Sai che hai bisogno di un CRM ma ce ne sono centinaia con centinaia di opzioni disponibili. Come puoi decidere qual è il migliore per la tua azienda? Questa guida ti accompagnerà alla valutazione del CRM, dove esattamente può aiutarti nel tuo business e come capire quali sono le funzioni delle quali non puoi fare a meno.
Non perdere tempo a provare decine di software, senza sapere neppure cosa possono portati, ma prova a seguire la nostra guida.
CRM, o Customer Relationship Management, è una strategia utilizzata dalle aziende per tenere traccia delle relazioni con i cliente dal pre al post vendita. Un sistema CRM è un software che archivia informazioni sulle interazioni con clienti e prospect da parte degli impiegati. I punti di contatto tra il marketing e e il commerciale (inclusi email, telefonate, scaricamenti dal sito web, interazioni sui canali social...) sono tracciati, dando modo agli impiegati di avere una scheda dettagliata ed aggiornata sulle interazioni avvenuto con il prospect o con il cliente.
Il primo e più evidente vantaggio dell'utilizzo di un sistema CRM sta nell'avere un database centrale con tutte le informazioni sui clienti.
Il bene più prezioso di un'azienda è il suo database clienti.
Ci sono molte aziende che tengono questi dati - sui prospect, sui clienti, sui contatti commerciali - in posti divisi, senza raggrupparli in un solo sistema. Spesso sono tutti nella testa dell'amministratore, nelle email di posta elettronica di un rappresentante, negli hard disk di un commercialista o in un foglio di calcolo condiviso.
Con la crescita di un'azienda, diventa sempre più difficile per chi fa il commerciale accedere alle informazioni sulle interazioni storiche avvenute tra un prospect e l'azienda. Diventa a volte molto difficile capire chi è stato l'ultimo a parlare con quel potenziale cliente e sapere che si sono detti. Risulta quasi impossibile capire le valutazioni commerciali di chi ha gestito precedentemente il contatto o i motivi che stanno dietro alla mancata accettazione di un preventivo. Anche perché non è compito del dipartimento commerciale archiviare quelle informazioni; il compito dei commerciali - e il loro scopo - è solo uno: vendere.
I fogli di calcolo condivisi funzionano solo per un po'. Mano a mano che la squadra cresce, diventa sempre più difficile da gestire in modo funzionale: i commerciali cominciano a dimenticarsi di aggiornare con l'ultima telefonata, aggiungere un messaggio di posta elettronica e, nella disincronia totale, il lavoro diventa inutile, perché non riesce a supportare le decisioni operative immediate né, tantomeno, aiuta la costruzione di una visione organica e strategica sulla situazione generale.
Come si traduce la minor organizzazione, l'aumento della confusione e la difficoltà di conoscere le cose? In minori offerte chiuse.
I sistemi CRM sono sviluppati per risolvere questi problemi. Attraverso l'organizzazione di tutte le informazioni attorno al lead, tenute in un unico luogo, oltre all'automazione dell'inserimento delle email inviate o delle telefonate effettuate, si rende facile la vita a chi deve prendere in mano un prospect e a chi deve capire come sta lavorando il dipartimento commerciale.
Questa è come si presenta il cruscotto di un CRM con le informazioni sulle previsioni, gli stadi di vendita e le offerte chiuse.
Qualsiasi azienda che vuole mantenere un rapporto con i propri clienti potrà beneficiare dell'utilizzo di un sistema CRM. I due tipi di aziende che hanno il maggior beneficio sono:
a) le aziende B2B che gestiscono i lead attraverso un lungo e segmentato ciclo di vendita (nel caso dell'industri che vende commesse di alto valore o con continuità, dando un valore negli acquisti continuativi dopo la chiusura del primo preventivo) o che gestiscono servizi di consulenza (come, ad esempio, società di servizi o di gestione del personale);
b) aziende cosiddette B2C (come agenti immobili, servizi finanziari...)
Ovviamente ci sono un sacco di altre aziende che non ricadono in questi due macrogruppi ma che potrebbero comunque beneficiare dell'utilizzo de un sistema CRM.
Se la tua risposta è "Sì a tutte queste domande, hai sicuramente bisogno di valutare l'adozione di un sistema CRM: potrebbe aiutarti a lasciar da parte frustrazioni e salvarti dai futuri mal di testa.
Ci sono molti CRM tra cui scegliere e molti appaiono davvero simili tra di loro. Il fulcro della questione è decidere quale sistema ci potrebbe portare il massimo valore aggiunto.
Un errore comune a molti sistemi CRM è che sono goffi, complicati e difficili da implementare.
Ma i sistemi CRM moderni non hanno bisogno di un difficile setup e manutenzione come accadeva fino a qualche anno fa. Sono rapidi da adottare e molto intuitivi da usare, portando molte attività di amministrazione fuori dalla portata dell'utente, permettendo di essere installati in pochi minuti.
Josh Harcus, fondatore dell'azienda di marketing Hüify, ha adottato HubSpot CRM, creando un processo di vendita documentato: "In 12 mesi abbiamo aumento il nostro fatturato di 6 volte!". Dopo l'azione del CRM sono riusci a ridurre il loro processo di vendita da 9 mesi a 4 settimane.
Uno studio condotto da uno studente del MIT, ha dimostrato che il 79% dei clienti di Hubspot che utilizzano il software per la gestione del marketing, delle vendite e il CRM, ha visto un aumento dei ricavi di vendita già nel primo anno.
Proviamo a pensare a dati concreti: il commerciale medio costa 50.000 € l'anno e trascorre 2 ore al giorno per inserimento manuale dei dati. Ipotizzando 20 giorni al mese di lavoro, ecco che un team di 10 commerciali impiegherà 400 ore al mese per l'immissione dei dati. Che si traduce in circa 10.000 € al mese di costo del tempo del team commerciale solo per l'immissione manuale dai dati.
Provando ad immaginarla in modo operativo, ogni due ore vengono impiegati 30 minuti per l'inserimento manuale dei dati. Questa è una perdita di produttività, perchè il tempo passato ad inserire dati non è tempo dedicato alla vendita. Oltre al tempo di "messa a fuoco" che è necessario quando si passa da un lavoro all'altro. Secondo una ricerca svolta dall'Università della California (PDF) ci voglio 23 minuti per tornare pienamente operativi, quando si passa da un lavoro all'altro.
La buona notizia per te? Che molti CRM moderni, di quelli che fanno bene le cose,sono gratuiti!
Ci sono molti CRM tra i quali scegliere e molti sembrano simili gli uni agli altri. Ora proviamo a guidarvi nella scelta degli elementi ai quali dovreste dare valore.
Il più grande errore che commettono molti acquirenti di CRM, che si avvicinano allo strumento per la prima volta, è quello di valutare il software prima di aver definito quali sono gli obiettivi dell'azienda che vuole adottare il CRM. Focalizzandoti sul software, ti trovi a fare un "reverse engineering", stabilendo i tuoi bisogni a seconda di quelle che sono le caratteristiche dello strumento offerto, anziché concentrarti sugli elementi che potrebbero portare vantaggio al tuo business.
Per esempio, il fatto che ci sia un'app mobile è sicuramente un'ottima caratteristica, ma se poi il tuo tema commerciale lavora sopratutto dall'ufficio, non è una caratteristica determinante.
Come sostiene SoftwareAdvice.com, le piccole aziende che si acquistano un CRM per la prima volta, tendono a sovrastimare il livello delle funzioni di cui hanno bisogno. L'utilizzo poi di un sistema eccessivamente "robusto" significa che bisogna investire di più nella configurazione e nella personalizzazione, che diventa uno spreco se per le vostre esigenze basta un CRM con meno funzioni. Risulta molto più semplice e meno dispendioso iniziare con un CRM semplice e passare successivamente, se necessario, ad un sistema più complesso.
Un punto che preoccupa molti è quello che riguarda la salvaguardia dei dati: hanno paura di perdere i dati che hanno sui loro clienti, nel momento in cui adottano un CRM. Ma è più facile che mai importare i loro dati, da un foglio Excel, all'interno di un moderno CRM.
Se davvero le soluzioni che stai valutando ti sembrano troppo simili, potresti:
Scegli il software che ti sembra migliore per la tua situazione vai diretto con la decisione. L'indecisione e i ritardi ti costeranno un sacco di tempo e denaro.
Le funzioni basilari ed essenziali di un sistema CRM dovrebbero includere:
Altre funzioni che un sistema CRM potrebbe includere:
I primi step per implementare in modo proficuo e senza intoppi il CRM sono:
- Migrare i dati attuali (anche qualora fossero all'interno di fogli di calcolo)
- Importare i contatti dai database correnti o dai fogli di calcolo
- Portare tutto il team di vendita all'interno del CRM
- Capire come filtrare i contatti per lavorare solo sui lead qualificati
E... buona fortuna!
Fonte: https://blog.hubspot.com/sales/crm-software-evaluation-guide