Come ridurre i costi aziendali tramite un CRM

In che modo l’implementazione di un CRM può aiutarti nella riduzione dei costi aziendali e nello svolgimento delle normali attività quotidiane? Per rispondere a questa domanda ipotizziamo come scenario un’azienda priva di CRM.

Ogni giorno l’azienda incamera una serie di dati e documenti che, in alcuni casi, vanno stampati. Magari hai dimenticato qualcosa, quindi devi aggiungere dei commenti a mano. Tutte queste carte e questi documenti devono essere custoditi in ampi e pesanti faldoni, che vanno ad occupare molto spazio, rendendo gli uffici poco operativi e molto ingombranti a discapito della produttività.

Quando hai bisogno di un documento devi cercare tra i vari faldoni, perdendo così tempo prezioso che potresti impiegare in qualcosa di più produttivo. Naturalmente la stampa genera costi per quanto riguarda la carta, il consumo energetico, l’usura della stampante e delle cartucce ecc. E che dire dei fogli Excel che devi aggiornare di continuo mese per mese?

Si potrebbero elencare ancora tante altre criticità, ma ormai ti è ben chiaro il quadro della situazione di un’azienda priva di un software CRM. Nei seguenti paragrafi analizziamo quindi il significato, le funzionalità e i vantaggi offerti da questo strumento che ormai fa parte di ogni strategia aziendale moderna.

Cos'è il CRM e perché aiuta a ridurre i costi in azienda

Per prima cosa analizziamo il significato di CRM (Customer Relationship Management), che sta ad indicare la Gestione della Relazione con i Clienti. In realtà un CRM software si occupa di gestire e mantenere in ordine tutte le principali attività all’interno di un’azienda.

Un CRM ha il compito di automatizzare le vendite, gestire tutti i processi marketing e fornire supporto ai clienti. Fornisce la scheda completa di un cliente, sia azienda che privato, elencando in un’unica schermata tutti i dati di riferimento.

Facile capire quanto sia importante uno strumento del genere. Conoscere i dati di un cliente consente di costruire un rapporto duraturo con lui, ma anche individuarne bisogni, desideri e comportamenti abituali per offrire un servizio estremamente personalizzato.

Il CRM, oltre ad attirare nuovi lead e fidelizzare i clienti, riduce i costi del marketing, del customer care e del reparto commerciale. Diventa quindi il cuore pulsante dell’azienda, sostituendo strumenti obsoleti come documenti cartacei, stampe o post-it.

Ridurre i costi negli ecommerce con il CRM

Il CRM è uno strumento trasversale, poiché risulta efficace in ogni azienda dove bisogna costruire una relazione solida con i clienti. In tale ottica l’e-commerce rappresenta il luogo per eccellenza dove è necessario un CRM.

L’e-commerce può essere considerato a tutti gli effetti come un negozio online, dove però i clienti vogliono vivere un’esperienza quanto più simile possibile ad un punto vendita fisico. Cosa fa quindi il CRM? Fornisce tutte le informazioni di un cliente, evidenziando le interazioni che ha avuto con la tua azienda che possono essere email, telefonate, contratti, preventivi, fatture, pagamenti, newsletter, chat ecc. Insomma hai un quadro completo del cliente con il quale ti interfacci.

Tra i migliori CRM per e-commerce spicca HubSpot CRM, capace di immagazzinare dati e contatti e segmentarli in base ai comportamenti d’acquisto o alla tipologia di navigazione all’interno della piattaforma. Tutto questo si traduce in un notevole risparmio di tempo che, a sua volta, significa un bel taglio alle spese. HubSpot ti offre un CRM gratis oppure un CRM a pagamento che comprende un maggior ventaglio di funzionalità.

Mai come nell’epoca che stiamo vivendo, dominata dalla digitalizzazione e dalla tecnologia, il tempo è denaro. Arrivare prima dei competitor e rispondere in modo immediato alle esigenze dei clienti significa acquisire un vantaggio strategico, che tra l’altro alleggerisce il budget aziendale.

I 7 step per ridurre i costi aziendali con il CRM

Il CRM svolge una serie di funzionalità fondamentali all’interno di un’azienda, compresa la diminuzione dei costi aziendali. L’ottimizzazione delle risorse in un’azienda, in particolar modo in questo periodo, è sempre stata la chiave per aprire la porta del successo.

Con il CRM in mano hai una Ferrari, ma devi anche saperla guidare. Eccoti quindi 7 utili consigli che ti aiutano a capire come utilizzare perfettamente il CRM e sfruttare appieno fino in fondo tutte le sue potenzialità.

1. Pianifica le operazioni in anticipo

In una singola giornata ci sono tante attività da svolgere, anzi alcune possono comparire anche all’improvviso. Tra queste ci sono call, meeting, telefonate, email ecc. Magari qualcuna ha una maggiore priorità rispetto alle altre.

Con un CRM puoi pianificare tutto con largo anticipo, riuscendo a gestire con calma tutti gli impegni della giornata e dare la giusta importanza a quelle che hanno maggiore priorità. Oltre ad ottimizzare i tempi sarai in grado di lavorare con maggiore serenità e meno stress.

2. Aggiorna tutto in tempo reale: saluta il tasto “Stampa”

Come già anticipato precedentemente, con il CRM puoi aggiornare in qualsiasi momento le schede clienti o documenti. Non dovrai quindi preoccuparti di stampare decine di fogli ogni giorno. Ridurrai così il consumo energetico e di carta e ti ringrazierà anche il pianeta.

3. Sincronizza tutto

Puoi sincronizzare il tuo calendario con il CRM quando vuoi e in qualunque posto tu sia. Questo ti consente di tenere sempre aggiornate tutte le informazioni.

4. Massima condivisione tra i reparti

Tutti i reparti aziendali possono accedere al CRM e condividere, in qualsiasi momento, documenti ed email. Il CRM si trasforma così in uno strumento collaborativo e di comunicazione che permette a tutti i team di essere sempre aggiornati.

Viene migliorata la comunicazione non solo interna, ma anche esterna verso i clienti, che apprezzano la perfetta sinergia tra i reparti che hanno lo storico sempre disponibile in un unico luogo e riescono ad aumentare efficienza ed efficacia del loro operato.

5. Raccogli le informazioni di contatto dei clienti e delle aziende

Per raccogliere i dati di un’azienda o i riferimenti di una persona, spesso sei costretto a navigare tra le pagine di un sito web aziendale. Tempo e risorse sprecati. Puoi invece raccogliere tutte le informazioni di un’azienda o i dati personali di un singolo cliente in un unico sistema centralizzato. Con il CRM puoi reperire in pochi secondi i dati che ti servono, senza sprecare neanche un secondo del tuo prezioso tempo.

6. Un reporting sempre aggiornato

L’Excel, per quanto sia uno strumento utile nelle attività aziendali, risulta piuttosto obsoleto per quanto riguarda l’aggiornamento dei dati di vendita.

Perché non usare invece un CRM per aggiornare le vendite e monitorare le prestazioni delle varie attività? Avendo una panoramica reale e completa della situazione puoi adottare le migliori decisioni strategiche, che ti consentono di ridurre i costi, gravare il meno possibile sul budget e incrementare profitti e guadagni.

7. Organizza la tua mailing list

Con il CRM puoi costruirti nel tempo una lista di prospect, chiara e ordinata, dove inserire i lead più qualificati da convertire facilmente in clienti. In questo modo puoi gestire comunicazioni mirate che riducono in modo importante tutti i costi necessari per acquisire nuovi clienti.

Le tipologie di CRM che aiutano a ridurre i costi aziendali

Secondo Wikipedia il CRM “è legato al concetto di gestione della base clienti e fidelizzazione dei clienti”. Considerare il CRM come uno strumento pensato esclusivamente per ottimizzare i rapporti con i clienti e fidelizzarli è però riduttivo.

Il CRM può essere considerato il cervello pensante di un’azienda, anche perché può essere utilizzato nei più disparati ambiti fornendo sempre prestazioni di rilievo. Possiamo individuare ben 6 tipologie di CRM, tutte utili ad ottimizzare costi e risorse aziendali:

• CRM strategico: in tal caso si costruisce una cultura aziendale basata sul cliente, attorno il quale si sviluppa ogni strategia;
• CRM analitico: ogni giorno l’azienda accumula una quantità enorme di dati, che vengono analizzati e segmentati per avere una visione più ordinata e lineare;
• CRM operativo: si può parlare di CRM marketing, suddiviso in 3 componenti principali: automazioni delle attività di marketing, automazioni del singolo marketing e ottimizzazione del supporto clienti;
• CRM collaborativo: vengono raccolti dati e informazioni su aziende partner, clienti e fornitori e poi suddivisi tra i vari reparti per facilitarne la lettura;
• Agile CRM: nella concezione moderna di azienda oggi si parla di organizzazione agile, basata su processi più snelli in ogni reparto;
• CRM come database: consente di creare un database completo che comprende tutti i dati e le informazioni sui clienti, dai quali trarre utili spunti per le strategie future.

Conclusioni

L’implementazione di un CRM, come principale vantaggio, riduce sensibilmente i costi e contribuisce a creare una relazione stabile e personalizzata con i propri clienti. I benefici però non si esauriscono qui e, anzi, nell’ottica della digital transformation aiutano a creare una cultura digitale all’interno dell’azienda per essere realmente competitivi.

Per avere un quadro ancora più ampio dei vantaggi apportati da un CRM all’interno della tua azienda, ti consiglio di leggere il nostro ebook gratuito, disponibile alla fine dell’articolo, dove ti indichiamo almeno 4 buoni motivi per usare un CRM. Nello specifico imparerai a maneggiare perfettamente un CRM e quali sono le domande giuste da porti per sfruttare al massimo tutte le potenzialità e le caratteristiche del software che meglio si adattano alle tue specifiche esigenze. Buona lettura!