3 viste del CRM di HubSpot che ogni team commerciale dovrebbe usare

Quando visualizzi la lista dei contatti su HubSpot CRM, hai accessso a tutti i lead registrati nel tuo database. In molti casi significa centinaia o migliaia di contatti.

Sopratutto se li hai importato nel tuo CRM i contatti da decine di fogli di Excel che tuilizzavi in precedenza. Ogni commerciale dovrebbe concentrarsi solamente sulle persone che potrebbero lavorare con lui oggi o quelli alle quali può rivolgersi. Come essere sicuro che non ci siano dei commerciali del tuo team che non seguono la logica inbound e che si limitano a raggiungere “the right person at the right moment”?

[Scopri in questo post del blog "Cos'è un CRM"]

La risposta è semplice: crea alcune viste personalizzate.

Cosa sono le viste personalizzate?

HubSpot CRM gestisce dozzine di proprietà di contatti per catturare informazioni importanti sul con chi stanno lavorando le persone, i nomi, gli indirizzi email, i numeri di telefono… Puoi filtrare i contatti per vedere sono quelli che hanno una di queste proprietà che corrisponde ad un particolare valore, puntando su quello a cui sei più interessato. Impostare una combinazione di filtri e colonne significa creare una vista.

HubSpot CRM ha già 5 viste standard:

• My contact: tutti i contatti assegnati al tuo utente
• All contact: tutti i contatti a cui hai accesso
• My uncontested: tutti i contatti che sono assegnati a te ma ai quali no hai mai fatto una telefonata, non hai mai mandato una email o non hai mai segnato un meeting all’interno del CRM.
• My recent assigned Contacts: tutti I contatti che sono stati assegnati a te questo mese
• Call queue: una lista di contatti per i quali è fissata una telefonata

Oltre a queste viste standard, puoi creare quante viste vuoi. Ogni volta che filtri qualcosa sulla pagina dei contatti, hai l’opportunità di salvare quella lista.

Questo sono le tre viste che dovresti creare per il tuo team.

Vista #1: I miei Follow-up

Per creare una vista personalizzata per conoscere le persone con cui hai fatto un follow-up devi aggiungere queste tre proprietà come filtro:

• HubSpot Owner: è la proprietà che determina a chi è assegnato il lead. Se lo setti su “Me” ogni utente vedrà i lead di cui è proprietario
• Last Contacted: la proprietà fa riferimento ai contatti che sono stati, di recente, raggiunti da un’email, hanno ricevuto una telefonata o hanno avuto un meeting. Sulle opzioni puoi personalizzare questo filtraggio con “Last Week” o “Last month”, entrambe due buone opzioni (NB se anziché utilizzare le email e le telefonate, segni nelle note le email e utilizzi la funzioni “Log Activity” per inserire incontri e e telefonate, la proprietà che devi richiamare è “Last Activity”)
• Next Activity Date: con questa proprietà fai apparire solo quelli che hanno un meeting o un task previsto per il futuro. Se questi lead hanno un’attività già schedata per il futuro, significa che non sono stati dimenticati, quindi potresti volere escluderli da questa vista. Per fare questo devi selezionare l’opzione “Is Unknow”.

• Number of times contacted: questa proprietà aggiorna il numero delle volte che un contatto ha ricevuto una telefonata, un’email o un appuntamento. Filtrando per questa proprietà si può scegliere “Is Greater Than” o “Is Less Than” per stabilire se vuoi vedere quelli che sono stati contattati meno di X volte (o più)

Vista #2: Territori

Molti team vendita dividono i lead per aree geografiche. Se vuoi vedere tutti i lead della tua area che non sono stati ancora assegnati, puoi creare una vista che prenda qualcosa come questo:

• HubSpot Owner: imposta questa proprietà su “Unknown” per vedere solo i contatti che non sono stati assegnati a nessuno
• State/Region: se la tia area è solo ua provincia seleziona “State” e metti il nome di quella provincia. Ma se, invece, hai il veneto, dovresti inserire tutte le città della regione, utilizzando la funzione OR tra un nome e l’altro (esempio: Vicenza OR Padova OR Treviso OR Venezia OR Belluno OR Rovigo OR Verona).

Questo ti permette di verificare tutti i contatti in Veneto che non sono stati ancora assegnati ad un rappresentante.

Vista #3: Faccende “vostre”

C’è una proprietà particolare che è importante per il tuo processo di vendita? Potrebbe essere una proprietà standard come un numero di telefono, o potrebbe essere una proprietà personalizzata creata da te. Se c’è una proprietà che è assolutamente “critica” per ogni contatto nel tuo database, crea una vista di default per vedere solo quella:

• HubSpot Owner: impostala su “Me”
• [Proprietà importante]: Qualunque proprietà sia, puoi aggiungere un filtro e impostarla su “Is Unknown”

Questo ti restituirà una lista di contatti su cui lavorare per recuperare quell’informazione determinante per il tuo business.