Come scrivere una proposta commerciale? Ammettiamolo: non c'è niente di divertente o sexy nelle proposte di vendita. Per quanto tu applichi la metodologia inbound sales e il processo di vendita consultivo, alla fine, però, qui bisogna arrivare.
Hai un’opportunità e sei ansioso di chiudere l'affare.
Ma prima che il tuo potenziale cliente firmi sulla linea tratteggiata, devi fornire loro i documenti giusti per farlo firmare quanto prima e per poter procedere verso la definizione di un contratto.
Un sacco di venditori lasciano cadere la palla quando si tratta di preventivo, trattandoli come nient'altro che un ostacolo amministrativo da superare per perseguire l'accordo. Questo ti dà l'opportunità di distinguerti e differenziarti - se sei disposto a dedicare del tempo a scrivere una grande proposta commerciale.
Una proposta commerciale è un documento che delinea chi sei, cosa offri, che risultati stimi di portare a casa e e quanto costerà al cliente. Le proposte di acquisto non sono utilizzate in ogni decisione di acquisto, ma più spesso per processi di vendita complessi o per grandi organizzazioni con protocolli interni ben definiti.
Prima di gettarti a capofitto nella redazione di quella che sembra una grande proposta commerciale, voglio sottolineare che ci sono alcune circostanze in cui le proposte di vendita non sono necessarie (anche se, magari, appropriate). Poniti le seguenti domande prima di iniziare a scrivere:
Il cliente è seriamente intenzionato a portare avanti il progetto?
Solo i prospect seri dovrebbero ottenere proposte commerciali. Se hai di fronte qualcuno nelle prime fasi dell’esplorazione, risparmia i tuoi sforzi fino a quando non sono più in fondo alla pipeline / funnel di vendita.
Il tuo potenziale cliente è davvero alla ricerca di una soluzione come la tua? Ha davvero il budget? Il tempo risparmiato non scrivendo proposte per prospect inadeguati è tempo che può essere speso alla ricerca di compratori migliori.
Un sacco di venditori hanno paura di parlare di dettagli troppo presto, temendo che così facendo si uccida l'eccitazione dell'affare. Ma perché dovresti investire energie nella stesura di una proposta se non sei sicuro che l'ambito e il budget che includerai corrisponderanno alle aspettative del tuo cliente? Fai prima le conversazioni difficili, così perdi meno tempo su persone alle quali non venderai mai nulla.
A volte, non puoi evitare di inviare una proposta, anche se i criteri sopra riportati non sono stati soddisfatti. In questi casi, non c'è molto che puoi fare oltre che metterti al lavoro.
Non dare per scontato di doverti reinventare la ruota ogni volta. Mentre la tua proposta deve essere personalizzata per il potenziale cliente al quale la stai proponendo, puoi comunque sviluppare un modello di base (o una serie di modelli di base) che sistemi in base alle esigenze di ogni potenziale cliente.
Una buona proposta di vendita non dovrebbe mai essere una sorpresa. Invece, dovrebbe sembrare il prossimo passo logico nelle conversazioni che hai sostenuto con il tuo potenziale cliente e il naturale proseguo del rapporto che hai costruito.
Assicurati di aver risposto a tutte le domande elencate qui sotto prima di iniziare a lavorare sulla proposta di vendita:
Sì, le proposte devono trasmettere le specifiche dell'accordo, prodotti e prezzi proposti. Ma dovrebbero anche mostrare quali saranno i risultati che il potenziale cliente sta cercando, quindi assicurati di comprendere le debolezze e come puoi aiutare a superarle, prima di iniziare a scrivere una proposta.
Se non conosci il loro budget, non scrivere la proposta commerciale. Squalifica i potenziali clienti che non hanno budget, insistendo per capirlo prima di inviare il preventivo di massima.
Perché il tuo lavoro è così importante per il cliente? Che raggiungerà acquistando il tuo prodotto/servizio? Le vendite non riguardano il venditore. Riguarda i problemi che puoi risolvere per il cliente o le opportunità che puoi aiutare a conseguire.
Quali sono le loro aspettative in termini di tempistiche e risultati? Assicurati di poter realisticamente soddisfare queste aspettative prima inserirle nella tua proposta.
Individua gli stakeholder chiave non solo per sapere a chi consegnare la tua proposta, ma anche per rispondere ai loro bisogni e soddisfare le loro esigenze individuali nel tuo documento.
I seguenti suggerimenti non sono incisioni scalfite nella pietra all’origine dei tempi, paragonabili ad una legge universale. Andrebbero presi, per l’appunto, come dei suggerimenti, un punto di partenza per poi trovare la tua strada personale all redazione della proposta commerciale migliore possibile.
Pensi che la tua proposta sia pronta per essere inviata? Frena il tuo entusiasmo: ci sono ancora alcuni controlli che devi fare prima di inviarla
Non rischiare di perdere un nuovo business per degli errori che possono essere facilmente individuati e modificati: copia la tua proposta su Microsoft Word ed esegui un controllo ortografico per “pulire” il documento meglio che puoi. Fallo rileggere da un collega che non è stato implicato nella stesura. Poi rileggilo.
E, se necessario, hai completato tutte le sezioni come richiesto da loro procedura interna? Voglio dire: verifica che la tua proposta sia congrua con quanto richiesto dalle loro procedure e di non averti perso alcuni pezzi per strada (magari anche importanti e che davano supporto, rafforzando convinzioni sull’acquisto del tuo prodotto o servizio, per il loro caso specifico).
Ecco, ricontrolla di nuovo. Stai parlando delle tue esigenze di vendita o delle sue di acquisto?
Quando un accordo è così vicino che puoi sentire l’odore della firma, ti viene voglia di esaudire ogni desiderio del cliente, anche promettere tempi di consegna che metterebbero in crisi la tua azienda. Non rischiare di deludere i clienti futuri con promesse irrealizzabili.
Rimuovi eventuali blocchi o difficoltà che hai introdotto nel processo di acquisto, di consegna o di pagamento. Non aggiungere complicazioni per arrivare all’accordo, tieni tutto semplice.
Non vendi come facevi quando hai iniziato: il tuo approccio al cliente è cambiato, e può evolvere anche il modo in cui presenti le tue proposte di vendita. Per migliorare continuamente è necessario tener traccia dell’andamento delle proposte accettate e rifiutate, puntano a mantenere alcuni KPI utili.
Alcune metriche che potresti tracciare includono:
Dovresti però andare oltre, provando ad essere più creativo, proprio perché il processo di proposta di vendita è così impostante: riesci, per esempio, tener traccia di quanti clienti ti Fano richieste di maggiori informazioni perché la proposta non era chiara?
Se utilizzi un programma come PandaDoc per l’invito delle proposte e la firma die contratti… riesci a monitorare quanto tempo o quante volto aprono, mediamente, i tuoi contatti una proposta, prima di firmarla? (E così via…).
Portare a casa più affari, migliorando le proposte di vendita, non è una scienza come la chimica, ma richiede uno sforzo costante.
Prendi le line guide che abbiamo scritto qui e prova ad adattarle alla tua azienda, al tuo contesto. Con il tempo e impegno costante per il miglioramento continuo, scoprirai che le proposte commerciali non sono da temere, ma un grande alleato per chiudere affari. Se maneggiate con cura, possono essere veramente un’arma importante al servizio dell’aumento del fatturato.