Che cos'è il PIM (Product Information Management)?

Nel mondo digitale, dell'internazionalizzazione, dell'omnicanalità e della digital transformation, uno dei problemi che le aziende si trovano ad affrontare è quella della duplicazione e ridondanza del dato. Ovvero, capita spesso che, nelle organizzazioni, ci troviamo con diversi software e database che replicano gli stessi dati e debbano essere aggiornati.

Per evitare che questo avvenga e per gestire le informazioni in modo centrale, per poi distribuirle nei software, nei database e nei canali che serve, sono nate delle applicazioni specifiche. Una delle applicazioni che ha conosciuto maggiore fortuna negli ultimi tempi, proprio per la sua natura specifica, che ha a che fare con l'esplosione del fenomeno dell'ecommerce, della multicanalità e delle vendite via marketplace, è quella relativa all'ottimizzazione nella gestione delle informazioni sui prodotti.

Per questo motivo hanno si stanno facendo largo, all'interno delle organizzazioni,  i sistemi PIM, o Product Information Management. 

Che cos'è il PIM?

PIM, acronimo di Product Information management, è un sistema in grado di immagazzinare e aggiornare le informazioni e i dati relativi ai prodotti (nome, prezzo, descrizione, ean, foto, video, info tecniche, etc...).

I PIM vengono usati per avere un unico centro di inserimento e di aggiornamento delle informazioni relative ai prodotti, per non dover disperdere il lavoro di chi si occupa di produrle e di mantenerle. che sarebbe necessario se si dovesse scegliere di non utilizzare un PIM.

Non utilizzare un PIM per raccogliere ed accentrare tutte le informazioni e i dati sui prodotti, significherebbe aumentare l'effort interno e le possibilità di avere alcuni database non aggiornati o con informazioni sbagliate - causa errori di inserimento (la percentuale di possibilità cresce ad ogni singola gestione manuale).

Connettendo poi Il PIM con il resto dell'architettura aziendale, le descrizioni, le foto e qualunque altro dato relativo ai prodotti, sarà portato dove serve, nel momento in cui serve.

Il PIM, quindi, fa da tramite tra i vari silos informatici ed informativi aziendali: custodisce le informazioni dei prodotti per poi farle utilizzare - tramite data integration - da altre piattaforme per la gestione e l'operatività aziendale: ERP, CRM, ecommerce, marketplace, salesforce automation, cataloghi e qualunque sistema che necessita di tali informazioni sui prodotti, senza una gestione ad hoc dei dati per ognuno di essi.

Oltre che automatizzare l'allineamento delle informazioni su tutti i software e i database aziendali, anche i team che hanno bisogno di trovarle, ad esempio il marketing, sa che c'è una repository unica alla quale far riferimento e che può essere usata per estrapolarle quando serve.

L'importanza dei PIM è testimoniata dalla crescita che hanno avuto: una ricerca di Markets and Markets stima che nei prossimi anni il mercato dei PIM crescerà in termini di fatturato, passando dai 9 miliardi di dollari del 2020 ai 16 nel 2025, e avrà un tasso di crescita del 12,2% annuo durante il periodo considerato.

Come funziona un PIM

Per capire meglio cosa siano i Product Information Management bisogna capirne il funzionamento e come vengono gestiti.

Di base potremmo, in maniera un po' semplificata, suddividerne l'utilizzo e la gestione in 4 fasi:

1. Fase della raccolta del dato dei prodotti:
   
   In questa fase il dato viene raccolto all'interno del PIM e sono possibili più strade:
    
   • Raccolta automatica attraverso integrazione con sistemi ERP, CRM o altri sistemi;
   • Importazione manuale dei dati tramite file CSV o XLS;
   • Importazione automatica tramite connettori;
   • Aggiornamento automatico dei dati da parte dei fornitori;
   • Tramite collegamento ai sistemi DAM;
     
     
2. Fase della gestione del dato dei prodotti:
   
   In questa fase il dato, una volta raccolto, viene gestito all'interno del PMI tramite:
    
   • Classificazione dei prodotti in base alla tipologia, alla categoria e ai canali distributivi a cui sono destinati;
   • Misurazione e controllo costante della qualità dei dati del prodotto;
   • Gestione delle autorizzazioni dei vari utenti che hanno accesso al sistema PIM;
   • Gestione della completezza del catalogo con tutte le versioni pubblicate;
     
     
3. Fase dell'arricchimento del dato:
   
   In questa fase, all'interno del PIM, per mantenere elevata la qualità dei dati è possibile:
   
   
   • Arricchire le descrizione dei prodotti con i dati relativi agli aspetti tecnici e di utilizzo del prodotto;
   • Associare file multimediali come immagini, video, GIF e documenti per ogni prodotto;
   • Automatizzare l'arricchimento del dato dei prodotti se gli attributi sono standardizzati;
   • Tradurre le informazioni e cambiare i prezzi dei prodotti in base al tipo di mercato o alla località;
     
     
4. Fase della distribuzione
   
   In questa fase, una volta completate le precedenti fasi, il dato può essere inviato al canale desiderato, che può essere un ecommerce, un negozio retail, un marketplace o molto altro. In questa fase è possibile:
    
   • Gestire differenti cataloghi di vendita per differenti canali tramite un unico sistema;
   • Selezionare attributi specifici da visualizzare per ogni canale, in modo da avere coerenza tra quello che l'utente cerca in un canale e ciò che è offerto;
   • Collegare i vari canali di vendita tramite connettori ed API;
   • Distribuire i cataloghi dei prodotti ai marketplace o altri canali di vendita;

fonte immagine: Factory.dev

Quali tipologie di dati può includere i PIM?

Abbiamo detto che le informazioni che possono essere contenute all'interno di sistemi PIM sono quelle relative ai prodotti dell'azienda. 

In particolare questa tipologia di dati si possono dividere in:

• Dati di base:
  Nei dati base vengono inclusi ad esempio il nome del prodotto, la sua descrizione, eventuali indicazioni sull'uso del prodotto. Vengono incluse inoltre informazioni come il codice del prodotto, SKU e quantitativo di prodotto presente in magazzino.
  
  
• Risorse del prodotto:
  Per quanto riguarda le risorse, in esse includiamo tutte le immagini, video o GIF relative all'uso o all'aspetto del prodotto. Queste sono utili in caso si venda tramite ecommerce.
  
  
• Informazioni tecniche:
  Sono caratteristiche specifiche del prodotto. Ad esempio in una scarpa questo tipo di informazioni sono: materiali utilizzati, tessuti, colori utilizzati, peso, dimensione del prodotto ed inoltre anche le garanzie applicate al prodotto.
  
  
• Informazioni relative al marketing:
  Questo tipo di informazioni sono utili al team marketing e possono essere messe in condivisione tramite il PIM. Includono tutte le info relative alle strategie di marketing da applicare per ogni prodotto, come ad esempio: buyer persona di riferimento, descrizioni ottimizzate per SEO e dispositivi mobili, titoli, parole chiave e altre informazioni utili per pianificare la strategia SEO del prodotto. 
  
  
• Informazioni correlate alle vendite:
  Questo tipo di informazioni includono tutte quelle relative ai prezzi dei prodotti, opinioni e recensioni sul prodotto. Questi dati possono poi essere utilizzati all'interno dell'ecommerce del brand.
  
  
• Informazioni specifiche in base al mercato:
  Le aziende che operano in più mercati, come le multinazionali oppure le aziende che suddividono i prodotti in base alla località, possono beneficiare delle funzioni del PIM. Questi sistemi infatti danno la possibilità di creare copie di dati diverse in base alla località o al mercato. Inoltre si può beneficiare di sistemi valutari diversi.
  
  
• Classificazione dei prodotti:
  All'interno del PIM possono essere classificati i prodotti in base alle relazioni che possono esserci in fase di acquisto. Spesso infatti i prodotti possono essere complementari ed acquistati insieme. Con i sistemi PIM c'è la possibilità di catalogarli in base alle categorie merceologiche, relazioni con altri prodotti e variazioni del prodotto.
  
  
• Informazioni relative al design del prodotto:
  A livello di design avere una linea guida coerente può fare la differenza sulla percezione del brand (tant'è che i grandi marchi hanno tutti un brand book per evitare che il marchio venga percepito in diverse maniere). La stessa cosa può essere applicata quando viene presentato un prodotto su un ecommerce. Grazie ai PIM possono essere immagazzinate tutte le informazioni relative al design e alla presentazione del prodotto.
  
  
• Informazioni emotive:
  I processi di acquisto sono sempre più esperienziali, pertanto far vivere un'esperienza positiva al cliente è fondamentale. All'interno del PIM possiamo trovare risorse come immagini o video, indicazioni e descrizioni che possono favorire un impatto emotivo positivo nella mente del cliente.

Per chi è utile il PIM? 5 punti chiave

In questo paragrafo andremo ad analizzare 5 punti riscontrabili in aziende che necessitano di un sistema di Product Information Management per risolvere le loro problematiche sia a livello operativo/processuale, sia a livello di customer experience finale.

1. Per l'azienda che ha una grande mole di SKU

Se l'azienda ha un grande quantitativo di SKU, è molto utile adottare un sistema PIM. I codici SKU sono un dato unico che serve ad identificare un particolare prodotto e ogni prodotto contiene una serie di dati che vanno dal nome del prodotto, al design passando anche per il materiale di fabbricazione.

Inserire tutte le informazioni manualmente, per un grande quantitativo di prodotti, sottopone le aziende ad alcuni rischi. Il primo è legato a possibili errori nell'inserimento dei dati mentre il secondo al coordinamento del dato con i vari canali commerciali, siano essi online oppure offline (esempio un catalogo dei prodotti).

I sistemi PIM risolvono queste due problematiche sia con la possibilità di automatizzare l'inserimento dei dati da un'unica fonte, evitando così errori dovuti alla ridondanza dei dati, sia mettendo in condivisione gli stessi con i canali commerciali. In questo modo si riesce a tracciare facilmente le informazioni e avere un'unica sorgente di dati affidabile.

2. Per l'azienda che vende o vuol vendere su più canali (compresi i marketplace)

Se l'azienda punta a vendere su più canali (ecommerce, marketplace, vendite retail, app ecc...) i PIM possono consentire il coordinamento delle informazioni per ognuno di essi. I PIM infatti sono strutturati con un unico database centrale e da quest'ultimo le informazioni relative al prodotto vengono distribuite in base al canale di vendita in modo da personalizzare il più possibile l'esperienza dell'utente su ogni canale.

I sistemi PIM inoltre permettono tramite le impostazioni la creazione di canali con i quali è possibile gestire le informazioni trasmesse per ognuno di essi. Tutto ciò è utile alle aziende che vendono su marketplace visto che, in caso di vendita su Amazon o su eBay, le informazioni possono essere visualizzate diversamente.

Perché tutto questo? L'omnicanalità è uno dei concetti chiave per chi vuol vendere perché consente di dare al cliente finale una seamless experience ossia che il brand sia presente in ogni touchpoint, sia online che offline, in cui il cliente può acquistare il prodotto.

3. Per l'azienda che vende o vuol vendere su mercati internazionali

L'internazionalizzazione è uno dei vantaggi di principali per le aziende che adottano sistemi PIM. Avere canali di vendita internazionali significa operare non solo su mercati con lingue diverse ma anche con preferenze diverse. Per questo è necessario organizzare i dati dei prodotti in base a questi parametri, in modo che ogni mercato abbia la sua esperienza personalizzata.

Esempio classico sono le unità di misura di pesi o lunghezze: avere la misura in pollici o in centimetri può fare la differenza in termini di vendite in un mercato piuttosto che in un altro.

4. Per l'azienda che vuol alzare il livello di customer experience

Una delle cose che permette di fare il Product Information Management è quella di creare una customer experience di alto livello. Una persona che acquista online si aspetta che una volta ricercato un prodotto riesca ad avere informazioni complete per valutare bene il proprio acquisto.

I PIM danno la possibilità agli utenti dell'azienda di inserire descrizioni complete allineando inoltre tutti i reparti aziendali in modo da creare un'esperienza quanto più positiva ed emozionante per l'utente.

I PIM possono inoltre essere collegati con i DAM (Digital Asset Management), per un percorso di acquisto ancora migliore aumentando la qualità della visualizzazione e l'affidabilità dei prodotti. Per ulteriori approfondimenti abbiamo scritto un articolo sulle differenze tra i PIM e i DAM.

5. Per l'azienda che vuol diminuire il numero di resi dei prodotti

Uno dei più comuni problemi delle aziende è legato al numero di resi che sono costrette ad avere a che fare. Uno studio di Internet Retaling esprime che circa il 47% delle persone fa affidamento al reso perché le caratteristiche riscontrabili al momento dell'acquisto non erano corrispondenti con quelle riscontrabili a prodotto in mano.

Il dato ancor più interessante è il 23% di queste persone che lo hanno consegnato perché diverso dalle immagini o dalla descrizione presente sull'ecommerce.

Tutto ciò sottolinea l'importanza di avere un sistema PIM in grado di condividere le informazioni più pertinenti in base al canale di vendita e di organizzare con cura elementi fondamentali per le vendite come tabelle taglie o immagini, la cui gestione è semplificata anche per l'integrazione con sistemi DAM.

I benefici dei PIM per i reparti aziendali

In questo paragrafo andremo ad analizzare quali reparti aziendali possono trarre vantaggio dai sistemi PIM. Se non ti basta e vuoi ulteriori approfondimenti, abbiamo scritto un altro articolo dedicato ai vantaggi dei Product Information Management.

I benefici per il Team IT

Il primo team a beneficiare dei vantaggi dei sistemi PIM è il reparto IT. Il suo obiettivo è creare una infrastruttura tecnologica che permetta l'accesso ai dati, integrati da più fonti, aggiornati e in tempo reale a loro e agli altri reparti aziendali.

Con questa tipologia di sistemi è possibile raggiungere tutto ciò: i dati infatti sono competi, performanti e facilmente integrabili con i principali servizi in cloud. Oltre a questo è da segnalare l'ottimizzazione di costi e risorse riguardante la gestione del dato con una riduzione sensibile degli errori dovuti alla ridondanza dei dati.

Ulteriori vantaggi per il team IT possono essere sintetizzati in:

• Asset tecnologico scalabile in caso di crescita aziendale;
• Gestione del dato completa su un'unica piattaforma;
• Integrazione con sistemi ERP, CRM e piattaforme ecommerce come Shopify;
• Automatizzazioni relative allo scambio dei dati grazie alle integrazioni con altre piattaforme;

I benefici a livello marketing

L'obiettivo del team marketing è quello di avere più velocemente possibile tutte le informazioni riguardante un prodotto, comprese le immagini e le descrizioni per ottimizzare, in termini di tempi e costi, le campagne di marketing ed advertising.

I sistemi PIM sono utili per raggiungere questi obiettivi e migliorare molti KPI relativi al marketing tra cui:

• Costo per acquisizione;
• Costo per click;
• Tempo di permanenza dell'utente sulla pagina;
• Tasso di conversione;

I Product Information Management conducono ad una maggiore coordinazione delle informazioni presenti nei vari canali, rafforzando anche la brand image complessiva.

Infine è utile ricordare che nelle imprese moderne è fondamentale saper allineare marketing e sales nel cosiddetto s-marketing. I PIM aiutano questa tipologia di allineamento visto che ogni team può aggiornare informazioni per tutti i team che a loro volta possono usufruire costantemente di queste informazioni.

I benefici per il Team Sales

Anche il team sales può beneficiare delle caratteristiche del PIM. Fine ultimo del reparto vendite e dell'imprenditore è quello di aumentare vendite e fatturato.

Il Product Information Management serve a mantenere alto il livello di affidabilità e la velocità di circolazione dell'informazione migliorando inoltre il time to market dei prodotti sia in caso di lancio sia in caso di nuove versioni.

Vantaggio importante per quanto riguarda il team sales è quello di tenere costantemente aggiornati tutti i canali di vendita, da quelli online a quelli offline. Una volta infatti modificato il dato all'interno del PIM, esso viene modificato automaticamente anche negli altri canali di vendita.

Le informazioni presenti in ogni canale di vendita possono essere personalizzate e allo stesso tempo complete di tutto ciò che il cliente necessita per prendere la sua decisione di acquisto.

Ciò rappresenta un grande vantaggio in termini di customer experience e propensione all'acquisto del cliente.

Conclusioni

I sistemi PIM consentono alle aziende di creare un data lake importante per organizzare i loro processi ed essere maggiormente, e in maniera più veloce, presenti sui mercato. Tutto ciò consente inoltre di avere dati continuamente aggiornati diminuendo il time to market all'interno dei vari canali commerciali.

Questi ultimi punti contribuiscono ad aumentare il livello di customer experience del cliente: vero punto di forza per chi vuol vendere i propri prodotti.