Con l'avvento di tecnologie di marketing sempre più avanzate e performanti, alcune pratiche dominanti nel recente passato sono passate in secondo piano. Questa affermazione è particolarmente valida per quanto riguarda i tool di comunicazione con lead e clienti: se vent'anni fa le uniche possibili vie di comunicazione erano le email e le telefonate, al giorno d'oggi esistono innumerevoli soluzioni per entrare in contatto con un interlocutore. 

Skype, Whatsapp, Messenger...tutte queste applicazioni, nate inizialmente per facilitare la comunicazione informale, sono poco a poco filtrate nel mondo professionale grazie alla loro semplicità. Dirette e immediate, queste tipologie di comunicazione sono comode solamente per la discussione non ufficiale o puramente operativa: quando si intende mettere per iscritto qualcosa di valore, il mezzo più autoritario rimane la cara e vecchia email.

Inoltre, lo svantaggio principale delle chat meno "professionali" è che sono utilizzabili - generalmente - dopo un certo tipo di interazione, che lascia intendere una collaborazione già avviata: le email, invece, possono supportarci dal primissimo contatto con un lead, fino allo scambio di informazioni con i clienti più fedeli. È vero, però, che ogni tipo di contatto richiede un registro diverso: stai parlando con un lead mai contattato prima? Oppure con un potenziale buyer in procinto di chiusura? O ancora, con un cliente che con cui stai pattuendo l'ennesima transazione?

Per ognuna di queste figure avrai bisogno di un determinato tipo di approccio: vediamo di seguito che modelli di email sono i migliori in determinate situazioni.

 

Email commerciali: breve guida ai contenuti

Prima, però, è giusto individuare dei punti in comune a tutte le email commerciali. Senza i seguenti requisiti, il tuo messaggio perderà di incisività - o non verrà addirittura considerato:

  • anche se il tuo indirizzo email è visibile al destinatario, non dimenticare mai di ricordargli chi sei: questo ha un valore maggiore, ovviamente, quando scrivi per le prime volte al tuo interlocutore, ma non credere che sia meno importante farlo anche con i destinatari più frequenti. Nel caso sia la prima volta in assoluto che lo contatti, specifica nome, cognome, il nome della tua azienda e l'occasione in cui hai ottenuto la sua email, altrimenti basterà la tua firma alla fine del messaggio;
  • cerca sempre di evolvere la discussione, sviluppando il discorso e portandolo ad uno stadio successivo: una mail non deve mai risultare inconcludente o far arenare la conversazione, bloccandola ad un punto morto. Cerca sempre di favorire la conversazione, citando sempre l'oggetto della discussione quando necessario: in particolare, ricorda sempre in che modo puoi aiutarlo;
  • ricorda sempre come puoi aiutarlo a raggiungere i suoi obiettivi, in special modo se siete ai primi contatti: una email senza un'offerta allettante o una proposta su come procedere non sarà tenuta in considerazione, oppure genererà un feedback negativo. Questo passaggio deve essere chiaro ed evidente, in modo che il cliente non possa non notarlo;
  • non scrivere papiri, ma nemmeno una riga di testo: insomma, assicurati che la tua email abbia la giusta lunghezza, ovviamente in relazione alla vastità - o al numero - degli argomenti che intendi affrontare. Di norma, una riga è troppo poco (sembra che la cosa che stai annunciando non abbia valore, o che tu non sappia cosa dire a proposito), mentre più di 5 righe tende ad essere troppo (o stai sovraccaricando di informazioni il tuo interlocutore, o stai divagando rispetto all'argomento centrale). Ovviamente, ci sono delle eccezioni a queste indicazioni, ma di norma restare tra le due e le cinque righe è un buon metodo per mantenere l'attenzione del lettore senza rischiare.

Vediamo ora una serie di approcci ideali a diverse personalità in diverse situazioni.

Email di primo contatto

Quando scrivi per la prima volta a qualcuno - perché ha interagito con un tuo documento online, perché naviga spesso sul tuo sito, o semplicemente perché hai ottenuto le sue informazioni per qualche motivo - ci sono delle caratteristiche che la tua email non può non avere:

  • specifica perché lo stai contattando per la prima volta proprio adesso; 
  • offrigli una proposta allettante e coerente ai suoi bisogni;
  • invitalo direttamente dalla email a raggiungere un determinato sito o a scaricare un particolare documento, in base a ciò che intendi proporgli.

Un buon esempio di email di primo contatto può essere questo:

Buongiorno [nome],
sono [tuo nome], e mi occupo di [tuo ruolo]. Ho notato che sei entrato più volte in [pagina sito], anche se non ci hai mai contattato direttamente: ho pensato di prendere l'iniziativa, poiché [link su nome del servizio/prodotto] potrebbe esserti molto utile. Abbiamo già supportato altri [suo ruolo], e saremmo felici di poter fare altrettanto con te!
Se sei interessato, hai il mio contatto. Nel frattempo, buon lavoro e buona giornata,
[firma]
 

Email per appuntamenti

Passiamo ora ad un email leggermente più delicata, ovvero quella per fissare un appuntamento faccia a faccia. In questo caso, la prassi per scrivere una buona email consisterebbe in:

  • spiegare in modo chiaro perché desideri un appuntamento;
  • proporre come minimo un paio di date e orari, molto flessibili;
  • che cosa vuoi concludere con questo incontro.

Ecco un'idea di come sviluppare un'email nella quale richiedi un meeting:

Buongiorno [suo nome],
sono [tuo nome] di [nome tua azienda]. Ho notato che hai scaricato [tuo documento], e mi piacerebbe sentire la tua opinione a proposito! Cosa ne dici se ci trovassimo a [luogo] il [data e ora]? Penso che sarebbe molto interessante discutere di come [nome tuo prodotto/servizio] potrebbe essere utile a te e alla tua azienda! Fammi sapere cosa ne pensi.
[firma]
 

Email di recupero 

Questo tipo di email sono forse quelle più importanti: pensa che più di 4 vendite su 5 si concludono in seguito ad almeno un follow up. Quindi, non darti per vinto se non ottieni risposta al primo tentativo, e prova a recuperare i tuoi lead con un secondo messaggio che segua questi punti:

  • riprendi un discorso già introdotto nella email precedente;
  • chiedi la sua opinione a proposito del fatto di collaborare; 
  • specifica sempre il motivo di una seconda - o terza, quarta, ecc... - email.

Se hai bisogno di un consiglio su come sviluppare un testo di questo tipo, prova a seguire questo esempio:

Buongiorno [suo nome], 
ti scrivo perché è passato un pò di tempo dall'ultima volta che ci siamo sentiti. Spero di non disturbarti, ma se insisto è perché credo davvero che le nostre aziende possano aiutarsi a vicenda, soprattutto in [situazione], come accennato l'ultima volta: quindi, giusto per essere sicuro di non essere il solo a pensarla così, mi piacerebbe sentire la tua opinione  a questo proposito. Fammi sapere!
[firma]
 

Email con referenti

Chiedere di essere introdotti a qualche personalità tramite un referente è una mossa astuta: il nostro lead avrà una ragione in più per fidarsi di noi se a presentarci sarà qualcuno che conosce già e con cui ha già avuto a che fare. In queste email è fondamentale che il referente: 

  • ricordi perché vi conoscete;
  • spieghi perché hai voluto ricorrere ad un referente;
  • mantenga il discorso su un piano estremamente semplice e informale.

Un referente dovrebbe impostare la sua email in un modello simile al seguente: 

Buongiorno [nome lead],
come avrai notato, ho messo in copia [tuo nome], poiché penso che la sua azienda, [nome tua azienda], possa avere una proposta veramente interessante per [nome sua azienda]: da qui, lascio a voi la parola! Per qualsiasi cosa, sono a disposizione per entrambi.
Buona giornata!
 
 

Conclusione

Ora sei pronto ad affrontare con un'email le situazioni più standard: ma ogni lead è unico, e le sfaccettature che un'email dovrebbe soddisfare sono innumerevoli. Per questo motivo, l'unica vera maestra in questo campo è l'esperienza, ma di certo seguire qualche consiglio può assicurarti un buon punto di partenza.

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