Chi è il venditore efficace? Quello che ha un solido portfolio di clienti, che ne aggiunge di nuovi e che sa garantire il fatturato previsto nei termini. Per un direttore commerciale, che deve preoccuparsi di controllare lo stato delle trattative, misurare l’efficacia dell’azione commerciale, avere una visione chiara delle prospettive di fatturato rispetto ai target periodici, essere a capo di un team di venditori efficaci è un sogno. Come assicurarti che il tuo team vendite sia il tuo dream team in grado di raggiungere gli obiettivi periodici? Il controllo e l’analisi dell’attività svolta e dei numeri che un buon CRM ti mette a disposizione sono un buon inizio. Poi devi fare in modo che tutti possano imparare ad essere bravi. I bravi commerciali sanno far leva su doti innate e su competenze acquisite e sono metodici e abitudinari. Hanno trovato lo schema di lavoro che funziona meglio nel loro settore e per i loro clienti e, continuando ad applicarlo, costruiscono un’attività continuativa. Parti da queste 13 abitudini che caratterizzano l’azione di quelli bravi, per scoprire quali aspetti dell'azione di ogni singolo membro del tuo team puoi correggere per migliorare le performance di vendite. 1. Il venditore efficace si focalizza sul buyer persona Un buyer persona è una rappresentazione del cliente ideale. Per un venditore avere una precisa idea di chi sia il suo buyer persona è fondamentale. Fai un incontro con il team e costruite insieme i vostri buyer persona: questo permetterà loro di fare una migliore ricerca prospect e di sapere sempre a chi stanno vendendo e perché. 2. Si preparano in anticipo Fanno delle ricerche e preparano tutti i documenti prima di chiamare o prima di un incontro. Un venditore non improvvisa, va con un piano A e con un piano di riserva. In questo modo sono preparati a rispondere su determinati argomenti e a controbattere eventuali obiezioni. Istruisci, soprattutto i nuovi arrivati, su come preparare la documentazione per un incontro importante e cosa devono avere sempre a disposizione in caso di necessità di cambiare strategia. 3. La loro generazione di contatti è misurabile e replicabile Un processo efficace è sempre suddivisibile in azioni che possono essere misurate e analizzate. Questo permette di identificare i punti deboli e sapere quale aspetto migliorare. Se, ad esempio, un agente è bravo a convertire i suoi prospect in contatti interessati ma le sue offerte non vanno spesso a buon fine, misurando il processo è possibile comprenderne il punto debole. L’argomentazione di vendita non è abbastanza convincente? La fase di contatto dopo l’offerta è inefficacie? Non sa riconoscere il momento in cui strappare un accordo? Fai adottare al team lo strumento di gestione delle pipeline di vendita del tuo CRM e analizza i dati dei singoli commerciali e il loro processo, per capire cosa dove devono migliorare per vendere meglio. 4. Conoscono il loro prodotto e… Sanno come vendere ma anche cosa vendono. Piùi venditori conoscono del prodotto, maggiore l’esperienza d’uso che ne hanno, più facile sarà per loro entrare in empatia con il cliente. 5. …Credono in quello che vendono È più facile essere appassionati – e vendere – un prodotto o un servizi in cui si crede veramente. Avere piena consapevolezza di come ciò che propongono può genuinamente portare benefici, permette loro di avere una marcia in più nel corso della trattativa. Fai costante formazione interna sui prodotti e servizi che proponete e, nel limite del possibile, falli utilizzare ai tuoi venditori. 6. Ampliano costantemente la loro rete di relazioni I bravi venditori sanno benissimo che le relazioni sono la pietra miliare delle vendite. Per questo si relazionano con nuove persone e tengono conto delle possibili alleanze che possono portare un beneficio comune. Un numero maggiore di connessioni permette di ottenere anche più referenze. Fai partecipare i tuoi agenti ad incontri, fiere, meeting e introducili al Social Selling per generare anche connessioni on line. 7. Pensano dal punto di vista del cliente. Per ottenere un esito positivo si concentrano e si chiedono come possono essere d’aiuto al loro potenziale cliente. Non si chiedono “Come posso fare a vendergli qualcosa?” ma piuttosto “Come posso essere d’aiuto?” 8. Ascoltano attentamente Mirano a comprendere il più possibile i loro prospect e lo fanno ascoltando attentamente quello che dicono, valutando quello che non dicono e ponendo domande. Insegna ai tuoi commerciali ad esplorare le sfide, gli obiettivi e le priorità del potenziale cliente prima di poter presentare un’offerta. 9. Personalizzano i loro messaggi Anche se adottano uno schema di azione metodico, i messaggi veri e propri sono altamente personalizzati per i diversi clienti con cui trattano. Insegna ai tuoi agenti a non utilizzare presentazioni standard o documenti anonimi. Fai dedicare del tempo a predisporre documenti che rispondano ai punti emersi nel corso dei colloqui. 10. Hanno sempre un piano I bravi venditori sono estremamente organizzati: pianificano cosa fanno ogni giorno, sanno quali atteggiamenti o quali parti del loro processo di vendita devono migliorare o modificare, sanno come approcciarsi alle diverse chiamante o ai diversi ruoli e molto altro. Merito dell’esperienza, certo, ma anche della costante applicazione di un metodo. Fai in modo che i commerciali seguano un metodo preciso nelle loro attività e tieni monitorate le performance delle singole azioni: solo così saprete valutanre oggettivamente l’efficacia. 11. Danno seguito all’attività Ogni passo del processo di vendita è codificato, ad ogni azione fatta ne viene immediatamente schedulata una successiva. Danno seguito in modo efficace all’invio della proposta. Fai utilizzare il crm anche per generare task e avvisi e, se il tuo software lo permette, come nel caso di HubSpot CRM, traccia quando e quante volte un destinatario apre una specifica email. In questo modo, i venditori sapranno quando è il momento giusto per chiamare. 12. Sanno affrontare e sfidare i loro prospect Non si può portare a casa una buona vendita se si dà sempre ragione al prospect, se si glissa su questioni delicate o si evitano domande difficili, o se ci fa il tutto e per tutto per accontentare le richieste del cliente. Se il venditore vuole aiutare il potenziale cliente a fare meglio, deve essere credibile. Dire sempre di sì, non fa guadagnare rispetto. 13. Vedono il successo dei loro clienti come il proprio I venditori non spariscono dopo che hanno fatto firmare un ordine al cliente. Restano invece spesso in contatto con loro, cercano feedback e forniscono suggerimenti interessanti per restare sempre utili e diventare un punto di riferimento per sviluppi futuri.
Come usare un CRM al meglio? Partendo dall'idea che il CRM ti aiuterà. Ed applicarsi per far diventare questa affermazione una realtà. Un sistema CRM è molto di più che un sistema per archiviare dati. Il 94% dei migliori venditori utilizza un CRM per la gestione dei contatti. Ma ci sono un sacco di altri vantaggi nell’usare un CRM. Ecco di seguito sette idee per scoprire come puoi massimizzare l’utilizzo del tuo CRM come sistema per risparmiare tempo, fare team building e motivare la tua squadra. 1) Inizia la tua giornata con un elenco di cose da fare Un CRM ti consente di gestire il tuo tempo e di semplificare la giornata. I venditori sono persone impegnate: prospect da chiamare, riunioni da preparare e offerte da chiudere. Davvero impossibile, o almeno molto scomodo, tener traccia di tutto quello che devi fare usando un elenco di Excel guardando il calendario tutto il giorno. Puoi quindi impostare le tue attività nel CRM, raccoglierle in un unico elenco necessario per gestire, etichettare e decidere che priorità dare, passando da una all’altra senza perdere tempo. 2) Rimani più organizzato con le note virtuali Hai mai usato i post-it per annotare idee e promemoria? Ok, allora immagina di usare il CRM per fissarli. Un sistema CRM non è solo un luogo dove mettere le informazioni sui clienti, ma è possibile utilizzarlo per assegnare attività a se stessi e ai propri colleghi o a memorizzare note relative a contatti, aziende o opportunità. In questo modo tutti i tuoi pensieri sono in un unico posto. Oggi nessuno ha tempo o voglia di scavare attorno a pile di carte, prima di andare ad una riunione, rischiando di non trovare il foglietto su cui avevi annotato la cosa importante. Mettere tutto in un unico posto ti aiuta a mantenere un sistema organizzato e a dare una cadenza naturale alle tue giornate. 3) Trova il denaro che hai messo sul tavolo di gioco Dovresti assolutamente utilizzare un sistema CRM per gestire i tuoi lead, portando tutte le informazioni social e del web all’interno, tenendo traccia di tuti quelli sui quali stai lavorando. Tuttavia, fai uno sforzo maggiore ed individua i prospect che bisogna seguire meglio. Utilizzando le ricerche o i filtri all’interno del CRM puoi vedere la lista dei tuoi contatti in base a quando sono stati contattati l’ultima volta. Ti accorgerai in un attimo chi devi sentire e chi no. Vedi velocemente chi si sta aspettando un proseguo di contatto. Magari l’ultimo che ha cliccato qualcosa sulla pagina della tua azienda, l’ultimo che è venuto a visitare il tuo sito web….Usa questo sapere per mandare un’email e vedere se riesci a rimetterti in contatto con lui. Guardare questa vista con regolarità ti assicurerà la possibilità di scovare quei lead che stai trascurando. 4) Impara dai fallimenti e dalle tendenze Perdere una trattativa può essere scoraggiante. Tuttavia puoi utilizzare il CRM per imparare da queste sconfitte e trovare il modo per vincere in futuro. Quando si sposta un’opportunità nello status di “chiuso perso” dovresti registrare il motivo della perdita. Esamina quindi i punti di contatto associati a questa offerta nel CRM: qual è stata la comunicazione con i soggetti interessati? Cosa avresti potuto fare meglio? Assicurandoti di registrare i passaggi della trattativa, puoi analizzare le ragioni che stanno alle spalle, riuscendo così ad affinare le tue abilità di trattativa e di diffondere all’interno degli altri reparti lo stesso knowhow, al fine di migliorare il commerciale di tutta l’azienda. Puoi anche verificare quali sono i trend che si succedono: i tuoi contatti non sono molto ricettivi alle email e spesso non le aprono? Devi contattarli in altro modo. Puoi anche usare il CRM per registrare le telefonate e andare ad ascoltare come si sono svolte per riflettere sui passaggi e il livello di interesse che il singolo commerciale era in grado di destare. L’uso di queste informazioni dovrebbe aiutarti a migliorare continuamente il tuo approccio e quello di tutto il team commerciale. 5) Motiva con le metriche Un sistema CRM svolge anche un ruolo importante nella motivazione del team. Sia che tu sia un commerciale che il responsabile di un team, il CRM tiene traccia del duro lavoro e può essere usato per alzare il morale. Usa le funzioni di reportistica che offre il CRM per misurare la produttività. Tieni traccia del numero di chiamate, delle riunioni, degli appuntamenti: ti aiuterà a misurare gli obiettivi. E poi combina i rapporti con i dati di fatturazione o i preventivi fatti, per individuare qualsiasi correlazione tra attività e risultati. Quando i commerciali possono vedere tutte le telefonate e tutte le riunioni a cui stanno partecipando, per poi guardare le loro offerte chiuse e quelle aperte, possono aumentare la fiducia nelle attività che stanno svolgendo e questo aumenta la produttività. 6) Rafforza le comunicazioni interne al team Invece di inviare email ai propri colleghi, usare chat che interrompano etc… utilizza il CRM per parlare con loro. Nessuno ha tempo per leggere il blocco di testo di un’email dettagliata su quello che hai combinando, visto che potremmo inserire anche informazioni che per loro non sono essenziali. Quindi, basta relazioni scritte lunghe dirette ai vari membri: tutto è consultabile e filtrabile, direttamente sul contatto, dalle viste generali, sui deal, le aziende… dipende a cosa è interessato chi lo consulta. Nota per chi usa HubSpot CRM: se usi le menzioni come su Facebook e Twitter, anche in una nota con @nome, verrà inviato l’avviso via email all’interessato. 7) Aumenta la trasparenza con i rapporti Spendere tempo ed energia per inserire informazioni significative nel CRM non è sempre facile. In un sondaggio del 2017 per lo State of Inbound di HubSpot, il 23% ha citato l’inserimento dei dati, come la sfida/difficoltà più grande quando devono utilizzare un CRM. Poi però queste informazioni devono essere usate, per tradurre in immagini i dati più significativi, in modo che l’intera squadra possa farvi riferimento. Crea rapporti sulle offerte chiuse, stadio nel funnel delle offerte e qualsiasi altra metrica che desideri richiamare. In questo modo tutti i membri del tuo team si troveranno a guardare le prestazioni e a poter ragionare sui risultati. Questo è un esempio di quali rapporti puoi creare con il CRM gratis di HubSpot (ovviamente sono solo 3 esempi, ma potreste fare molto di più). Aziende chiuse sul mese: traccia il numero di aziende che sono diventate clienti nell'ultimo mese. Produttività: metti tutte le metriche su telefonate, email, note, appuntamenti etc... in un'unica vista che ti dia l'idea di quanto il tuo team sta lavorando. Repost sugli status delle opportunità: muovi i deal/opportunità tra gli vari stadi, portandole sempre più all'interno del funnel... e visualizza lo status dei lead in questo imbuto per vedere come stanno procedendo. Che tu sia alla ricerca del tuo primo CRM o che già ne stia utilizzando uno, questi 7 consigli potrebbero aiutarti a non usarlo come un semplice database ma uno strumento che può aiutare la tua forza vendita a vendere di più e meglio. Spunto: https://blog.hubspot.com/sales/get-more-crm
Il tempo è sempre un'unità di misura stretta per i responsabili di un team commerciale . Molti evitano di far usare un CRM ai loro dipendenti perché immaginano che questo li porti a perdere più tempo. In realtà l’idea del commerciale che compila campi e campi del CRM per tenere aggiornato il capo è qualcosa di leggermente datato. Oggi i migliori CRM si alimentano in automatico grazie all’azione regolare e quotidiana del commerciale, visto che gli strumenti migliori inviano i dati direttamente all’interno del CRM. Quindi, il tuo sistema di CRM può davvero aiutarti ad eliminare le attività ridondanti e avvicina i rappresentanti ai clienti. Registrando i dati di vendita e comunicando con i contatti direttamente tramite il CRM, tutto ciò che serve per gestire in modo efficiente un tema di vendita è a portata di mano. Non è necessario l'aggiornamento manuale di fogli di calcolo obsoleti o filtrare i messaggi di posta elettronica alla ricerca di informazioni. Inoltre, tenendo tutti i dati in un unico posto centralizzato, accessibile da qualunque dispositivo, è possibile risparmiare una notevole quantità di tempo. I sei suggerimenti che seguono ti aiuteranno a scoprire come le aree del CRM possono aiutarti ad organizzare e a presentare in modo efficiente i dati del team sulle entrate, sui prospect e sui clienti. E quindi potrai concentrarti sulla gestione delle persone singole invece che gestire la giornata. 1) Traccia le metriche di produttività Non solo la segnalazione pubblica delle statistiche di produttività è una grande tattica motivazionale per il team, ma rimanendo concentrato sui numeri delle attività della tua squadra, riesci ad identificare i punti di forza e le debolezze dei tuoi rappresentanti. Le metriche delle attività, tuttavia, non sono al primo posto nell’agenda quotidiana dei direttori commerciali. Secondo uno studio dell'Harvard Business Review, negli USA, queste KPI rappresentano solo il 17% delle metriche utilizzate nei dipartimenti commerciali (e figuriamoci in Italia!). Senza queste metriche non conosci le prestazioni del tuo team, quante telefonate fanno, quante email mandano, quanti appuntamenti fanno, quanti task eseguono… Il mantenimento dei numeri delle attività quotidiane è facile con un CRM che le immagazzina automaticamente quando ci si segna in agenda una riunione, quando si utilizza un programma per fare le telefonate o inviare le email. Controllare periodicamente queste metriche aiuta a misurare su che attività eccelle un commerciale e dove invece è più debole. Il widget della produttività del CRM gratuito di Huspot è un ottimo esempio di pannello che si aggiorna automaticamente: 2) Tracciare le entrate La comunicazione è essenziale sia per il successo del manager che del rappresentante/singolo commerciale. Monitorare regolarmente quello che fa, permette al manager di sapere quanto occupato è il suo team e mantiene viva la salute delle attività da condurre attorno alle opportunità di vendita. Cosa si può fare con questo monitoraggio dell’impegno costante dei commerciali? Puoi guardare i contatti di ogni commerciale, le aziende che sta seguendo e puoi usare le informazioni raccolte per migliorare le prestazioni e favorire la sua attività. Alcune metriche che i sistemi di CRM possono includere: Opportunità chiuse per ogni commerciale: crea dei filtri per visualizzare le offerte fatte da ogni rappresentante e quante sono state portate a chiusura. In questo modo monitori le entrate legate ad ogni commerciale, oltre a capire se e dove può incontrare dei problemi. Contatti affidati ad ogni commerciale con ultima data di contatto: crea una vista per ogni commerciale, per vedere quanti contatti sono a lui affidati e cerca di monitorare l’ultima data in cui gli ha inviato un’email, fissato una riunione e fatto una telefonata. Riesci a capire come è distribuito il portafoglio dei tuoi commerciali e con quali contatti stiano lavorando. Offerte aperte con fatturato stimato, per ogni membro del team: vedere quali offerte aperte ha ogni commerciale e quante entrate potenziali sono associate ad ognuna di queste (e a tutte, nel totale), ti permette di determinare in modo efficace a chi devi dare più risorse. Classifica delle vendite di fatturato divisa per commerciale: facendola sia per le previsioni che per i contratti chiusi, metterà i commerciali in una sana prospettiva di concorrenza, per tentare di dare una maggiore spinta motivazionale. 3) Esaminare le telefonate e le email loggate Non è possibile monitorare ogni telefonata che i commerciali fanno, così come risulterebbe inutile avere tutte le email inviate ad un contatto. Invece di obbligare il commerciale a caricare tutto, fai in modo che registrino solo i passaggi rilevanti. Quando mandano un’e-mail da Outlook o da Gsuite, abituali a caricare le email importanti all’interno del CRM (meglio se con un CRM che permette di farlo in automatico senza doverle ricopiare). Così come puoi dotarti di un software che permetta di tener traccia delle telefonate effettuate (e magari registrarle!). Tutto questo ti permette di andare a verificare come un agente fa il suo lavoro: si può desumere dalla lettura delle email o dall’ascoltare le telefonate. Nel caso non ti piaccia puoi intervenire per dargli dei suggerimenti. 4) Creare dei report del team Il fatturato aumenta utilizzando bene un CRM. Nucleus Research ha stimato che i team di vendita che usano un CRM fanno guadagnare alla società 8,71 $ per ogni dollaro speso. I tuoi commerciali meritano di vedere il valore monetario del loro duro lavoro. I rapporti delle offerte sono un ottimo modo per migliorare la pipeline sia del singolo agente che di tutta la squadra. Questi rapporti possono incidere informazioni sull’ipotesi di chiusura di un accordo, o quante offerte sono state chiuse in un determinato periodo di tempo. Un cruscotto pubblico del CRM visibile da tutti è il modo ottimale per vedere che succede nel reparto commerciale di un’azienda e per loro è motivo di confronto. Con HubSpot CRM puoi creare un’e-mail periodica con le metriche della dashboard sugli affari chiusi, per comparare con gli obiettivi personali e di squadra. 5) Creare dei percorsi automatici per i lead Condurre i lead lungo il Buyer's Journey è una parte importante delle operazioni commerciali. Assegnare i tuoi contatti e le aziende a membri differenti del team, garantirà a tutti i vostri clienti la ricezione di un'adeguata assistenza e a te la possibilità di distribuire le opportunità in modo omogeneo all’interno del team. Sovraccaricare un commerciale con molti lead significa che dedicherà meno tempo ad ogni prospect e ci saranno, di conseguenza, meno opportunità per gli altri membri della squadra, che si ritroveranno con troppo tempo libero. Puoi assegnare in automatico, partendo da dei filtri sulle caratteristiche, ogni lead ad un agente diverso. Un commerciale è particolarmente adatto a seguire le istituzioni educative? Filtra per settore. Ce nel sono alcuni di più skillati con le piccole aziende? Filtra per dimensione dell’azienda o fatturato. Trova i filtri più adatti al tuo team ed assegna i differenti lead in base alle caratteristiche di ogni account. 6) Assegnare task La capacità di delegare è un elemento chiave per un direttore commerciale. Prendendo troppe mansioni, sarai meno disponibile per i tuoi rappresentanti e potresti supportarli meno nelle attività di vendita. In un CRM è possibile creare le attività e assegnarle ad altri membri della squadra o a se stessi. L’impostazione dei promemoria per i follow up dopo un messaggio di posta elettronica o un meeting, aiuterà a gestire le attività del team e terrà traccia dei compiti eseguiti. Con un sistema più organizzato utilizzato da tutti, si libera il calendario e ci si può concentrare sulle attività quotidiane dedicate alla vendita. E tu che esperienze hai con il CRM? Ci fai sapere come ha cambiato il modo di lavorare del tuo team commerciale? Fonte: https://blog.hubspot.com/sales/time-saving-uses-crm
Cominci ad essere stanco dei fogli di Excel che stanno utilizzando i commerciali e che non sono mai integrati tra loro, non sempre aggiornati e condivisi solo occasionalmente? Non riesci più a sopportare che tutte le loro annotazioni, esperienze e knowhow relazione con il cliente si perda come lacrime nella pioggia e sia tutto nella loro testa, con qualche nota in Excel quando sei fortunato? Comincia a pensare di usare un CRM (finalmente!). E se ancora hai dei dubbi su cosa sia e come funzioni un CRM, puoi scoprirlo nel post Cos'è un CRM. Se sei a questo stadio ti consigliamo subito di scoprire cos’è il CRM di HubSpot e cominciare ad usarlo subito per la tua azienda - è gratis! Ma quando le aziende cominciano ad usare il CRM di Hubspot per organizzare le informazioni sui clienti e sui prospect, uno dei pesi più grandi e difficoltosi è portare tutte le informazioni precedenti all’interno di HubSpot. Questo significa pulire tutti i vecchi fogli di dati e ricreare gli stessi schemi all’interno di HubSpot. Come per ogni CRM, potrebbe richiedere un grosso sforzo capire quando e come affrontare questa importazioni con i giusti passaggi e con le risorse commisurate. Un esperto utilizzatore di HubSpot CRM, Pete Jakob, ha scritto una guida completa sull’argomento CRM di HubSpot e come usarlo al meglio (http://hubspotcrm.purplesalix.com/guide) ma tentiamo di riassumere i 5 passaggi che ti possono aiutare, nel modo migliore, a passare dalle liste in Excel ad un CRM veloce, intuitivo e che si alimenta grazie alle azioni dei commerciali e alle interazioni dei prospect. Passaggio vincente 1: Trova i tuoi dati. Se è la prima volta che usi un CRM, è molto probabile che tu abbia più di un foglio di Excel, dati di email esiste su LinkedIn. La raccomandazione di Pete è quella di disegnare uno schema di tutte le fonti di dati da cui dovrai approvvigionanti, prima di cominciare a fare qualsiasi cosa. In questo modo sarai sicuro di non perderti alcun dato. Poi trasferisci tutte le informazioni non digitali in un nuovo voglio di Excel, preparandoti ad importarlo su HubSpot. Passaggio vincente 2: Importa solo i dati rilevanti. Anche se la versione gratis di HubSpot CRM non ha limiti al numero di contatti, aziende e opportunità che si possono inserire, non significa che dovresti importare ogni cosa al suo interno. Gli utenti che lo usano al meglio, spiega Pete, importano e immagazzinano solo informazioni che sono direttamente relazionate con clienti e potenziali tali. Significa: concentrati sul tuo business e su quello che ti serve per vincere. Passaggio vincente 3: pulisci i tuoi dati. Ora che tutte le informazioni rilevanti sono all’interno di HusSpot, la raccomandazione di Pete è quella di… esportarli di nuovo tutti (sì, esatto, avete capito bene…). Potresti iniziare a pensare che vogliamo farti perdere tutti i benefici a cui puntavi quando li hai raccolti in un punto. Ma non dimenticare: abbiamo raccolto tutte le informazioni in un unico database relazionale, non li abbiamo puliti. Probabilmente hai importato tutti i dati da differenti fonti, ora, se li esporti hai due database consolidati, i contatti e le aziende. Il passo successivo potrebbe essere un po’ frustrante per quelli che non sono pratico con una funzione come VLOOKUP. Pete ci ha reso semplici le cose con questi passaggi (anche a pagina 22 della guida) Usa VLOOKUP per condividere le informazioni sul settore, dipendenti e fatturato tra Aziende e Contatti. Preparazione Esporta e scarica tutti i Contatti / tutte le proprietà, copiali in una foglio “Contacts” nel tuo file di Excel, Esporta e scarica tutte le Aziende / tutte le proprietà, copiale in un foglio “Companies” nel tuo file di Excel Foglio “Companies” Cancella tutte le colonne che non sono: Nome, settore, numero di dipendenti, contatti, nazione (o provincia), fatturato e dominio dell’azienda. Assicurati che il Nome dell’azienda sia la prima colonna Organizza i record in ordine alfabetico sul nome dell’azienda per rimuovere tutte le righe bianche Annota il numeri di riga dell’ultima riga (per la formula VLOOKUP) Foglio “Contacts” Crea una colonna alla fine della riga 3 chiama “Settore (dalla vista Aziende)” Nella secondo riga di “Settore (dalla vista Company)”inserisci la formula “=VLOOKUP(CP2’Companies - All Companies’!$A$1:$G$1245,2))” [Argomenti: cella da prendere, ordine dei nomi/settori, colonna # da copiare]. CP” è l’equivalente di NAME. Una volta che questa formula funziona come dovrebbe, copia ed incolla in tutte le righe di quella colonna Ripeti questi casi per numero di dipendenti, nazione (o provincia), fatturati annuo (non peri contatti associati o il dominio aziendali) Verifica che i risultati siano corretti Crea il foglio dove importare Crea il foglio di lavoro “Foglio finale per importazione” Selezione le colonne da importare dal foglio Contatti. Questa includere l’email (per permettere il catch) e ogni colonna che hai creato usando il processo di VLOOKUP Copia usando “Copia ed incolla Speciale” (selezionando di copiare i valori) sul Foglio finale per importazione”- email, settore (dalla vista Company), Numero di impiegati (dalla vista Company), Nazione (dalla vista Company), fatturato annuo (dalla vista Company) Importa all’interno di HubSpot CRM Salva questo foglio come un file CSV Crea una nuova proprietà “Settore (dalla vista Company). Ripeti il processo per ognuno dei campi che vuoi importare Mappa ”email” e ogni nuovo campo che vuoi importante. Seleziona di ignorare tutte le altre proprietà nel processo di importazione Importa all’interno di HubSpot CRM i contatti Verifica se i risultati sono corretti Passaggio vincente 4: pulisci i tuoi dati duplicati HubSpot crea duplicati basandosi sull’email (due differenti email saranno trattati come due differenti contatti, anche se hanno lo stesso nome). Nonostante ciò potresti volere cancellare i duplicati per rendere la tua vita più semplice, per esempio per non mandare la stessa email alla stessa persone due volte. Anche qua la guida di Pete ci viene in supporto. Concatena il nome e il cognome Carica i contatti esportati da HubSpot in un foglio di Excel. Ordinali prima per “Last Name” e poi per “First Name” Inserisci una colonna immediatamente dopo “Last Name” e chiamala “Full Name” Nella prima riga di questa colonna crea la formula con questo formato: =CONCATENATE(A2,” “,B2).Questo unirà il nome e il cognome in un unico campo con uno spazio t i due. Copia la formula su tutte le righe. Identifica i Duplicati Seleziona l’intera colonna “Full name” Dal menù Formato, scegli “Formattazione condizionale…”, poi “Selezione Corrente” e, nello Stile, seleziona “Classico”. A quel punto seleziona “Formatta solo valori unici o duplicati” A questo punto vedi in rosso solo le celle con i valori duplicati Pulisci e reimporta A questo punto si possono. Avere differenti approcci. Naturalmente puoi sceglier dei unire i dati tra i due contatti manualmente, o cancellare i contatti con l’email meno significativa, uno per uno Un altro approccio (il preferito di Pete) è quello che creare una nuova colonna/proprietà chiamata “Duplicate Management” e inserire su questa 3 valori selezionati (una checklist) “Duplicate contact - Primary email”, “Duplicate Contact - Secondary Email” e “Not Duplicate Contact”. In questo modo, quando importi di nuovo i contatti in HubSpot, hai una nuova proprietà per gestire questa informazione. Ovviamente sul CRM di HubSpot è possibile fare il “merge” ra due contatti, ma l’ultimo consiglio ti permette di manette più informazioni all’interno del CRM. Passaggio vincente 5: Segmenta velocemente i tuoi dati Il potente strumento di HuBspot CRM “Custom Views” permette di filtrare velocemente il tuo database nelle viste che sono più comode, per accedere successivamente a queste informazioni con un click. Per esempio, ora che i dati sono correttamente immagazzinati all’interno del CRM, potresti oltre inviare un’email di prospezione. Se vuoi evitare di inviare l’email a qualcuno dei tuoi contatti, magari quelli che hanno l’email personale e non quella di lavoro, potresti fare così: Clicca su “Add Filter” sulla barra a sinistra della pagina Contatti del CRM Cerca la proprietà “email” e cliccaci sopra. Seleziona l’opzione “does not contain” e inserisci la lista dei più comuni Domain “liberi” in circolazione (ad esempio gmail, libero, yahoo…)
Il tuo business sta crescendo e diventa sempre più frustrante gestire il flusso delle informazioni commerciali con fogli di Excel? Sai che hai bisogno di un CRM ma ce ne sono centinaia con centinaia di opzioni disponibili. Come puoi decidere qual è il migliore per la tua azienda? Questa guida ti accompagnerà alla valutazione del CRM, dove esattamente può aiutarti nel tuo business e come capire quali sono le funzioni delle quali non puoi fare a meno. Non perdere tempo a provare decine di software, senza sapere neppure cosa possono portati, ma prova a seguire la nostra guida. 1. Che cos'è un CRM CRM, o Customer Relationship Management, è una strategia utilizzata dalle aziende per tenere traccia delle relazioni con i cliente dal pre al post vendita. Un sistema CRM è un software che archivia informazioni sulle interazioni con clienti e prospect da parte degli impiegati. I punti di contatto tra il marketing e e il commerciale (inclusi email, telefonate, scaricamenti dal sito web, interazioni sui canali social...) sono tracciati, dando modo agli impiegati di avere una scheda dettagliata ed aggiornata sulle interazioni avvenuto con il prospect o con il cliente. 2. Quali sono i benefici di un CRM Il primo e più evidente vantaggio dell'utilizzo di un sistema CRM sta nell'avere un database centrale con tutte le informazioni sui clienti. Il bene più prezioso di un'azienda è il suo database clienti. Ci sono molte aziende che tengono questi dati - sui prospect, sui clienti, sui contatti commerciali - in posti divisi, senza raggrupparli in un solo sistema. Spesso sono tutti nella testa dell'amministratore, nelle email di posta elettronica di un rappresentante, negli hard disk di un commercialista o in un foglio di calcolo condiviso. Con la crescita di un'azienda, diventa sempre più difficile per chi fa il commerciale accedere alle informazioni sulle interazioni storiche avvenute tra un prospect e l'azienda. Diventa a volte molto difficile capire chi è stato l'ultimo a parlare con quel potenziale cliente e sapere che si sono detti. Risulta quasi impossibile capire le valutazioni commerciali di chi ha gestito precedentemente il contatto o i motivi che stanno dietro alla mancata accettazione di un preventivo. Anche perché non è compito del dipartimento commerciale archiviare quelle informazioni; il compito dei commerciali - e il loro scopo - è solo uno: vendere. I fogli di calcolo condivisi funzionano solo per un po'. Mano a mano che la squadra cresce, diventa sempre più difficile da gestire in modo funzionale: i commerciali cominciano a dimenticarsi di aggiornare con l'ultima telefonata, aggiungere un messaggio di posta elettronica e, nella disincronia totale, il lavoro diventa inutile, perché non riesce a supportare le decisioni operative immediate né, tantomeno, aiuta la costruzione di una visione organica e strategica sulla situazione generale. Come si traduce la minor organizzazione, l'aumento della confusione e la difficoltà di conoscere le cose? In minori offerte chiuse. I sistemi CRM sono sviluppati per risolvere questi problemi. Attraverso l'organizzazione di tutte le informazioni attorno al lead, tenute in un unico luogo, oltre all'automazione dell'inserimento delle email inviate o delle telefonate effettuate, si rende facile la vita a chi deve prendere in mano un prospect e a chi deve capire come sta lavorando il dipartimento commerciale. Questa è come si presenta il cruscotto di un CRM con le informazioni sulle previsioni, gli stadi di vendita e le offerte chiuse. I 5 maggiori benefici di un sistema CRM La gestione dei dati del cliente. Attraverso l'organizzazione di tutte le informazioni sui lead e sui clienti in un solo posto e automatizzando l'inserimento delle nuove informazioni, i software CRM rendono facile seguire i processi di vendita senza intoppi. Reportistica sulle vendite. Un CRM tiene traccia dei preventivi andati a buon fine, delle quantità di email inviate, delle telefonate effettuate, degli incontri fissati, delle opportunità create e delle offerte chiuse. Previsione di vendite accurate. Smetti di fare affidamento su formule complicate scritte magari sul retro di un tovagliolo di carta. Un sistema CRM genera un imbuto facile da capire, che rende più facile capire come si stanno muovendo i lead su questo funnel. Segmentazione dei clienti Segmentando i prospect con parametri come la loro posizione, la dimensione dell'affare di cui si tratta o la data di chiusura prevista, è possibile identificare in che zone si sta vendendo meglio o capire il prezzo medio con il quale si sta uscendo. Scalabilità del processo di vendita Un processo di vendita ripetibile è la chiave per testare nuovi percorsi e massimizzare i rendimenti. Dai dati e dalle informazioni organizzate in modo organico e strutturato, si possono desumere i comportamenti o le tendenze comportamentali efficaci ed inefficaci. Capire cosa funziona o cosa no sta alla base del successo e della crescita della propria squadra. 3. Come posso sapere se la mia azienda ha bisogno di un CRM? Qualsiasi azienda che vuole mantenere un rapporto con i propri clienti potrà beneficiare dell'utilizzo di un sistema CRM. I due tipi di aziende che hanno il maggior beneficio sono: a) le aziende B2B che gestiscono i lead attraverso un lungo e segmentato ciclo di vendita (nel caso dell'industri che vende commesse di alto valore o con continuità, dando un valore negli acquisti continuativi dopo la chiusura del primo preventivo) o che gestiscono servizi di consulenza (come, ad esempio, società di servizi o di gestione del personale); b) aziende cosiddette B2C (come agenti immobili, servizi finanziari...) Ovviamente ci sono un sacco di altre aziende che non ricadono in questi due macrogruppi ma che potrebbero comunque beneficiare dell'utilizzo de un sistema CRM. Quello che ti devi chiedere quando stai valutando e sta cercando di capire se hai bisogno di un CRM è: Ho bisogno di registrare le informazioni sui prospect e i clienti? (Ad esempio, chi l'ha chiamato per ultimo, i bisogni che ci ha esposto, i preventivi mandati e se li ha accettati...). Possono queste informazioni stare in posti differenti e non essere messe in relazione tra di loro? Sta diventando difficile gestire tutte le mie informazioni commerciali e relazionali? I clienti interagiscono spesso e regolarmente con differenti membri del mio team commerciale o di produzione? Ho bisogno di un sistema migliore per migliorare la produttività del mio team commerciale e la comunicazione interna tra team? La mia squadra viene rallentata dal continuo saltare in posti diversi alla ricerca delle informazioni sui lead? (ammesso che le trovino) Se la tua risposta è Sì a tutte queste domande, hai sicuramente bisogno di valutare l'adozione di un sistema CRM: potrebbe aiutarti a lasciar da parte frustrazioni e salvarti dai futuri mal di testa. 4. Qual è il ROI di un CRM? Ci sono molti CRM tra cui scegliere e molti appaiono davvero simili tra di loro. Il fulcro della questione è decidere quale sistema ci potrebbe portare il massimo valore aggiunto. Un errore comune a molti sistemi CRM è che sono goffi, complicati e difficili da implementare. Ma i sistemi CRM moderni non hanno bisogno di un difficile setup e manutenzione come accadeva fino a qualche anno fa. Sono rapidi da adottare e molto intuitivi da usare, portando molte attività di amministrazione fuori dalla portata dell'utente, permettendo di essere installati in pochi minuti. Josh Harcus, fondatore dell'azienda di marketing Hüify, ha adottato HubSpot CRM, creando un processo di vendita documentato: In 12 mesi abbiamo aumento il nostro fatturato di 6 volte!. Dopo l'azione del CRM sono riusci a ridurre il loro processo di vendita da 9 mesi a 4 settimane. Uno studio condotto da uno studente del MIT, ha dimostrato che il 79% dei clienti di Hubspot che utilizzano il software per la gestione del marketing, delle vendite e il CRM, ha visto un aumento dei ricavi di vendita già nel primo anno. Proviamo a pensare a dati concreti: il commerciale medio costa 50.000 € l'anno e trascorre 2 ore al giorno per inserimento manuale dei dati. Ipotizzando 20 giorni al mese di lavoro, ecco che un team di 10 commerciali impiegherà 400 ore al mese per l'immissione dei dati. Che si traduce in circa 10.000 € al mese di costo del tempo del team commerciale solo per l'immissione manuale dai dati. Provando ad immaginarla in modo operativo, ogni due ore vengono impiegati 30 minuti per l'inserimento manuale dei dati. Questa è una perdita di produttività, perchè il tempo passato ad inserire dati non è tempo dedicato alla vendita. Oltre al tempo di messa a fuoco che è necessario quando si passa da un lavoro all'altro. Secondo una ricerca svolta dall'Università della California (PDF) ci voglio 23 minuti per tornare pienamente operativi, quando si passa da un lavoro all'altro. La buona notizia per te? Che molti CRM moderni, di quelli che fanno bene le cose,sono gratuiti! 5. Come posso scegliere quale CRM è il migliore per la mia azienda? Ci sono molti CRM tra i quali scegliere e molti sembrano simili gli uni agli altri. Ora proviamo a guidarvi nella scelta degli elementi ai quali dovreste dare valore. Il più grande errore che commettono molti acquirenti di CRM, che si avvicinano allo strumento per la prima volta, è quello di valutare il software prima di aver definito quali sono gli obiettivi dell'azienda che vuole adottare il CRM. Focalizzandoti sul software, ti trovi a fare un reverse engineering, stabilendo i tuoi bisogni a seconda di quelle che sono le caratteristiche dello strumento offerto, anziché concentrarti sugli elementi che potrebbero portare vantaggio al tuo business. Per esempio, il fatto che ci sia un'app mobile è sicuramente un'ottima caratteristica, ma se poi il tuo tema commerciale lavora sopratutto dall'ufficio, non è una caratteristica determinante. Prima di scegliere un software CRM, poniti queste domande: Perché sto investendo in un CRM? Quali sfide di business dovrebbe aiutarmi a risolvere? Quali processi ci mancano, che dobbiamo implementare? Quante persone mi aspetto che utilizzino il CRM? Quante e quali informazioni sui clienti abbiamo? Con quali altri software dovrebbe integrarsi il CRM? Che budget devo investire per l'inserimento del CRM nella mia struttura? Come sostiene SoftwareAdvice.com, le piccole aziende che si acquistano un CRM per la prima volta, tendono a sovrastimare il livello delle funzioni di cui hanno bisogno. L'utilizzo poi di un sistema eccessivamente robusto significa che bisogna investire di più nella configurazione e nella personalizzazione, che diventa uno spreco se per le vostre esigenze basta un CRM con meno funzioni. Risulta molto più semplice e meno dispendioso iniziare con un CRM semplice e passare successivamente, se necessario, ad un sistema più complesso. Un punto che preoccupa molti è quello che riguarda la salvaguardia dei dati: hanno paura di perdere i dati che hanno sui loro clienti, nel momento in cui adottano un CRM. Ma è più facile che mai importare i loro dati, da un foglio Excel, all'interno di un moderno CRM. Se davvero le soluzioni che stai valutando ti sembrano troppo simili, potresti: Contattare il fornitore e rivedere l'elenco delle funzioni con un rappresentante. Leggere recensioni dei prodotti e chiedere ad altri con aziende simili alla tua che sistema usano. Confrontare i prezzi e concentrarti sulle funzioni che sono per te necessarie. Scegli il software che ti sembra migliore per la tua situazione vai diretto con la decisione. L'indecisione e i ritardi ti costeranno un sacco di tempo e denaro. 6. Le migliori caratteristiche di un CRM per la piccola e media azienda. Le funzioni basilari ed essenziali di un sistema CRM dovrebbero includere: Gestione dei contatti. Un sistema CRM fornisce un database sulle quali effettuare ricerche per archiviare le informazioni e i documenti importanti dei clienti e dei prospect. Gestione di un processo di vendita e le previsioni sulle vendite. Il vostro CRM dovrebbe rendere più facile la visualizzazione dell'intera pipeline di vendita, così come rendere semplice lo spostamento di un'opportunità da uno stadio all'altro. Niente più esercizi mentali per capire come si sta muovendo il mese. Repostistica ed analisi. I responsabili commerciali possono utilizzare il proprio CRM per tenere traccia delle attività della squadra, della crescita delle entrate e per guidare il tema con delle decisioni basate sui numeri. Processo di normalizzazione. Il CRM aiuta a standardizzare i processi di business unificando le liste delle attività individuali, calendari, alert e modelli email. Altre funzioni che un sistema CRM potrebbe includere: Integrazione con l'email. Un CRM si integra con il client di posta e può automaticamente loggare lemail all'interno della scheda del cliente o del prospect. Questa integrazione eliminare una buona parte dell'immissione manuale di dati e sarà una delle leve che spingerà la forza commerciale ad utilizzare il CRM. Monitoraggio delle email. Con il monitoraggio delle email, i vostri venditori sapranno sempre, ogni volta che la loro email viene aperta, se un link all'interno della loro email viene aperta o se un documento è stato consultato. Questo da informazioni e materiale per il successivo follow-up. Le registrazione delle telefonate. Chiamare un prospect direttamente dal CRM per risparmiare tempo e registrare l'interazione per poter far conoscere al resto del team che dovrà gestire il cliente l'interazione avvenuta. Un indubbio vantaggio no? Anche per il manager che deve verificare l'operato dei venditori. Monitoraggio delle interazioni. Un CRM può semplificare la vita al rappresentante, tenendo traccia e presentando automaticamente le informazioni sui punti di contatto (email, telefonate, messaggi sui social) o le visite al sito web, permettendoti di scoprire quali sono le interazioni rilevanti. Integrazione software. Che software stai già usando? Un CRM che è in grado di integrarsi con i sistemi esistenti, ridurrà al minimo il tempo che i commerciali trascorrono passando tra le varie applicazioni e garantirà notevoli vantaggi. Arricchimento e raccolta delle informazioni. Il CRM porterà maggiori compiti per la tua squadra o la libererà, occupandosi di raccogliere informazioni dai form e da altre punti di contatto con i prospect e i clienti? Classifiche. Alcuni CRM creano competizione nella squadra, permettendo di visualizzare i livelli di attività dei vari rivenditori. CRM Mobile. Un'app mobile per il CRM è utile per la vostra squadra? Sono spesso in viaggio o sono commerciali da scrivania? 7. Siti di recensioni che ti aiutano a scegliere il giusto CRM gratis I primi step per implementare in modo proficuo e senza intoppi il CRM sono: - Migrare i dati attuali (anche qualora fossero all'interno di fogli di calcolo) - Importare i contatti dai database correnti o dai fogli di calcolo - Portare tutto il team di vendita all'interno del CRM - Capire come filtrare i contatti per lavorare solo sui lead qualificati E... buona fortuna! Fonte: https://blog.hubspot.com/sales/crm-software-evaluation-guide
Un buon CRM a servizio del reparto commerciale è un utile strumento per raccogliere dati, archiviare comunicazioni, impostare attività e monitorare gli stadi delle trattative. Tante funzionalità al servizio del venditore per favorire le relazioni e le comunicazioni con i clienti e i potenziali clienti. Una delle regole d’oro da seguire quando si interagisce via email è la personalizzazione dei messaggi, in termini di contenuti e di riferimenti. In particolare, le email con contenuti commerciali e informativi, sono molto più efficaci quando chi l’ha invia dimostra attenzione a chi le andrà a ricevere. Dal semplice riferimento al nome del destinatario alla selezione di contenuto di interesse. Chi si occupa di vendite potrebbe obiettare che qui si sta parlando di attività di marketing che si possono schedulare e pianificare a tavolino, mentre il commerciale deve rispondere e inviare email che non hanno una pianificazione e che non rispondono ad uno schema prestabilito. Ma è davvero così? C’è la sensazione di passare ore e ore a corrispondere per email. Infatti, chi lavora occupa almeno un terzo del suo tempo a leggere e rispondere ad email. Quante di queste email e quanta parte del messaggio possono essere rese standard? Come impostare una sequenza di messaggi e ottimizzarne l'invio? Pensiamo alla nostra attività: ci è mai capitato di aprire un vecchio messaggio di posta, copiare il testo, incollarlo in una nuova email e, dopo qualche piccola modifica, inviarlo a qualcun altro? Fatto, vero? Certamente, si risparmia tempo! E in quante occasioni vi siete poi accorti di non aver cambiato un elemento, magari il nome del destinatario? Succede. Ora, la soluzione per risparmiare tempo ed evitare ingenui errori c’è: si chiamo email template, o modelli di email. I template permettono di ridurre il tempo necessario a compilare alcuni tipi di email. Non serve ricordarsi o andare in cerca di come avevamo espresso alcuni concetti in precedenti email. Si crea il modello, si carica con pochi click dal programma di posta elettronica e, se il software scelto lo permette, si aggiungono i token di personalizzazione per inserire automaticamente alcuni dati del destinatario presenti nel CRM. Può sembrare banale, un piccolo risparmio di tempo per un messaggio, ma moltiplicati per enne messaggi, ne può davvero valere la pena. Crea uno schema di comunicazione Ogni organizzazione, poiché le attività che svolge ha le proprie connotazioni, può crearsi il proprio set di messaggi che, a livello di marketing e commerciale, si trova a spedire con più frequenza. La cosa importante da tenere a mente, è che ogni messaggio è un’occasione di scambio di informazioni di valore. Pianificare un template permette di non dimenticarsene e di agevolare l’invio di messaggi “di servizio” nonché di aggiungere altri contenuti di valore. Ad esempio, una mail che conferma un appuntamento può contenere un link ad un articolo del blog, ad un documento da scaricare, in linea con gli interessi dimostrati dalla persona che andremo ad incontrare. Alcuni messaggi che si possono standardizzare sono, dal punto di vista commerciale, di diverso tipo e rientrano generalmente in queste categorie: Email a freddo Sono quei messaggi che inviamo a chi non conosce ancora la nostra azienda nel tentativo di instaurare un contatto. Non si tratta della generica email di “presentazione” ma contengono riferimenti a conoscenze comuni (persone o aziende) o argomenti specifici legati all’azienda a cui ci si rivolge nel tentativo di ottenere un contatto. Queste mail rientrano tra le attività di outbound marketing. Follow-up Sono tutte quelle email che vengono inviate a seguito di determinate attività commerciali. Possono essere sia mail di cortesia, come ad esempio di conferma schedulazione appuntamento o di ringraziamento dopo un incontro, che di aggiornamento dello stato della trattativa qualche giorno dopo o di contatto dopo un periodo di tempo. Chiusura Email che offrono un ultimo contatto o la richiesta di conferma chiusura della trattativa (con esito negativo). Si utilizzano per capire se davvero non c’è interesse del cliente o potenziale cliente a proseguire oppure se serve più tempo. Inbound lead Un inboung lead è un contatto che si inserisce automaticamente nel nostro CRM in seguito ad attività di lead generation sul sito web o blog. Dal punto di vista commerciale, si possono inviare email di introduzione con suggerimenti in linea con il materiale scaricato, le pagine visitate con lo scopo di instaurare un rapporto, dare un riferimento di una persona che si può contattare direttamente, non vendere. Ottimizza l'invio dell'email con un CRM La creazione dei template serve soprattutto a dare un metodo al contatto via mail con i clienti o i potenziali clienti. Il fatto di creare modelli standard non deve far pensare ad un invio massivo ad una lista di contatti di messaggi tutti uguali. Significa ideare uno schema di comunicazione con tempi precisi e argomenti che si possono adattare ad ogni occasione. Ciò che rende il concetto di organizzazione dei template uno strumento efficace a servizio del commerciale è lo strumento che lo rende possibile in fase operativa. Un commerciale potrebbe avere una cartella con tutti i documenti contenenti il testo base, suddivisi per argomenti e tipo di messaggio. Copia e incolla, aggiunta personalizzazione e invio. È un buon inizio…. Ma c’è di meglio: alcuni CRM infatti offrono l’opzione di inviare email che si interfacciano con i dati archiviati per aggiungere elementi di personalizzazione, i cosiddetti token. I più frequenti sono il nome della persona, il nome dell’azienda, e tutti gli altri dati “anagrafici” inseriti nella scheda di contatto o i dati storici (articoli acquistati, numeri d’ordine ecc.). Su alcuni CRM, come HubSpot Sales CRM, si possono creare veri e propri template da richiamare con un clic in fase di creazione dell’email. Si carica in automatico il contenuto e i token di personalizzazione sono già sincronizzati. Si personalizza il commento, si aggiungono altri collegamenti utili, come il link per scaricare documenti da un archivio condivisibile invece di inviarli in allegato, o la schedulazione di appuntamenti in calendario…. Il bello di questi programmi è che offrono dei plug-in che si integrano a Gmail e Outlook, così da poter utilizzare i template e gli altri tool del CRM direttamente dal proprio servizio di posta elettronica. Se state guardando ad un CRM per organizzare le attività commerciali, guardate ache alle possibilità che offrono in termini di gestione email e altri tool produttivi, non solo di archiviazione dati. Pensare ai template richiederà sicuramente tempo. Ma una volta che ci si abitua ad utilizzare lo strumento, il flusso di comunicazione sarà più facile da gestire e si potrà dedicare magari più tempo a cercare e condividere materiale di interesse che stimoli la conversazione invece che digitare messaggi o cercare riferimenti e documenti in più luoghi.
Investire in uno strumento di gestione delle relazioni con i clienti (Customer Relationship Management) è essenziale per la tua azienda. Là fuori è una jungla, il mondo degli affari è competitivo, molto competitivo, e ti serve un modo per riuscire a identificare i tuoi potenziali clienti (prospect), aumentare la tua produttività commerciale e mantenere le conoscenze interne, acquisite nel tempo, quando un dipendente lascia l’azienda. Questi sono obiettivi importati da perseguire, ma non significa che ora devi uscire e acquistare il primo strumento che trovi. Devi valutare le opzioni, capire di cosa hai davvero bisogno in una piattaforma, e decidere come implementare il software nelle tue attività e processi attuali. Un CRM (Customer Relationship Management) dovrebbe far risparmiare tempo ai tuoi dipendenti, renderli più produttivi e fornirti i dati necessari per aiutarti a gestire il tuo business in maniera più efficace. Se stai considerando di scegliere un CRM, quindi investire tempo e denaro, poniti queste 5 domande: 1) Quali sono i miei obiettivi? Prima di investire in un CRM, devi determinare i tuoi obiettivi. Un CRM non sarà efficace se lo usi semplicemente per registrare i dati. Per essere esatti, devi usare le informazioni che raccogli per migliorare il tuo business. Considera queste domande mentre pensi al modo in cui userai un CRM: Vuoi che la tua squadra sia più efficiente e organizzata? Lo usi per prevenire una perdita di informazioni quando un membro della squadra lascia l’azienda? Vuoi fornire un miglior servizio ai clienti? Il marketing è in grado di creare campagne più mirate usando le informazioni raccolte? Ti serve per capire meglio il percorso dei contatti, i tassi di chiusura, il ciclo di vendita e altre informazioni chiave che possono farti puntare a clienti più redditizi? Con queste informazioni, puoi definire i tuoi obiettivi a breve e lungo termine e analizzare meglio le opzioni per un software. 2) Quanto tempo serve per implementare un CRM? La risposta a questa domanda può variare in base all’azienda. I sistemi CRM personalizzati hanno bisogno di circa un anno per essere implementati e integrarsi con gli altri strumenti utilizzati. Altri, principalmente le piattaforme SaaS, puoi configurarli in meno di 10 minuti. La durata dipende dalla grandezza dell’azienda, dal numero degli utenti, se necessiti di integrazioni personalizzate, dove sono posizionati i tuoi dati e le informazioni attuali e quanto facile sarà importarlo. Se il processo di vendita e il servizio clienti è relativamente semplice, allora dovresti essere operativo velocemente. Tuttavia, la tua principale priorità dovrebbe essere quella di implementare un sistema che soddisfi i tuoi obiettivi. 3) Si integra con gli strumenti che uso attualmente? Un CRM dovrebbe renderti il lavoro più semplice, non più complicato, così considera quali strumenti utilizzi attualmente e se vuoi che questi comunichino con il tuo CRM. Se ti basi su una piattaforma di marketing automation, l’integrazione con il CRM ne è la chiave, perché puoi migliorare la collaborazione tra marketing e commerciale e vedere un completo scenario di potenziali clienti e clienti con l’unione di questi due strumenti. Ad esempio, il CRM di HubSpot si sincronizza con la piattaforma di Marketing Automation. Se cerchi sulle piattaforme social media o utilizzi le informazioni per rendere note conversazioni commerciale, vorrai cercare uno strumento che includa questi dettagli. Se la piattaforma riesce automaticamente a inserire le informazioni nel CRM, è ancora meglio. Non c’è niente di peggio che copiare e incollare URL dopo URL. 4) Che informazioni devo raccogliere per trovare dati utili? In base ai tuoi obiettivi, vorrai determinare quali report hanno maggior importanza per il tuo business. Evidenziando queste priorità prima di investire in un CRM, potrai determinare se la piattaforma fornisce la giusta personalizzazione per il tuo utilizzo. Considera queste domande: Vuoi controllare mensilmente le previsioni di ogni addetto commerciale? Ti servono diverse panoramiche per i diversi ruoli in azienda? Ti servono report per il tuo funnel di vendita attuale? Il tuo ciclo di vendita è unico? Hai bisogno di personalizzare gli stadi di una offerta/trattativa? Ti serve creare autonomamente caratteristiche personalizzate? Che filtri saranno considerati di valore? Definendo in anticipo queste informazioni, sarà più facile valutare piattaforme simili e fare domande mirate agli addetti vendite. 5) È facile da utilizzare? Come posso motivare il mio staff a usare un CRM? Non tutte le aziende hanno bisogno di una piattaforma complicata, colma di funzionalità per gestire le relazioni con i clienti e il loro ciclo di vendita. E, la semplicità di utilizzo giocherà a tuo favore quando il tuo team inizierà davvero a utilizzarlo. Ricorda: un CRM funziona solo se le persone utilizzano la piattaforma, il che significa che devono sia inserire i dati sia ricavare le informazioni dal programma. E l’investimento economico ne varrà la pena se davvero snellirà i processi di business, portando a ottenre più clienti, più vendite di up-sell e preventivi più elevati. L'esperienza degli utenti finali che ne faranno uso dovrebbe essere intuitiva. Pensa un attimo all’inserimento dei dati: se il tuo staff inizia a passare il 25% del loro tempo a insere dati, hai un grosso problema. Un CRM evoluto dovrebbe connettersi al tuo account email, poter registrare le chiamate, e inserire i dati dai social media. Se integri il tuo CRM con una piattaforma di marketing automation sarà in grado anche di inserire le informazioni su come si muove un potenziale cliente attraverso il tuo sito o come interagisce con i tuoi contenuti. Tutto questo ti fornisce un’idea precisa in cosa è davvero interessata una persona. Se decidi di testare un CRM nella tua azienda, hai bisogno di scegliere quello giusto, fare in modo che i responsabili chiedano di usarlo, e che le persone siano in grado di cambiare i vecchi metodi, come cercare le informazioni di un'offerta in corso in una delle tante cartelle sul loro desktop o continuare ad utilizzare Excel. Serve un bel cambiamento da parte dell’azienda per chiunque abbia a che fare direttamente con i clienti. Concludendo, un CRM non è solo uno strumento. Sta a te usarlo nel modo giusto per migliorare le relazioni con i tuoi clienti. Articolo originale: http://blog.hubspot.com/sales/5-questions-to-ask-yourself-before-you-invest-in-a-crm#sm.00013ko4ksy0seiltnf2lvxgn2axg
