Quando si parla di Inbound Marketing si parla di una metodologia per acquisire contatti dal web, profilarli, segmentarli e qualificarli commercialmente per trasformarli in clienti. Il processo di acquisizione assume quindi importanza strategia: la raccolta dei dati deve essere il più utile possibile all'azienda, partendo, innanzitutto, con l'essere in regola secondo le disposizione del nuovo regolamento della privacy, il GDPR, entrato in vigore il 25 maggio 2018.

 

A seguito dei nuovi aggiornamenti, la piattaforma HubSpot Marketing & Sales consente alla aziende, che operano su territorio europeo, di poter sfruttare al massimo lo strumento, a partire proprio dalla gestione del consenso al trattamento dei dati e delle comunicazioni.

 

Nota: questo articolo è una guida su come utilizzare correttamente le nuove impostazioni dei form di HubSpot per aiutarvi a comprendere meglio le opzioni disponibili. Fate riferimento alle indicazioni del vostro consulente legale per la corretta redazione dei testi e la scelta del tipo di acquisizione del consenso più idonei alla vostra attività.

 

 

Acquisire il consenso con un form

Prima del GDPR, per poter gestire l'acquisizione al trattamento dati secondo le precedenti disposizioni di legge, si doveva utilizzare un campo personalizzato che permettesse all'utente di flaggare il proprio consenso.

Con l'aggiornamento della piattaforma è stato introdotto nello strumento form di HubSpot una sezione dedicata alla configurazione e gestione della notifica e modalità di acquisizione del consenso. Questo perché si è reso necessario dover distinguere tra trattamento del dato (archiviazione del dato) e consenso alle comunicazioni non strettamente inerenti l'erogazione del servizio o del prodotto richiesto; nonché inserire i riferimenti alla modalità e finalità del trattamento dei dati acquisiti.

Vediamo nel dettaglio come impostare correttamente la funzione di acquisizione del consenso con i form di HubSpot e come utilizzarla al meglio nelle proprie pagine web:

  • notifica e consenso nei form standard
  • notifica e consenso nei lead flow

 

 

Notificare e richiedere il consenso nei form standard

Per gestire il consenso nei form standard di HubSpot è necessario configurare la sezione "notice and consent / legitimate interest (GDPR).

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Le opzioni disponibili sono 4 e a seconda di quale viene scelta, cambia il tipo gestione della notifica e del consenso:

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1) NONE

Non compare alcuna casella di spunta o testo che fa riferimento al trattamento dei dati.

Il GDPR riguarda solo l'acquisizione di dati di cittadini residenti nell'Unione Europea. Questa opzione è per tutti gli utenti che utilizzano HubSpot in altri paesi del mondo e/o che raccolgono lead di Paesi non UE.

 

 

2) CONSENT CHECKBOX FOR COMMUNICATIONS; FORM SUBMIT AS CONSENT TO PROCESS

Impostando questa opzione, nei form apparirà una singola casella di spunta per richiedere agli utenti il consenso alle comunicazioni. Il consenso al trattamento è dato implicitamente con l'invio dei dati compilati.

In virtù delle disposizioni del GDPR, la spunta da parte dell'utente di questa casella è sempre facoltativa e la cella non può essere pre-selezionata.

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HubSpot propone in automatico un testo utilizzabile per la comunicazione del tipo di consenso che si sta richiedendo. Tutti i testi sono liberamente modificabili dagli utenti e personalizzabili form per form.

Qualora un utente abbia acconsentito alle comunicazioni in passato, la mancanza di consenso successivo non equivale ad una richiesta di cancellazione del consenso. Il dato non verrà pertanto aggiornato. Il ritiro del consenso avviene con una diversa procedura.

 

 

3) CONSENT CHECKBOXES FOR COMMUNICATIONS AND PROCESSING

Questa opzione attiva nei form due caselle di spunta: la prima di richiesta del consenso alle comunicazioni, la seconda di consenso al trattamento dei dati. La prima, come per l'opzione precedente,è facoltativa, mentre la seconda è sempre obbligatoria. Ovvero, l'utente che sta compilando il form non può procedere all'invio dei dati senza aver esplicitato questo consenso.

 

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È la forma più "forte" di acquisizione dei consensi tra quelle disponibili.

 

 

4) LEGITIMATE INTEREST

Nel form comparirà solo un testo prima del pulsante di invio che informa l'utente del consenso implicito al trattamento dei dati e nessuna casella di spunta.

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Questa opzione è utilizzabile nei casi in cui la propria base legale del trattamento sia il legittimo interesse e non il consenso. 

 

 

Impostare il tipo di email per le comunicazioni

Quando si sceglie una delle opzioni di notifica e richiesta del consenso, HubSpot richiede di indicare:

  • quale tipo di comunicazione sarà inviabile tramite la piattaforma (subscription type) in caso di accettazione da parte dell'utente;

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  • di perfezionare il testo di consenso in base tipo di email (checkbox label) che apparirà di fianco alla casella di spunta;

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  • di aggiungere nei form più caselle di spunta, una per tipo di email, qualora fosse importante differenziare i vari tipi di iscrizione.

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In HubSpot è possibile creare diversi tipi di email (email type) oltre quelli di default e richiedere all'utente di indicare quale tipo di comunicazione desidera ricevere oppure impostarla in automatico nel form. Ad esempio, si potrebbe creare una categoria di email per i corsi di formazione, diversa della altre comunicazioni di marketing o commerciali.

Le email type quindi assumono la funzione di creare delle vere e proprie mailing list esclusive, da non confondere con le liste di segmentazione dei contatti. Ovvero, se un utente aderisce alla sola email type dei corsi di formazione non potrà ricevere comunicazioni di altre categorie e viceversa (l'indicazione dell' email type è obbligatoria per la pubblicazione e invio di email con HubSpot). 

 

Consigliamo la lettura dell'articolo Come mandare un'email commerciale nell'epoca del GDPR e vivere sereni per ulteriori informazioni su HubSpot e l'invio di email Sales | One-to-one.

 

Notificare e richiedere il consenso nei lead flow

Lo strumento lead flow di HubSpot permette di creare dei form contenuti in banner pop-up. Poiché in un Lead Flow è permesso inserire un numero limitato di campi, quattro, grazie alla nuova impostazione è finalmente possibile impostare il consenso al trattamento senza dover "sacrificare" uno dei campi disponibili.

Le opzioni sono le medesime dei form standard e sono editabili cliccando nella sezione "form" dello strumento di creazione di un lead flow.

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