Cambiare sistema Crm: come capire quando è il momento?

Il Customer Relationship Management (CRM) è una componente fondamentale per il successo aziendale: le sue funzioni permettono di condurre uno studio approfondito del target, andando a intercettare i suoi bisogni specifici e proponendo, poi, un’offerta personalizzata all’altezza delle sue aspettative. 

Avvalersi di un CRM significa anche semplificare - e in alcuni casi ridurre - la parte operativa del lavoro in un team, dando così a quest’ultimo la possibilità di concentrarsi su altri fattori chiave, come ad esempio quelli strategici.

Nel corso del tempo possono avvenire degli “incidenti” che fanno comprendere l’esigenza di cambiare sistema CRM, come ad esempio quando in un e-commerce aumentano i prodotti in magazzino e quindi anche le richieste, contatti e i dati da analizzare, ma ci si rende conto che il sistema non riesce a stare al passo con queste “richieste”.

In questi casi potrebbe diventare necessario valutare se il sistema CRM attuale è ancora in grado di soddisfare le esigenze dell'azienda e pensare, eventualmente, di migliorarlo o sostituirlo.

In questo articolo, esploreremo i segnali chiave che indicano il bisogno di cambiare il sistema CRM e cercheremo di dare dei consigli per effettuare una transazione quanto più efficace possibile. 

Inoltre, vedremo come valutare le esigenze aziendali e i requisiti del nuovo CRM per selezionare la soluzione più adatta.

CRM aziendale: segnali che indicano il bisogno di cambiare

Quando un'azienda deve iniziare a considerare seriamente l'idea di cambiare il sistema CRM? Ci sono alcuni segnali chiave che possono aiutare a identificare il momento opportuno per questa transizione.

Vediamoli di seguito.

• Ridotta soddisfazione dei clienti e scarsi risultati 

Se i clienti si lamentano di una scarsa esperienza o se i risultati delle campagne di marketing sono in calo, potrebbe essere il momento di valutare se il sistema CRM attuale sia in grado di supportare le necessità dell'azienda e fornire il livello di personalizzazione richiesto per mantenere i clienti soddisfatti.

• Limitazioni tecniche e scalabilità 

Un sistema CRM obsoleto potrebbe avere limitazioni tecniche che impediscono all'azienda di adattarsi alle nuove esigenze del mercato o di gestire l'aumento dei dati e delle informazioni dei clienti. Questo può ostacolare la crescita e la scalabilità dell'azienda.

• Il CRM non è user friendly

Il CRM è uno strumento utilizzato sia dal team interno, che dai clienti stessi. È fondamentale che l’interfaccia funzioni bene, carichi rapidamente le pagine e sia facile e intuibile da utilizzare. Quando accade il contrario può diventare un problema per i flussi di lavoro.

• Il CRM non si integra con altri sistemi

Quando ciò accade, si parla di vere e proprie barriere per la crescita aziendale, in quanto la mancanza di una struttura che consenta di fare data integration con altri sistemi aziendali oppure con gli ecommerce, diviene difficile lavorare e analizzare i dati.

In quest’ottica qual è l’approccio ideale per una transazione efficace? Vediamolo nel prossimo paragrafo.

Qual è l’approccio per una transizione efficace al nuovo sistema CRM

Indubbiamente, quando si introducono dei cambiamenti in azienda, di qualsiasi tipo essi siano, la prima reazione è quella di disagio e riluttanza. Ma a volte i cambiamenti si rivelano essere fondamentali e allora è necessario seguire una strada formativa interna attenta. 

Probabilmente un primo consiglio potrebbe essere quello di pianificare la transizione, rendendola così più agevole. In secondo luogo una valutazione che forse si fa di rado è relativa al tempo che ci vuole per utilizzare un nuovo gestionale e alle relative predisposizioni delle persone nel capirlo. 

In una fase di transizione bisogna sempre prevedere un periodo di rodaggio, facendolo rientrare nel normale iter formativo, così come possibili errori che il team può commettere. 

Quali sono le valutazioni da fare per inglobare un nuovo CRM in azienda? Vediamolo nel prossimo paragrafi.

Valutazione delle esigenze aziendali e dei requisiti CRM 

Prima di partire con un nuovo progetto CRM, è essenziale comprendere le esigenze specifiche dell'azienda. 

Questo include coinvolgere i team di vendita, marketing e assistenza clienti per identificare le funzionalità necessarie e i requisiti di integrazione con altri sistemi aziendali.

Ciascun reparto in azienda ha le sue necessità e i suoi compiti, un CRM adeguato deve tenere conto di tutto questo e avere specifiche funzionalità a seconda dell’obiettivo.

Una volta individuate l’operatività che il CRM deve garantire, bisogna selezionare quello più affidabile per l’azienda. 

Selezione di un nuovo CRM 

Questo processo richiede una valutazione approfondita delle opzioni disponibili, inclusa la considerazione dei costi, dell'usabilità, dell'assistenza clienti e delle capacità di personalizzazione. 

Un coinvolgimento attivo del team durante questa fase, può aiutare a garantire una scelta consapevole e un'adeguata adozione del nuovo sistema.

Il team utilizzerà il CRM ogni giorno e dovrà essere utile soprattutto allo staff in ottica operativa, di conseguenza è importante ascoltare il suo parere in merito. 

Come già specificato nel corso di questo articolo è importante valutare una molteplicità di aspetti prima di introdurre un nuovo CRM in azienda, sebbene questa sia un’operazione necessaria e doverosa da fare.

Una delle piattaforme che riesce a stare al passo con le esigenze dei vari team aziendali è senza ombra di dubbio Hubspot, che consente con una sola piattaforma di integrare tutti i dati provenienti da ecommerce, piattaforme social e altre applicazioni e di usare il dato raccolto per segmentare e comunicare in maniera personalizzata con i lead.

Hubspot inoltre consente di avere tutti i dati derivanti dal reparto marketing, sales e service in un'unica piattaforma e di aumentare così il livello complessivo di customer experience. 

Conclusioni

Cambiare il sistema CRM è una decisione importante che richiede attenta considerazione. 

Monitorare segnali come la soddisfazione dei clienti, le limitazioni tecniche, le difficoltà d’integrazione con altri software, aiuterà a capire quando è il momento di effettuare questa transizione.

Un approccio strutturato, comprendente una valutazione delle esigenze aziendali e la selezione accurata del nuovo CRM, è fondamentale per una transizione efficace e per garantire che l'azienda possa continuare a sfruttare al meglio il potenziale delle relazioni con i clienti.

Hubspot come detto rappresenta, ad oggi, uno dei CRM più completi da valutare per la propria azienda, per questo ti lasciamo il nostro ebook con le sue funzionalità gratuite che la piattaforma mette a disposizione. In ogni caso puoi sempre affidarti a degli esperti Hubpsot per farti guidare verso la soluzione migliore possibile, in linea con le tue esigenze.