per archiviare e organizzare i dati in modo molto strutturato. Possiamo pensare al database come una sorta di schedario, dove organizzare i dati in cartelle e sottocartelle e poi ordinarli secondo criteri specifici che ne facilitano la rapida individuazione. Uno strumento di gestione delle relazioni con i clienti, un CRM come Hubspot, è un esempio perfetto di database efficiente.

Un database memorizza le informazioni in una struttura composta da righe e colonne. Le colonne possono essere ogni cosa: un’etichetta, un testo o un numero e possono comprendere prezzi, date e percentuali. Questo strumento non è una semplice cartella dove archiviare i dati, ma un potente software che mette a disposizione diverse funzionalità per aggiornare automaticamente i dati.

Vantaggi e svantaggi

Un database è la scelta ideale per archiviare un grosso quantitativo di informazioni. Innanzitutto i dati possono essere aggiornati automaticamente, recuperando tempo prezioso e consentendo ai team di dedicarsi maggiormente al loro core business. Inoltre, non essendoci aggiornamenti manuali, si riduce significativamente il rischio di errore umano.

I database permettono di archiviare le informazioni da più canali, integrandoli tra di loro con strumenti come i connettori, un grande vantaggio se raccogli dati sui clienti da diverse piattaforme. E ancora si caricano più velocemente e occupano meno spazio di archiviazione. In pratica le informazioni vengono caricate solo quando vi accedi, cosa che fa aumentare l’efficienza del tuo computer.

Infine i database garantiscono un elevato livello di sicurezza. In ogni momento puoi identificare facilmente chi tra i tuoi dipendenti può modificare il database e chi invece può solo visualizzare i dati ma senza modificarli. Le credenziali di accesso impediscono che estranei possano accedere ai tuoi dati.

Anche i database hanno però delle spine e sono soprattutto due: i costi e la formazione. I database hanno un costo maggiore rispetto ad Excel e potrebbero essere necessari ulteriori investimenti per implementare alcune funzioni o per la manutenzione.

Inoltre serve una formazione adeguata per usare nel modo corretto i database. Per configurare il database o gestire le informazioni sono necessarie competenze e abilità specifiche, senza le quali potrebbero sorgere problemi nell’utilizzazione. Potresti quindi avere bisogno di assumere un’altra risorsa per il suo utilizzo, cosa che grava inevitabilmente sul budget aziendale.

Come già specificato i database sono poco indicati se devi gestire un piccolo quantitativo di dati e in questi casi Excel rappresenta sicuramente una soluzione più snella e meno impegnativa.

Excel e Database: quale scegliere?

Quindi è meglio affidarsi ad Excel o a un database? Non esiste una risposta secca, molto dipende dalla complessità del tuo progetto e quindi dalla quantità di dati da gestire.

Prima di procedere ad una scelta ti consiglio di effettuare i seguenti step:

• Valuta i tuoi dati. Fai una valutazione della complessità dei tuoi dati. Se devi gestire un testo semplice o dati numerici Excel è più che sufficiente. Se invece devi gestire una gamma più ampia e complessa di file, è meglio utilizzare i database;
• Considera i tuoi obiettivi. Quali sono i tuoi obiettivi a lungo termine? Vuoi automatizzare i processi per risparmiare tempo prezioso e non caricare i tuoi dipendenti di ulteriore lavoro? Vuoi creare un sistema organizzativo semplice accessibile a tutti? O magari hai bisogno di una soluzione low-cost per tenere ordinati i tuoi dati? In base alle risposte puoi decidere se affidarti a Excel o a un database;
• Valuta il processo di crescita della tua azienda. Magari in questo momento Excel soddisfa le esigenze attuali della tua crescita, ma se stai pensando di espanderti dovresti considerare di passare ad un database quanto prima.

A questo punto hai tutte le informazioni per decidere se affidarti a Excel o a un database. Se ritieni che un database sia la soluzione più indicata, scopri di più sul progetto CRM di Hubspot scaricando l’ebook a fondo pagina. Si tratta di una guida per scoprire tutte le funzioni gratuite di Hubspot che ti spiega come funzionano gli strumenti per organizzare al meglio i dati dei tuoi contatti e offrire così un servizio personalizzato ai clienti.