HubSpot Workflow è uno strumento per marketing e sales automation, non solo per il marketing, come generalmente si crede. Negli ultimi anni la parola “marketing automation” è diventata uno slogan per vendere un po' di tutto, in un settore dominato dalla fuffa e dall’utilizzo indiscriminato di parole, titoli e ruoli solo a fini commerciali.

hubspot workflow

Il successo della marketing automation di HubSpot, per chi si occupa di inbound, sta nella facilità di gestione dello strumento, nella capacità di impostare flussi di alimentazione del lead tempestivi e pertinenti.

I nostri contatti interagiscono con i nostri contenuti sul sito, sui social e sul blog e ricevono anche delle email.

La piattaforma HubSpot marketing utilizza i Workflow per la creazione di flussi di lavoro, utilizzando i dati sul comportamento dei nostri utenti.

Visto che gli strumenti di HubSpot  (Landing page, Call-to-Action, pagine del sito, form, articoli del blog, post sui social….) sono altamente interconnessi, i Workflow potranno attingere dalle informazioni raccolte dall’interazione degli utenti con questi per offrire una personalizzazione capillare, che si traduce in una segmentazione molto pertinente.

Che cos’è un Workflow?

Workflow, tradotto letteralmente con “flusso di lavoro” è un insieme  di azioni di marketing che vengono eseguite in automatico, basate su alcuni condizioni che si devono realizzare.

In questo modo è possibile utilizzare i Workflow per azioni di alimentazione dei lead, azioni di scambio di informazioni interne e molto altro.

Lo strumento consente di eseguire più azioni ad intervalli desiderati e nella sequenza desiderata, includendo anche la possibilità di ramificare azioni specifiche in base a come il contatto ha interagito con un contenuto o con il sito web.

I Workflow sono disponibili per gli account Professionali ed Enterprise di HubSpot.

Alcuni esempi di flussi di lavoro per nutrire i lead:

  • l’invio di un’email di follow-up quando un contatto compila un form con un indirizzo email valido
  • l’invio di un messaggio di promemoria per il Webinar imminente per chi si è iscritto e uno successivamente per ringraziare
  • l’invio di messaggi di posta elettronica differenti a seconda di come un utente compila un modulo
  • aggiornare in modo dinamico le proprietà di un contatto in modo da mostrargli degli Smart Content differenti

Alcuni esempio di flussi di lavoro per completare attività interne:

  • avvisa un addetto alle vendite quando un contatto richiede una demo
  • setta in automatico alcune informazioni del contatto, come la sta inizio della prova gratuita del servizio
  • inserisce in una lista statica di quelli che si sono registrata per partecipare ad una conferenza
  • trasferisce ad un’altra applicazione i dati di un contatto (dettando il connettore con l’altro sistema)

Un vantaggio unico rappresentato dai Workflow di HubSpot, è quello di saper monitorare le prestazioni del flusso di lavoro, rispetto agli obiettivi di marketing che dovrebbe servire. Le performance del Workflow permettono di verificare ad occhio quanto quel Workflow sta funzionando.

Come funzionano i Workflow di HubSpot

Per entrare nella gestione dei Workflow si deve andare nel menù Contacts e selezionare, dal menù a tendina, la voce Workflows. Un'agenzia HubSpot ti può supportare nella fase di creazione e gestione dei flussi automatizzati di email e molto altro ancora.

 

hubspot workflow

La vista generale dei vostri  flussi di lavoro ha una sua dashboard dedicata, con un elenco nel quale si vede:

  • il nome del flusso di lavoro
  • numero di contatti coinvolti
  • contatti attualmente attivi (che devono completarlo)
  • la data di ultima modifica
  • l’ultima modifica del Workflow
  • l’autore del Workflow

La pallina verde indica che il Workflow è attivo. Se fosse grigia, indicherebbe che è in pausa/stop.

hubspot workflow dashboard

 

Tipi di Workflow

Per creare un nuovo flusso di lavoro basta fare click sul pulsante “+ Create a new Workflow”

A quel punto si apre una finestra di popup dove dovrete inserire in nome del Workflow e scegliere che tipo di flusso di lavoro:

  • Standard - un Workflow innescato da un contatto che entra in una lista smart, compila un form, visita una pagina o completa un evento. Si possono innescare anche dall’inserimento manuale di un contatto o dall’inserimento in una lista statica di contatti.
  • Fixed date - un flusso di lavoro innescato dalle stesse condizioni di partenza di quello standard ma combinato con una precisa data fissata sul calendario
  • Property-based - sempre innescato dalle stesse condizioni e simile ai Workflow Fixed date, con la differenza che non è incentrato su una data fissata, ma la sua temporizzazione è relativa ad una proprietà personalizzata sulle informazioni del contatto, come la data di scadenza di una demo, la data di rinnovo o il compleanno/anniversario.

hubspot workflow tipologia

 Le condizioni di innesco del Workflow

E’ possibile scegliere se si desidera inserire manualmente i contatti all’interno flusso di lavoro automatico oppure automaticamente. Se scegli  manualmente”, questo ti permetterà di scegliere singoli contatti o liste. Se scegli “automaticamente” avrai una lista di criteri tra cui scegliere.

 

Hubspot workflow condizioni

Una volta selezionato uno di questi criteri, si dovrà definire il valore che si dovrà incontrare nel criterio, affinché il contatto sia inserito in questo flusso di lavoro.
Per esempio: se si sceglie "Page view" si dovrà selezionare una pagina del sito che è stata visitata. Questo basta a soddisfare la condizione che permette  al contatto di essere inserito nel Workflow e di ricevere, per esempio, un'email con l'invito a scaricare gratis un eBook con un argomento affine a quello trattato dalla pagina.

Questi criteri si possono completare COMBINANDO (and) più criteri o ELENCANDONE più d'uno indipendentemente dagli altri (or).

 

hubspot workflow and orIn questo modo, con l'AND, per esempio si può stabilire che un contatto, per essere inserito in un workflow, debba necessariamente vedere una determinata pagina, aver compilato un determinato form e l'azienda alla quale è associato deve avere tra i 100 e i 200 dipendenti. Senza una delle tre condizioni non viene inserito nel form.

Con L'OR si danno più possibilità d'inserimento: sia che abbia visitato quella determinata pagina, sia che abbia compilato quel form, in entrambi i casi, si inserisce nel Workflow il contatto.

Obiettivo (Goal)

L'obiettivo è una smart list che permette di valutare l'efficacia del proprio Workflow, in base al motivo per cui è stato creato. Questo aiuta a concentrarsi sul risultato, appunto, che vi eravate proposti quando avete creato il Workflow.

L'azione

Una volta stabilite le condizioni si deve definire l'azione o le azioni da compiere.

Ogni azione che si inserisce può essere anticipata da un ritardo (Delay) di giorni/ore/minuti.

Questo permette, in un corretto flusso di alimentazione del lead, di aspettare tra l'invio di un contenuto e un altro.

 

hubspot workflow  ritardo

Quanto alle azioni, c'è l'imbarazzo della scelta. Anche se la più comune che utilizzerete sarà l'invio di un'email a qualcuno, non significa che ci siano solo queste :)

 

hubspot-workflow-action.jpg

Performance e Storico (History)

Performance

Questa sezione visualizza le prestazioni delle email e dei contatti del Workflow.

Si vedono i contatti che hanno completato il flusso di lavoro in un determinato periodo di tempo. Si può, ovviamente, modificare la data dell’intervallo temporale desiderato.

hubspot workflow contact performance

 

Ma si possono anche valutare le performance raggiunte dalle email.

hubspot workflow email performance

Storico (History)

Particolarmente interessante anche la sezione dedicata allo storico, che presenta un elenco dettagliato di tutte le azioni, sequenziali, avviate dal Workflow, riferite ad ogni singolo contatto.

 

hubspot workflow history

 

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