Top 10 degli errori nelle email che NON devi commettere

Sai quante email vengono inviate ogni giorno? Secondo il portale tedesco Statista, il numero si aggira intorno a 293 miliardi di messaggi con l'aspettativa che il numero crescerà fino a 347 miliardi nel 2022.

E quanti sono gli errori nelle email? Non credo che nessuno abbia mai fatto una ricerca di questo tipo, ma scommetto che il numero è ancora più grande! 

Dato che questo canale non accenna ad essere accantonato, ma anzi sempre più è il mezzo per pubblicità di marketing e offerte commerciali, un buon inizio per scrivere il giusto messaggio è quello di evitare quegli errori di cui ti pentiresti appena dopo aver cliccato su "invia".

Quali sono? Vediamoli insieme.

Gli errori nelle email da non commettere: la top 10

10: Utilizzare font creativi

Il Comic Sans esprime al meglio la tua personalità quando vuoi mandare un messaggio? Allora può essere una buona idea utilizzarlo per le email personali, ma per quelle di lavoro meglio tenersi più sul tradizionale.

Quando intrattieni una corrispondenza professionale con un cliente, un fornitore o un altro tipo di collaboratore, rimani sul semplice e utilizza font come Arial o Times New Roman.

Questo tipo di caratteri sono, infatti, più facili da leggere perché le linee e i pesi utilizzati guidano l'occhio del lettore da una lettera all'altra in modo più fluido senza appesantire la lettura.

9: Non inserire la firma

La firma svolge due funzioni importanti:

• la prima, è quella di dare un tono professionale alla tua email includendo il logo della tua azienda, i dati relativi alla tua posizione lavorativa, ecc;
• la seconda, include tutte le informazioni su di te e sull'azienda senza ingombrare il corpo dell'email e quindi il vero messaggio su cui deve focalizzarsi il lettore.

L'obiettivo è quello di evitare di annoiare il lettore e quindi di lasciare da parte la lunga introduzione con cui ci si presenta per lasciare spazio alla proposta di valore che vuoi trasmettere.

8: Non formattare il messaggio

Ti è mai capitato di ricevere un'email lunghissima, fitta di parole, senza spazi tra le frasi, con frasi di 4 righe ciascuna e senza un grassetti?

Di certo non invoglia la lettura, e infatti viene chiusa dopo due secondi.

Per lo stesso principio dell'utilizzo del font, anche la formattazione deve essere facilmente fruibile, altrimenti anche il messaggio più bello del mondo viene abbandonato.

Formatta la tue email con brevi paragrafi, elenchi puntati e link, in modo da attirare l'attenzione del lettore e far scorrere il suo sguardo verso il basso. Inoltre, una formattazione accurata è anche mobile-friendly, un grande aiuto dato l'utilizzo sempre più massiccio degli smartphone per rispondere ai messaggi di lavoro.

7: Utilizzare un incipit impersonale

"Alla cortese attenzione di chi di dovere" e "A chi di competenza nella Vostra organizzazione" sono introduzioni ormai superate e da utilizzare solamente per occasioni più che particolari come una lettera per il rettore o magari il presidente della repubblica.

Ma anche in quel caso, inserire il nome del lettore è fondamentale: internet ha ormai reso quasi impossibile non sapere il nome del tuo interlocutore o la sua email di lavoro, e ti assicuro che spendere cinque minuti per scoprire con chi si parla è tempo ben speso che ti aiuta a far scendere la conversazione su un piano più personale, senza rinunciare alla formalità.

6: Non curare l'oggetto

Come prima cosa che un lettore vede, l'oggetto deve essere al centro dei tuoi pensieri nel momento in cui pensi di inviare qualsiasi tipo di email, da quelle di marketing alle proposte commerciali.

Come deve essere un oggetto per attirare l'attenzione e invogliare il lettore ad aprire la mail? Deve essere per prima cosa pertinente: scordati di scrivere una di quelle frasi tipo "riunione della prossima settimana" oppure "recap della chiamata di ieri" per ingannare il tuo interlocutore. Può essere un buon stratagemma la prima volta, ma la seconda finirai nello spam.

Opta invece per un approccio più creativo, convincente e informativo senza scendere troppo sui particolari.

5: Gli errori grammaticali

"Content is king" come dice un imprenditore piuttosto famoso, ma se il contenuto è pieno di errori il messaggio perde la sua professionalità e perde il suo scopo.

Ricorda di rileggere sempre l'email prima di inviarla per evitare errori di ortografia, di grammatica, di punteggiatura e assicurati che il messaggio arrivi dritto al dunque senza troppi giri di parole.

4: L'email sbagliata al mittente sbagliato

Qui entra in gioco la questione della privacy e l'osservanza delle regole per non incorrere in rischi legali: controlla sempre, SEMPRE, di aver allegato i documenti corretti all'interlocutore giusto e di non divulgare informazioni confidenziali proprie o di altri clienti.

Inoltre, controlla che il nome del mittente sia giusto (non è molto piacevole vedersi appellare con un nome diverso dal proprio) e che l'indirizzo mail sia scritto correttamente.

3: Il "rispondi a tutti", cc e ccn

Non sempre è necessario rispondere a tutti quando ti arriva un'email condivisa, soprattutto se il messaggio è rivolto specificamente a te.

Utilizza il "rispondi a tutti" quando:

• più di una persona ha bisogno di sapere che l'email ha ricevuto risposta
• altri interlocutori non possono procedere con il loro lavoro se non ricevono la tua risposta
• gli altri interlocutori devono avere la possibilità di condividere la tua risposta con altre persone non inserite tra le persone in copia

Stabilisci piuttosto una gerarchia di risposta attraverso la "copia conoscenza" così da far capire a chi è rivolta l'email e chi invece è stato inserito tra gli interlocutori solo per presa visione.

Evita di utilizzare il "copia conoscenza nascosta": chi deve visionare un messaggio merita di essere visibile, anche perché può rispondere all'email come tutti gli altri e può essere facilmente scoperto.

2: La tua email è urgente

Ripetiamolo insieme: nulla è urgente, bisogna solamente organizzarsi meglio.

Se inizi a segnalare le tue email con "urgente" o "richiesta di risposta immediata", chi la riceve inizierà ad ignorarti e, quando il tuo messaggio sarà davvero importante, nessuno lo leggerà.

1: Le email emozionali

Il primo posto lo guadagna l'email scritta nel momento meno appropriato, quando sei preso dall'impeto d'ira o di agitazione.

MAI inviare un'email scritta in un momento dettato dalle emozioni, le conseguenze potrebbero essere peggiori di quanto immagini.

D'altronde, verba volant, scripta manent quindi ciò che scrivi nero su bianco e invii non può più essere cancellato.

Se hai proprio l'urgenza di toglierti qualche sassolino dalla scarpa, scrivi il contenuto e lascialo in bozza. A mente fresca il giorno dopo, ti renderai conto che è possibile trasmettere lo stesso messaggio con parole diverse.