Cos'è un DAM (Digital Asset Management) e come funziona

La gestione dei file multimediali come foto, video, documenti è sempre più importante all'interno delle imprese che si caratterizzano per la multicanalità. Mantenere aggiornati i canali di vendita con l'ultima versione dei file multimediali e coordinare i contenuti all'interno dei touchpoint in cui l'impresa è presente, è fondamentale per la creazione di una brand image e una brand identity forte. 

Che cos'è un Digital Asset Management?

Partiamo subito rispondendo alla domanda "Che cos'è un DAM?": DAM è l'acronimo di Digital Asset Management e, in particolare, i DAM sono sistemi per la gestione, l'archiviazione, l'organizzazione, il recupero e la distribuzione di contenuti digitali.

I DAM quindi contribuiscono a creare un sistema centrale di contenuti digitali ben catalogati e descritti, con la possibilità di ricercarli tramite metadati e di renderli accessibili a tutti i membri del team.

Il vantaggio principale di queste piattaforme è il potenziamento della brand identity e della brand image, vista la possibilità di usufruire di file multimediali univoci e la possibilità di aggiornamento automatico delle risorse all'interno dei canali in cui sono collocate. I DAM proprio per questa ragione si possono integrare con una molteplicità di sistemi come:

• Sistemi di automazioni editoriali (es. per la impaginazione cartacea);
• applicazioni web come i CMS e gli ecommerce;
• PIM (Product Information Management);

Le tipologie di file multimediali che possono essere aggiunte e aggiornate all'interno dei DAM possono essere: documenti, video, audio, animazioni (es. le GIF) e qualsiasi altro file che può dare valore al brand su cui hai un diritto di utilizzo.

I DAM inoltre si caratterizzano per la possibilità di gestire i file multimediali tramite workflow, commenti e task assegnabili agli altri membri del team, in modo da avere sempre i file completi e uniformati, uniformando il processo di creazione e completamento degli stessi.

Questi sistemi inoltre possono essere implementati in cloud, in locale oppure in maniera ibrida. Questo garantisce la possibilità di scalare man mano che le risorse aumentano, diminuendo così l'effort impiegato per la gestione di prodotti.

Come funziona un DAM?

Entriamo ora nel dettaglio di come funziona un sistema di Digital Asset Management. Di seguito riportiamo i passaggi principali che si possono eseguire dall'inserimento della risorsa alla distribuzione su più canali:

1. Creazione e caricamento della risorsa
   
   La risorsa viene caricata all'interno del DAM tramite upload diretto del file, sistemi per l'acquisizione automatica dei file, sincronizzazione automatica da altri sistemi e altri collegamenti. 
   
   
2. Completamento dell'inserimento dei metadati e arricchimento del dato
   
   Una volta caricato il file è possibile arricchire il dato inserendo tutti gli attributi necessari per fornire un file di valore. In questo passaggio è fondamentale inserire anche i metadati, ossia tutti i dati utilizzabili per semplificare la ricerca della risorsa all'interno del DAM. Esempi di attributi che possono essere usati per la classificazione delle risorse sono:
    
   • Tipologia di risorsa (esempio: presentazione, white paper ecc..);
   • Versione (esempio: nuovo, aggiornamento ecc...);
   • Tipo di supporto richiesto (esempio: video, immagine ecc...);
   • Tecnologia utilizzata per la realizzazione (esempio: Photoshop, Premiere ecc...);
     
     Tutto ciò aiuta alla creazione di un sistema di risorse ben organizzato e facilmente accessibile dagli altri membri dei vari team.
     
     
3. Gestione delle operazioni tramite workflow
   
   Tutta l'indicizzazione creata può essere sfruttata per utilizzare automazioni che, tramite regole impostate sugli attributi, possano automatizzare attività e processi.
   
   
4. Aggiornamenti e controlli delle versioni
   
   È importante mantenere le versioni delle risorse sempre aggiornate. Il DAM utilizzerà l'ultima versione all'interno dei workflow ed essa sarà inoltre sincronizzata all'interno dei vari canali e la versione precedente verrà comunque tenuta in memoria e resa disponibile eventualmente per un futuro ripristino.
   
   
5. Gestione delle autorizzazioni
   
   Grazie ai DAM, per garantire la sicurezza delle informazioni, c'è la possibilità di gestire le autorizzazioni all'interno dei membri del team, in modo che ognuno abbia le autorizzazioni coerenti con il suo ruolo, evitando così che le informazioni possano venire modificate in maniera errata, rubate o cancellate per sbaglio.
   
   
6. Distribuzione dei contenuti
   
   I sistemi DAM successivamente consentono di pubblicare le risorse nei vari canali. La distribuzione avviene tramite collegamenti con le varie piattaforme aziendali ai quali può essere impostata la data di scadenza del collegamento. 
   Le risorse possono essere incorporate ad esempio all'interno di siti web, come un sito Hubspot, ed ecommerce, in modo che gli utenti possano usufruire di contenuti aggiornati in tempo reale. Ogni volta infatti che un asset viene modificato, esso è automaticamente aggiornato nel punto di distribuzione.
   
   
7. Monitoraggio delle performance dei contenuti
   
   Molti DAM offrono l'opportunità di monitorare le performance degli asset digitali, riguardo visualizzazioni ed engagement, nei vari punti di distribuzione. Questa funzionalità consente di andare a misurare in maniera accurata il ROI e altri KPI degli asset digitali.
   
   

A chi è utile un Digital Asset Management? 6 problemi risolti dai DAM

Durante questo paragrafo andremo ad analizzare quali sono le aziende che hanno necessità di adottare un DAM. Se si vuol una risposta banale e da commerciale vecchio stampo è che questo tipo di sistemi, grazie alla loro scalabilità, è adatto ad ogni tipo di impresa, dalla grande alla più piccola perché possiede funzionalità che possono agevolare i processi di molte imprese. 

Se invece vogliamo andare nel dettaglio per capire quali aziende abbiano realmente bisogno dei DAM, possiamo suddividerle in base a 6 macro problemi.

1. Il tuo marketing aziendale è rivolto a più canali e vengono impiegate molte risorse digitali

   Il mercato attuale porta con se problematiche da risolvere per stare al passo con le altre imprese ed essere competitivo. Pensare di fare inbound marketing solamente all'interno del tuo sito web è cosa troppo fine a sé stessa per immaginare di attirare nuovi lead e clienti.
   Tutto ciò implica la necessità di fare marketing tenendo conto dei numerosi touchpoint in cui le persone sono presenti, di conseguenza bisogna adottare strategie multi canale per rimanere al passo con i tempo. Il sito web deve essere solamente una delle tante armi in mano alla tua impresa su cui pianificare strategie di marketing: vanno quindi considerati altri canali come: i social media, la stampa, i video e i cartelloni pubblicitari, solo per citarne alcuni.
   Questo implica la necessità di avere un grande quantitativo di risorse digitali da gestire, archiviare e aggiornare. Essere sprovvisti dei DAM in questi casi significa rischiare cancellamenti, errori di duplicazione dei file e customer experience completamente scoordinata da un canale all'altro.
   Uno dei punti di forza dei DAM è appunto la scalabilità: più canali di marketing, risorse, fornitori ci sono, più diminuisce l'effort impiegato per la gestione di esse.
   
   

2. Il tuo è un sistema di cartelle ed è invaso da file duplicati

   Gestire tutti i file multimediali tramite un sistema di cartelle, per i più moderni magari utilizzando piattaforme cloud come Google Drive oppure Dropbox, è certamente una pratica che può portare i suoi frutti in termini di familiarità ma può esporre l'intero sistema di archiviazione delle risorse a problematiche di vario tipo.
   La prima di queste è l'impossibilità che si ha a volte di trovare il file ricercato se non ne si conosce il nome esatto. Questo tipo di difficoltà è risolta grazie al fatto che con i DAM si possono ricercare i prodotti tramite attributi, i famosi metadati di cui abbiamo parlato nel punto 2 del precedente paragrafo.
   L'altra problematica è quella relativa ai file duplicati che spesso implica un doppio danno: uno dal punto di vista dello spazio di archiviazione occupato e un altro è legato alla possibilità di aggiornamenti o variazioni del file, banalmente anche relativo alla sua qualità, non concordati che possono mettere a rischio l'immagine del brand. 
   Con i DAM questo rischio è risolto dall'intelligenza artificiale che, in fase di caricamento della risorsa, scansiona quelle presenti segnalando eventuali file che possono potenzialmente essere dei duplicati dando la possibilità se mantenere il file originale oppure sovrascriverlo, eliminando così il rischio di duplicati.
   
   

3. Ci vuole troppo tempo per ricercare l'ultima versione di un file (basta impiegarci più di 1 secondo)

   Perdere troppo tempo per confrontare risorse oppure per ricercare un file è abbastanza deleterio per tutti i team aziendali perché potrebbero tranquillamente occuparsi di altro. Grazie ai DAM c'è la possibilità di eseguire le ricerche tramite i metadati e di avere a disposizione tutte le versioni di una risorsa e di vedere l'ultima approvata, evitando così che ad esempio un'immagine finisca all'interno del sito ecommerce senza che questa sia aggiornata.
   
   

4. I team aziendali vengono coordinati tramite email

   Coordinare i team aziendali è di fondamentale importanza all'interno di un'organizzazione, specialmente se ogni team ha usa programmi differenti per l'archiviazione dei file multimediali. Questo problema si fa sempre più grande man mano che un'organizzazione cresce e molto spesso le aziende provano ad organizzarsi tramite un sistema di mail interne.
   I DAM contribuiscono ad aumentare l'organizzazione interna tramite:
    
   • Assegnazione di task e stati dei progetti agli altri membri del team;
   • Configurazione delle autorizzazione nell'utilizzo;
   • Processi di approvazione delle risorse ben definiti;
   
   Il Digital Asset Management offre inoltre anche i seguenti vantaggi:
    
   • Passaggio dei file da un team all'altro reso più semplice grazie al sistema centralizzato e condiviso;
   • I sistemi sono uguali per tutti, e con essi i relativi aggiornamenti. Pertanto si evitano errori umani dovuti a passaggi tra sistemi e si velocizza lo scambio di informazioni;
     
     

5. L'azienda ha difficolta a scambiare all'interno e all'esterno i contenuti

   I sistemi di cartelle e sistemi cloud di archiviazione delle risorse spesso ostacolano la collaborazione con tra l'impresa e i dipendenti oppure agenti esterni come i fornitori oppure partner che devono fornirti un logo per una campagna di co-marketing.
   I DAM possono facilitare il tutto perché le risorse sono ospitate in una posizione centrale e basterà solamente aggiungere gli utenti e condividere i file.
   
   

6. L'azienda non utilizza tecnologie per aumentare il livello di customer experience del cliente

   I DAM sono dotati di intelligenza artificiale che possono aiutare gli utenti a ricercare in modo agevole ciò di cui hanno bisogno. In fase di inserimento delle risorse i DAM, tramite l'IA rilevano i punti di riferimento dell'immagine per poi aggiungere automaticamente dei tag, facilitando poi la ricerca dell'utente.
   Aggiungere i tag di ricerca alle risorse è molto utile anche per selezionare cosa inserire all'interno delle campagne di comunicazione e cercare quello che meglio si sposa con il canale di comunicazione prescelto.
   Ad esempio, in caso di pianificazione di una campagna pubblicitaria per sponsorizzare un paio di scarpe, c'è la possibilità di ricercare all'interno del DAM gli attributi "donna" e "bionda" se si avesse bisogno di una donna bionda per la campagna.

Per approfondire maggiormente queste tematiche abbiamo scritto un articolo riguardante ai vantaggi dei Digital Asset Management.

A chi porta beneficio i DAM?

I DAM possono portare benefici a tutti i reparti aziendali. Di seguito esaminiamo come questi sistemi possano aiutare i vari reparti durante le operazione quotidiane.

• I benefici del DAM per il reparto marketing

  I DAM per quanto riguarda il reparto marketing, hanno l'obiettivo di archiviare le risorse utilizzabili durante le campagne di marketing. L'utilizzo attuale dei DAM adesso però è molto più complesso di una volta. 
  Il team di marketing è quello responsabile sia della promozione dei prodotti sia della creazione del rapporto, dell'engagement con gli utenti e della creazione di una forte brand image e identity. I DAM consentono a tutto il reparto marketing di operare in maniera più veloce e ottimizzata, ricercando i file multimediali in maniera più rapida. Sono utili per chi ha campagne pubblicitarie multicanale perché assicurano che i contenuti siano immessi sul mercato con il giusto tempo e che siano ottimizzati per ogni utente. Altro vantaggio per il team marketing è la possibilità di misurare il ROI dei contenuti, scegliendo così quello che performa meglio.
   

• I benefici del DAM per il reparto creativo

  I grafici, fotografi e operatori video possono archiviare tutte le risorse rendendole automaticamente disponibili per chi deve crearne di nuove oppure si deve occupare dell'editing dei video. Oltre alla condivisione delle informazioni, i DAM permettono l'inserimento di task e commenti che semplificano e definiscono tutto il processo di creazione dei contenuti.
  Con i DAM inoltre viene evitata la ricreazione di un file particolare perché o introvabile oppure eliminato erroneamente, ottimizzando il tutto anche da un punto di vista temporale.
  Una volta creata la risorsa, essa può essere distribuita anche ai manager, ai reparti marketing e sales e al team ecommerce o IT tramite portale oppure link di condivisione.
  
  

• I benefici del DAM per il reparto vendite

  Le risorse debbono essere consegnate a più segmenti di pubblico, in giro per il mondo. A diversi pubblici corrispondono diverse esigenze, anche in termini di risorse utilizzate. I DAM consentono di creare contenuti personalizzati in base al canale di vendita. Pertanto volantini, materiali POS, banner digitali possono essere personalizzati in base al mercato di destinazione, ad esempio con lingua o valuta diversa. Possono essere inoltre creati dei flussi di lavoro per adattare, tradurre e distribuire tutti i materiali in base alla tipologia di punto di contatto.
  
  

• I benefici del DAM per il reparto IT ed ecommerce

  Anche in questo caso l'obiettivo finale è offrire all'utente l'esperienza migliore possibile, sia in chiave di navigazione del sito web, sia in chiave di acquisto in un ecommerce. I DAM consentono di distribuire i contenuti in queste piattaforme aggiornandoli automaticamente in caso di nuove versioni.
  In maniera particolare, per il team IT i DAM consentono anche di sfruttare la data integration, tramite integrazioni native o API, con altre piattaforme come i PIM, CMS, social media e molte altre piattaforme.
  Per quanto riguarda ai benefici particolari per i progetti ecommerce, i DAM consentono di aggiornare automaticamente le informazioni presenti nello shop online come video, fotografie e tutti i loro relativi attributi. Le informazioni presenti all'interno degli ecommerce riescono così ad essere sempre accurate e coerenti.
    

Conclusioni

Nel corso di questo articolo abbiamo analizzato cosa siano i DAM e quali tipologie di imprese possono usarli. Per le aziende che hanno intenzione di ricercare la vendita multicanale i DAM rappresentano un'agevolazione importante per quanto riguarda il risparmio di tempo e di denaro.

Scegliere il DAM più in linea possibile con il tuo business è fondamentale e allo stesso tempo difficile. La scelta indubbiamente va fatta tenendo conto budget, possibilità di integrazione e tipologia di impiego ma vanno considerati anche i numerosi vantaggi in termini di ottimizzazioni riguardo al tempo, alle risorse impiegate e all'ottimizzazione dei processi aziendali.

Per ulteriori approfondimenti abbiamo scritto un articolo sulle differenze tra i PIM e i DAM.