BPM vs CRM: come scegliere la soluzione giusta per te

Viviamo nell’epoca dei Big Data dove le migliaia di dati che ogni giorno incamerano le aziende custodiscono al loro interno informazioni che possono rivelarsi preziosissime per le future strategie aziendali.

Nei pc aziendali sono contenuti file, email, documenti, fatture e tanti altri dati che rischiano di restare nei desktop di ogni dipendente, senza essere condivisi. In altri casi invece informazioni fondamentali vengono scritte a penna su foglietti che rischiano di andare persi, o comunque di non essere condivisi con gli altri team dell’azienda.

Questo, strategicamente parlando, è un delitto poiché non si tiene traccia di tutte le informazioni e i dati che invece sarebbero a disposizione, se solo venissero custoditi e ordinati meglio. Oltre alla perdita di dati e di tempo bisogna considerare tutte le opportunità sfumate e il caos che si genera all’interno dell’azienda.

Tenere traccia dei dati, delle informazioni, delle preferenze e delle email dei propri contatti consente di conoscere meglio i propri clienti e offrire loro un’esperienza personalizzata su misura, per poi migliorare di conseguenza il rapporto e aumentare il tasso di fidelizzazione.

Ed è qui che entra in gioco il CRM che garantisce una corretta conservazione e archiviazione dei dati fondamentali. Altro strumento prezioso è il BPM, che semplifica e snellisce i flussi di lavoro di un’azienda e ne accelera la produttività. CRM e BPM possono convivere? Come funzionano? Rispondiamo a queste domande nei successivi paragrafi.

BPM vs CRM: differenze chiave e scenari d'uso

Cosa significa BPM? É l’acronimo di Business Process Management e rappresenta uno strumento aziendale che velocizza i processi tramite l’analisi e la misurazione delle prestazioni. Successivamente si effettua la mappatura dei processi per rilevare anomalie, errori e inefficienze per poi intervenire in modo mirato e apportare le dovute modifiche.

Questo strumento si basa sulla mappa dei processi e per comprendere meglio come funziona è opportuno sapere quali sono i tre tipi di BPM:

• Processi di management: sono processi adottati dalla direzione aziendale per orientare le attività a livello operativo e strategico;
• Processi chiave: tramite questi processi l’azienda crea quel valore aggiuntivo che fa la differenza e per il quale i clienti sono disposti a pagare;
• Processi di gestione delle risorse: chiamati anche processi di supporto, forniscono alle risorse gli strumenti necessari per operare al meglio.

Un progetto CRM invece ha un funzionamento diverso ed è maggiormente orientato verso l’esterno, cioè i clienti, ma fornendo supporto anche ai processi interni. Nello specifico il CRM è finalizzato a:

• Gestire e migliorare i rapporti con i clienti sul medio-lungo termine;
• Stabilire i futuri obiettivi di vendita;
• Monitorare il funnel di vendita;
• Allineare e confrontare i team;
• Seguire le domande di supporto.

Analisi delle esigenze: trovare la soluzione perfetta tra BPM e CRM

BPM vs CRM oppure usarli insieme per potenziare i risultati? Ogni azienda moderna non può fare a meno di un CRM di qualità, come HubSpot, che offre una serie di vantaggi, benefici e funzionalità ormai imprescindibili sia per intessere relazioni solide con i clienti sia per ottimizzare i processi interni. Si potrebbe invece obiettare che il BPM è obsoleto o che comunque funziona solo per le aziende che hanno una struttura tradizionale. Il BPM infatti rischia di non tenere conto di processi importanti come la gestione delle risorse finanziarie o i processi di pianificazione strategica.

Questo non significa che il BPM debba andare in pensione, anzi, lavorando sinergicamente con un eccellente CRM può dare ottimi risultati. Il CRM da un lato migliora il ciclo di vendita e il rapporto con i clienti, mentre il BPM fornisce un valido supporto in altri processi, come ad esempio l’assunzione del personale, la risoluzione di problematiche interne o una semplice gestione di un piano ferie.

Il CRM e il BPM insieme garantiscono i seguenti risultati:

• Automatizzano e digitalizzano i processi aziendali;
• Misurano lo stato di avanzamento degli obiettivi prefissati;
• Forniscono ai team aziendali preziose informazioni condivise;
• Aiutano a capire dove indirizzare gli sforzi economici e commerciali;
• Coinvolgono tutti i team nel progetto.

Potenzia le vendite con il CRM: un alleato imprescindibile

Il CRM è uno strumento di archiviazione dei dati che, a partire dagli anni ‘90, ha iniziato ad essere automatizzato grazie ad un software realizzato su misura. Dagli anni 2000 il CRM ha cominciato a cambiare pelle e sono state implementate nuove funzioni che hanno reso ancora più semplice l’archiviazione dei dati, supportata da un comodissimo cloud.

Oggi il CRM non è più un semplice strumento di archiviazione dei dati, ma si è evoluto a tal punto da essere diventato un partner irrinunciabile per le aziende che possono snellire i processi e le operazioni, ponendo il cliente al centro di ogni attività che riguarda l’assistenza, il marketing o la vendita.

Il CRM potenzia le vendite, obiettivo ultimo di ogni azienda, tramite una serie di funzionalità mirate che sono:

• Gestione dei contatti e dei lead. Il CRM mette a disposizione dei tuoi team tutte le informazioni dei contatti alle quali è possibile accedere in qualsiasi momento e in qualsiasi posto, tutto questo grazie al cloud che deve fornire un supporto anche nell’adempimento dei requisiti richiesti dal GDPR. Il CRM aiuta anche a monitorare i lead, cioè i potenziali clienti che hanno manifestato interesse per i tuoi prodotti e per i tuoi servizi, per favorirne la conversione;
• Gestione delle interazioni dei clienti. Tenere sotto controllo ogni tipo di interazione e contatto che c’è stato con un cliente, che sia un’email, un messaggio sui social o una telefonata, aiuta a conoscere meglio le sue abitudini e le sue preferenze. A quel punto bisogna fornire al cliente un’esperienza plasmata secondo le sue necessità e secondo i suoi canali preferiti, riuscendo addirittura a prevenire e intercettare i suoi desideri promuovendo azioni mirate;
• Automazione dei workflow. Le azioni noiose e ripetitive, che fino a poco tempo fa erano affidate alle persone, vengono adesso svolte da strumenti di Intelligenza Artificiale e di Machine Learning che alleggeriscono il lavoro delle risorse interne e riducono gli errori. Tra gli strumenti di automazione rientrano anche i chatbot, che forniscono un’assistenza continua e professionale ai clienti sulle app di messaggistica, sui social media o sui siti;
• Integrazione del CRM. Il CRM può essere integrato con siti aziendali, piattaforme e-mail, sondaggi di clienti, software di contabilità ecc. Questo significa che hai tutti i dati a disposizione in un solo posto e che con pochi clic puoi accedere alle informazioni di cui hai bisogno in quel momento e da qualsiasi luogo.

Personalizzazione e fidelizzazione: come il CRM può fare la differenza

La personalizzazione dei servizi e la fidelizzazione dei clienti sono i punti chiave che le aziende devono sviluppare sapientemente per fare davvero la differenza.

Il primo vantaggio conseguito è una miglior customer experience offerta al cliente, servizio che riveste un ruolo di primo piano in qualsiasi mercato. L’offerta oggi è estremamente stratificata, le aziende vendono più o meno gli stessi prodotti a prezzi simili. Ecco quindi che un’assistenza clienti rapida ed efficace e una veloce risoluzione di un problema possono davvero fare la differenza nella fidelizzazione di un cliente. A tal proposito un CRM risulta utilissimo per individuare le offerte più in linea con le esigenze di un cliente secondo una tempistica corretta e sui suoi canali preferiti.

Con un’intelligente e oculata gestione dei clienti puoi aumentare i ricavi delle tue vendite e reinvestire il profitto per far crescere la tua attività e fornire servizi sempre più all’avanguardia.

La produttività e l’efficienza della tua azienda dipendono dalla perfetta coordinazione e sincronia con le quali lavorano i vari team che, grazie ai processi automatizzati, sono meno oberati di lavoro e possono esprimere al meglio le loro potenzialità. Inoltre possono condividere in tempo reale dati e informazioni così da poter studiare piani d'azione condivisi.

Conclusioni

Riassumendo il CRM per le aziende è uno strumento fondamentale:

• per le vendite: puoi cogliere le opportunità che si presentano di volta in volta per fornire preventivi su misura e personalizzare l’offerta;
• per il marketing: puoi intercettare i desideri dei clienti e sorprenderli con esperienze uniche;
• per l’assistenza: un supporto veloce e concreto migliora l’esperienza dei clienti, che restano piacevolmente soddisfatti dell’assistenza ricevuta. Inoltre vengono automatizzati i processi manuali, riducendo in modo significativo gli errori umani;
• per l’e-commerce: il cliente può godere di un’esperienza omnicanale in modo che la sua esperienza d’acquisto sia estremamente piacevole e costruita secondo le sue preferenze.

Per dare la svolta alla tua attività non puoi fare a meno di un CRM e, se punti al massimo, HubSpot è sicuramente uno dei migliori strumenti che offre il mercato. A tua disposizione c’è una squadra di esperti HubSpot, pronti a supportarti in ogni momento e a darti utili informazioni.

Per approfondire ulteriormente il discorso puoi scaricare l’ebook alla fine dell’articolo, una guida completa per scoprire le funzioni gratuite di HubSpot CRM e iniziare da subito a rafforzare le relazioni con i clienti e vedere crescere le tue vendite.