Cos'è e come funziona un webinar

Negli ultimi mesi abbiamo sentito parlare sempre più spesso di webinar e indubbiamente la pandemia mondiale da Covid-19 ha contribuito a diffondere questo strumento in modo esponenziale, abbattendo le barriere fisiche e portando eventi formativi e informativi direttamente online. 
Partiamo dalle basi: webinar è un neologismo composto dall’unione dei termini  inglesi web + seminar, letteralmente “seminario online”.
Altre espressioni comunemente utilizzate per riferirsi ai webinar sono: evento web, conferenza online, evento virtuale.

Cos’è un webinar

Un webinar è una riunione o una presentazione online che si tiene via Internet in tempo reale. In parole semplici si tratta di un evento online che collega le persone con gli spettatori di tutto il mondo mediante l’accesso ad una piattaforma per discutere un determinato argomento.

La caratteristica principale dei webinar dal vivo è l’interattività, ovvero la possibilità di parlare, condividere files, inviare e ricevere informazioni. Si tratta infatti di una forma di comunicazione “one-to-all” (uno a molti) grazie alla quale un relatore può raggiungere un pubblico online vasto e specifico da un’unica posizione.

Di seguito analizzeremo le funzionalità, i vantaggi e gli ambiti di utilizzo dei webinar.

Le caratteristiche principali di un webinar

• condivisione di video e slideshow: per aggiungere efficacia e chiarezza alla presentazione;
• live chat: i partecipanti, come avviene durante una riunione tradizionale, possono porre quesiti o fare interventi relativamente agli argomenti trattati attraverso la chat;
• condivisione del desktop: se l’argomento trattato richiede una dimostrazione, il pubblico può seguire esattamente i vari passaggi prendendo visione del tuo desktop;
• utilizzo della lavagna: permette al relatore di esporre al meglio l’argomento o dimostrare un processo attraverso schemi e disegni e ai prospects di essere facilitati nel prendere appunti;
• somministrazione di sondaggi: consente di porre quesiti predefiniti al pubblico in modo da poter raccogliere i risultati in maniera organizzata e avere un feedback immediato
• registrazione dell’evento: è uno strumento utile da inviare ai partecipanti al termine del webinar in modo da permettere loro di recuperare dati e informazioni che possono essere sfuggiti oppure da condividere con coloro che non hanno avuto la possibilità di collegarsi in tempo reale all’evento.

I vantaggi dei webinar

I webinar permettono di tenere conferenze e riunioni in qualsiasi momento e luogo; chiunque può partecipare ad un webinar dalla sua postazione lavorativa, finché è a casa o in viaggio.

Tenere una conferenza non è mai stato così facile: nessun costo d’affitto per la location, i trasferimenti, le stampe cartacee della presentazione e l’organizzazione della pausa caffè o del rinfresco.

E a questo contenimento in termini di costi e sforzi organizzativi, si somma la facilità di partecipazione che permette di arrivare a un numero di partecipanti notevolmente più considerevole rispetto ad un evento in presenza.

Inoltre è uno strumento che permette anche ai più timidi di avere un ruolo attivo durante la presentazione grazie alla possibilità di intervenire con domande che difficilmente oserebbero porre dal vivo di fronte a tutti.

Gli ambiti di utilizzo

• Educazione: se sei un educatore puoi raggiungere un vasto numero di studenti proprio perché si potranno collegare da qualsiasi luogo senza spendere tempo e denaro per raggiungerti.
• Formazione aziendale: molte aziende utilizzano internamente i webinar per l’aggiornamento dei loro dipendenti, a maggior ragione quando hanno sedi sparse in tutto il mondo.
• Business: soprattutto durante la fase di lockdown da Covid-19 molte aziende hanno sfruttato i webinar per diffondere contenuti di valore per generare contatti da convertire in potenziali clienti. I webinar aiutano a creare una relazione con il pubblico, da alimentare post evento attraverso specifici contenuti. A tal proposito ti segnaliamo il nostro e-book “Come usare bene i webinar per trovare nuovi clienti”.

Come partecipare ad un webinar

Non devi fare altro che iscriverti compilando un form di registrazione, dopodiché riceverai un link tramite e-mail con il quale collegarti il giorno e orario stabiliti.

Come pianificare un webinar

Prima di tutto devi avere qualcosa da dire al tuo pubblico con un obiettivo ben preciso!

• Pianifica il tuo seminario online. Basta creare un account su una delle piattaforme dedicate ai webinar (per citarne qualcuno Demio, WebinarNinja, GoToWebinar, Zoom) e utilizzare la dashboard per impostare data, orario, durata del webinar e inviare il link di invito ai partecipanti.
• Prepara i tuoi contenuti ricordando che la parola d’ordine è mantenere viva l’attenzione, quindi dovranno essere interessanti e arricchiti di immagini, grafici e video.
• Ricordati che tutto si basa sulla comunicazione e sulla tua capacità di non annoiare il pubblico. Affinchè ciò accada è necessario sfruttare al meglio i vari strumenti dei webinar, come la condivisione di files, la live chat, la registrazione del webinar o i sondaggi da inviare successivamente ai partecipanti in modo da sapere come migliorare in futuro.
• Verifica sempre prima di iniziare un evento online che la tua connessione Internet, le cuffie, il microfono e ogni altro strumento tecnico siano ben funzionanti.
   
  A questo punto sei pronto a tenere il tuo tuo primo seminario online!