Con l’arrivo della nuova normativa GDPR (General Data Protection Regulation), la vita si fa più dura per tutte le organizzazioni che controllano o processano dati appartenenti ai cittadini UE. Perchè? Perché la regolamentazione per le aziende e istituzioni che raccolgono dati personali diventerà ancora più severa e attenta alla tutela dei cittadini.
Questa cornice legale segnerà inevitabilmente un profondo cambiamento su come il reparto marketing si rapporterà verso i propri contatti e clienti, e occhio, perché se non rispetti la legge, stavolta la sanzione è alquanto salata, si parla di multe fino a 20 milioni di euro o, in alternativa, il 4% del fatturato nel caso in cui esso superi tale somma.
Quindi meglio prepararsi bene prima del 25 maggio 2018: in questo articolo parleremo delle funzioni di HubSpot che ti aiuteranno ad iniziare il tuo adeguamento al GDPR.
>> Non sei molto pratico con i termini utilizzati all'interno della normativa? Consulta il nostro "Glossario GDPR"
Coordinare le fasi dell'Inbound Marketing con il GDPR
Secondo la GDPR, un contatto deve essere informato che i propri dati verranno archiviati e utilizzati dall’azienda nel momento in cui li concede, ossia proprio quando sta compilando un form con le informazioni a lui richieste. Il consenso al trattamento da parte dell’interessato si deve “manifestare necessariamente in modo libero, specifico, informato e inequivocabile, attraverso un’azione altrettanto inequivocabile”.
HubSpot ti viene in aiuto permettendoti di creare ad hoc le landing page e i form per il tuo sito: gli strumenti li hai già, perché attraverso la possibilità di inserire caselle di spunta e testi ovunque tu voglia, puoi tranquillamente informare in modo più che esaustivo i tuoi contatti su come tu abbia deciso di utilizzare, archiviare e trattare i dati, quali siano i loro diritti sul ritiro del consenso e tutto ciò che ti viene in mente che ti renda conforme alla legge GDPR.
Come abilitare il monitoraggio del consenso e della presa visione della privacy aziendale nei form attraverso HubSpot:
Abbiamo approfondito il tema della configurazione dei form nell'articolo "Come utilizzare i form di HubSpot in regola con il GDPR".
Il double opt-in è una procedura che permette agli utenti che compilano un form di confermare il loro desiderio di ricevere delle comunicazioni da te.
Il GDPR non si esprime sul fatto se sia obbligatoria questa forma di consenso, di fatto non lo è, però molte aziende la preferiscono per avere una misura addizionale di tutela che viene confermata proprio dal doppio consenso.
Una volta abilitata, la funzione di opt-in manda una mail di richiesta di conferma a tutti i contatti che hanno compilato per la prima volta un form nel tuo sito web.
Per iniziare ad utilizzare il double opt-in, segui questi step:
Una persona ha sempre avuto il diritto di richiedere l’accesso ai propri dati, ma con il GDPR la tutela è ulteriormente rafforzata. L’arco temporale per rispondere alla richiesta di accesso ai dati si riduce ai 40 giorni successivi, e non oltre.
HubSpot ti permette già di esportare i dati dal registro dati di un contatto. Il processo è semplice e dura solo alcuni secondi.
Già attraverso la legislazione corrente, i soggetti possono chiederti di modificare o aggiornare i loro dati personali presenti nel tuo database (per esempio se dovessero cambiare indirizzo mail), e con la GDPR il diritto non viene meno, anzi, comporta una sanzione maggiore se ignorato.
Segui gli step per modificare le informazioni o qualsiasi altra proprietà di un contatto:
Quando invii delle mail ai tuoi contatti e clienti utilizzando HubSpot, al loro interno è sempre incluso il pulsante per annullare l’iscrizione alla newsletter, il quale permette al cliente di farti sapere in modo chiaro e semplice che desidera ritirare il suo consenso per non ricevere messaggi di marketing dalla tua azienda.
Mentre la funzione di preferenza di posta permette al cliente e agli utenti di scegliere quali categorie di mail vogliono ricevere.
Queste sono solo alcune delle funzioni più semplici che HubSpot propone per arrivare preparati al 25 maggio 2018.
Oltre alla serie di nuove regole a cui attenersi - e a cui molti di noi probabilmente avrebbero fatto a meno - la GDPR ci fornisce qualcos’altro di molto importante: l’opportunità di comprendere meglio se l’approccio al contatto e al cliente sia ottimale e di creare un rapporto di fiducia e trasparenza consolidato.
Edit: aggiornamento delle informazioni riguardo le procedure di impostazione di HubSpot.