Eccoci qui, dopo l’ultimo decreto del Governo, a chiedere ai responsabili IT delle nostre aziende di capire quali sono le migliori applicazioni o programmi per gestire le riunioni aziendali a distanza.
Come si sente dire ormai da giorni, le nostre abitudini dovranno cambiare, e nel mondo lavorativo questo è sicuramente uno degli aspetti da considerare con più attenzione.
La videoconferenza o teleconferenza è una modalità lavorativa che permette interazioni e riunioni tra più partecipanti “a distanza” e quindi con la praticità di evitare contatto e assembramento nelle sale riunioni aziendali, spostamenti e costi legati a viaggi e trasferte.
Il mercato offre un’ampia scelta di strumenti, ma i dispositivi, le app, i sistemi operativi subiscono modifiche e aggiornamenti quasi quotidiani per cui trovare la soluzione migliore per ogni singola azienda diventa davvero complicato. Ogni azienda ha le proprie esigenze per cui cercherà la soluzione con maggiore facilità di installazione e utilizzo, costi contenuti, integrabilità, ma, soprattutto in quest’ultimo periodo, adattabilità ai diversi contesti operativi in modo veloce e semplice.
In ambito business Skype, che era già molto noto tra gli utenti privati, si è rafforzato grazie alla sua partnership con Microsoft, trovandosi preinstallato su tutti i dispositivi, anche mobili, dell’azienda. Da semplice applicativo per videochiamate, ora Skype (ex Microsoft Lync) ha allargato le sue mansioni alle conferenze virtuali con più partecipanti, confermandosi la scelta di default in molte aziende.
Di seguito i tre piani tariffari di Skype business:
Google Hangouts nasce come chat "one-to-one". Col passare del tempo si è specializzata per video conferenze in ambito business: è considerata l’applicazione migliore per qualità audio e video. Si entra qui nell’universo Google, il che è sicuramente un vantaggio per l’integrazione con altri software (plugin su Chrome, contatto diretto con la casella di posta Gmail…). La versione gratuita ha un tetto massimo di 10 partecipanti a videochat e anche questo è uno dei limiti caratteristici di Google.
Citrix è entrata nel mercato delle videoconferenze con GotoMeeting. L’applicazione permette anche la condivisione del proprio schermo. A GotoMeeting manca, però, un sistema per l’upload di file .ppt, .doc/.docx e .pdf. In pratica i formati più utilizzati in ambito Office. Ci sono tre piani tariffari del software tra cui scegliere in base alle proprie necessità:
Adobe ha provato a immettere nel mercato una propria soluzione per le videoconferenze. Adobe Connect è la soluzione per webinar e conferenze fino a 80 mila utenti (in modalità webcast) che, dal punto di vista software, si dimostra molto solida e di alta qualità. È molto usato in ambito accademico. Come spesso accade per le grandi aziende, però, Adobe si trova in una posizione di rivalità con Microsoft e questo ha una conseguenza negativa visibile su Connect: non si possono caricare file con estensione .doc/.docx e non è integrato con i Windows Phone.
Adobe Connect è uno dei software più costosi ma la grande versatilità e personalizzazione, unite ad un brand che non ha bisogno di presentazioni, lo rendono uno strumento efficiente e pratico.
Teleskill Videoconferenza Live è una soluzione di videoconferenza tra le più versatili del settore ed è infatti usata in tutti gli ambiti: accademico, aziendale e per le recenti modalità lavorative di smart working. È il software ideale per realizzare videoconferenze professionali e può collegare centinaia di partecipanti tramite diversi device.
Si integra con le piattaforme e-learning più diffuse come Moodle o Docebo e con i Content Management System più utilizzati come WordPress e Joomla.
C’è, anche, la possibilità di salvare lezioni o conferenze, fruibili così in un momento successivo.
Non prevede l’installazione di nessun software.
Teleskill Videoconferenza Live è un software brevettato con le caratteristiche utili a erogare formazione accreditata e supporta un software di riconoscimento biometrico e di firma digitali, caratteristiche utili a garantire l’univocità della persona presente in videoconferenza.
Zoom offre servizi di teleconferenza in remoto utilizzando il cloud computing. È un software per conferenze in grado di combinare riunioni online, videoconferenze e chat che utilizza la crittografia Secure Socket Layer (SSL) e AES 256 per garantire la protezione dei dati e delle informazioni degli utenti. Ci sono vari piani tariffari del software Zoom per offrire varie funzionalità:
Zoom ha prezzi competitivi che non richiedono un abbonamento annuale. Il software è semplice da utilizzare e offre audio e video di ottima qualità. Tutti i piani sono inoltre personalizzabili con servizi e funzioni aggiuntive come la Zoom Room, i servizi webinar o l’app dedicata per i dispositivi mobili.
È inoltre facilmente integrabile con Hubspot CRM, ciò significa che è possibile profilare i propri contatti in base ad esempio il webinar a cui ha partecipato oppure al numero di webinar totali a cui ha partecipato. Per saperne di più ti rimandiamo alla knowledge base di Hubspot che parla dell'integrazione tra Zoom e Hubspot.
Slack è un software di collaborazione aziendale utilizzato per inviare messaggi in modo istantaneo ai membri del team. Il servizio dà la possibilità di organizzare la comunicazione del team attraverso canali dedicati che possono essere accessibili a tutto il team o solo a specifici membri. Anche per Slack sono presenti tre piani:
E’ facilmente integrabile con i CRM, come Hubspot, e con Google Hangout: si può avviare una videochiamata con Google Hangout direttamente da un canale Slack utilizzando un semplice comando. Questo può essere un ottimo modo per passare da una chat testuale a una videoconferenza con semplicità e rapidità. È anche possibile invitare tutti gli utenti del canale in modo che possano accedere alla chiamata dell’Hangout o parteciparvi.
La tecnologia ci sta fornendo, ogni giorno, soluzioni sempre migliori ed efficaci per far fronte a situazioni di emergenza senza rinunciare a lavorare garantendo che l’operatività quotidiana della propria azienda. Le soluzioni che offre il mercato sono per tutte le necessità che ogni azienda dovrà affrontare. Si tratta solamente di valutare e scegliere quella che si adatta meglio al proprio contesto aziendale. Sarà necessario, quindi, analizzare la propria situazione e selezionare il software più efficiente.