Cominci ad essere stanco dei fogli di Excel che stanno utilizzando i commerciali e che non sono mai integrati tra loro, non sempre aggiornati e condivisi solo occasionalmente?
Non riesci più a sopportare che tutte le loro annotazioni, esperienze e knowhow relazione con il cliente si perda come lacrime nella pioggia e sia tutto nella loro testa, con qualche nota in Excel quando sei fortunato?
Comincia a pensare di usare un CRM (finalmente!). E se ancora hai dei dubbi su cosa sia e come funzioni un CRM, puoi scoprirlo nel post "Cos'è un CRM".
Se sei a questo stadio ti consigliamo subito di scoprire cos’è il CRM di HubSpot e cominciare ad usarlo subito per la tua azienda - è gratis!
Ma quando le aziende cominciano ad usare il CRM di Hubspot per organizzare le informazioni sui clienti e sui prospect, uno dei pesi più grandi e difficoltosi è portare tutte le informazioni precedenti all’interno di HubSpot.
Questo significa pulire tutti i vecchi fogli di dati e ricreare gli stessi schemi all’interno di HubSpot. Come per ogni CRM, potrebbe richiedere un grosso sforzo capire quando e come affrontare questa importazioni con i giusti passaggi e con le risorse commisurate.
Un esperto utilizzatore di HubSpot CRM, Pete Jakob, ha scritto una guida completa sull’argomento CRM di HubSpot e come usarlo al meglio (http://hubspotcrm.purplesalix.com/guide) ma tentiamo di riassumere i 5 passaggi che ti possono aiutare, nel modo migliore, a passare dalle liste in Excel ad un CRM veloce, intuitivo e che si alimenta grazie alle azioni dei commerciali e alle interazioni dei prospect.
Se è la prima volta che usi un CRM, è molto probabile che tu abbia più di un foglio di Excel, dati di email esiste su LinkedIn. La raccomandazione di Pete è quella di disegnare uno schema di tutte le fonti di dati da cui dovrai approvvigionanti, prima di cominciare a fare qualsiasi cosa.
In questo modo sarai sicuro di non perderti alcun dato. Poi trasferisci tutte le informazioni non digitali in un nuovo voglio di Excel, preparandoti ad importarlo su HubSpot.
Anche se la versione gratis di HubSpot CRM non ha limiti al numero di contatti, aziende e opportunità che si possono inserire, non significa che dovresti importare ogni cosa al suo interno. Gli utenti che lo usano al meglio, spiega Pete, importano e immagazzinano solo informazioni che sono direttamente relazionate con clienti e potenziali tali. Significa: concentrati sul tuo business e su quello che ti serve per vincere.
Ora che tutte le informazioni rilevanti sono all’interno di HusSpot, la raccomandazione di Pete è quella di… esportarli di nuovo tutti (sì, esatto, avete capito bene…). Potresti iniziare a pensare che vogliamo farti perdere tutti i benefici a cui puntavi quando li hai raccolti in un punto.
Ma non dimenticare: abbiamo raccolto tutte le informazioni in un unico database relazionale, non li abbiamo puliti.
Probabilmente hai importato tutti i dati da differenti fonti, ora, se li esporti hai due database consolidati, i contatti e le aziende.
Il passo successivo potrebbe essere un po’ frustrante per quelli che non sono pratico con una funzione come VLOOKUP. Pete ci ha reso semplici le cose con questi passaggi (anche a pagina 22 della guida)
Usa VLOOKUP per condividere le informazioni sul settore, dipendenti e fatturato tra Aziende e Contatti.
Preparazione
Foglio “Companies”
Foglio “Contacts”
Crea il foglio dove importare
Importa all’interno di HubSpot CRM
HubSpot crea duplicati basandosi sull’email (due differenti email saranno trattati come due differenti contatti, anche se hanno lo stesso nome). Nonostante ciò potresti volere cancellare i duplicati per rendere la tua vita più semplice, per esempio per non mandare la stessa email alla stessa persone due volte.
Anche qua la guida di Pete ci viene in supporto.
Concatena il nome e il cognome
Identifica i Duplicati
Pulisci e reimporta
Ovviamente sul CRM di HubSpot è possibile fare il “merge” ra due contatti, ma l’ultimo consiglio ti permette di manette più informazioni all’interno del CRM.
Passaggio vincente 5: Segmenta velocemente i tuoi dati
Il potente strumento di HuBspot CRM “Custom Views” permette di filtrare velocemente il tuo database nelle viste che sono più comode, per accedere successivamente a queste informazioni con un click.
Per esempio, ora che i dati sono correttamente immagazzinati all’interno del CRM, potresti oltre inviare un’email di prospezione. Se vuoi evitare di inviare l’email a qualcuno dei tuoi contatti, magari quelli che hanno l’email personale e non quella di lavoro, potresti fare così: