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Passare da Excel al CRM di HubSpot in pochi semplici passi

 Categorie: inbound sales di ,   0 Commenti


    

HubSpot mette a disposizione il suo CRM gratis e senza limiti di utilizzo. Per chi vuole iniziare ad utilizzare un CRM, ma non è sicuro di quale utilizzare tra le tante versioni disponibili in download e commercio, questa versione è altamente consigliata. 

Innanzi tutto, perché è gratis, poi perché è molto intuitivo da utilizzare e dispone di molte utili funzionalità che un commerciale troverà sicuramente interessanti. Permette una gestione dei dati di contatto, di invio e raccolta delle email inviate e delle annotazioni varie, dei task con i promemoria e le attività da fare a scadenza, dello stadio di avanzamento delle trattative commerciali... Inoltre è in cloud, quindi potete accedere ai vostri dati ovunque vi troviate. Se già questo vi convince, allora potete attivarlo in ogni momento.

 

Se per tenere traccia delle vostre attività di vendita stavate usando Excel, qui vi spieghiamo come importare i dati dentro il CRM di HubSpot e come utilizzarli una volta che sono stati spostati.

 

1. come importare i dati nel CRM

Prima di procedere con l'importazione serve preparare il file Excel nel modo indicato:

  • assicurarsi che ci sia una riga di intestazione delle colonne e che ogni colonna abbia un nome corrispondente ai campi del CRM di HubSpot (ad esempio, in HubSpot, nome e cognome sono 2 campi separati, pertanto serviranno 2 colonne, una per il nome e una per il cognome).
  • per aggiungere in fase di importazione l'"HubSpot Owner", l'utente HubSpot responsabile del contatto, aggiungete la colonna e i valori di ogni riga nel file excel.
  • salvare il file excel in formato CSV.

Per iniziare l'importazione, selezione il pulsante IMPORT dal menù dei contatti.

 Inizio importazione dati da excel a CRM HubSpot

Selezionate il file csv che avete creato. 

HubSpot vi richiederà di verificare l'associazione tra colonne del file CSV e proprietà dei contatti del CRM.

importazione dati excel corrispondenza campi

A termine dell'importazione i dati saranno visualizzati nel CRM. La formattazione del file csv da importare è molto importante, quindi è bene dedicare il tempo necessario a controllare i dati e le corrispondenze dei campi.

 

2. Iniziare ad utilizzare il CRM di HubSpot

a) Filtrare i contatti da visualizzare 

Come ogni database, anche il CRM di HubSpot permette di filtrare e raggrupare i dati per criteri. Questi filtri vengono chiamati "viste" - view -  e possono essere salavate per essere richiamate più facilmente. Nell'esempio riportato nell'immagine, abbiamo selezionato i soli contatti che non sono stati contattati la settimana scorsa.

Per scegliere i parametri per segmentare i contatti, selezionare + Add filter e scegliere i parametri desiderati. I criteri selezionati sono cumulativi: i risultati indicati saranno relativi a quei contatti che soddisfano tutti i criteri di ricerca indicati.

Per passare da una vista all'altra utilizzando il menù a tendina da All Contacts: le viste saranno raggruppate tra standard, personalizzate e create dall'utente.

b) Personalizzare i dati visualizzati nella schermata contatti "Contacts"

Ogni utente può personalizzare la propria schermata iniziale dei contatti, per visualizzare i dati che hanno maggiore interesse. Per cambiare le colonne, selezionare il pulsante Actions, selezionare Edit Columns.

Nella schermata successiva selezionare nella colonna di destra i parametri desiderari, mentre nella colonna di destra si possono eliminare i dati che non si vogliono vedere e modificare con drag & drop l'ordine delle colonne. Questa operazione non cancella i dati del database, solo la loro visualizzazione nella schermata home.

c) Aggiornare lo stato dei contatti

Nel CRM, la modifica dei dati di un contatto avviene in modo diverso rispetto al file excel. Infatti non possono essere cambiati i dati nei campi visualizzati nelle righe di record visualizzati. Può essere fatta in 2 modi:

- dalla schermata principale cliccando sul tasto preview che compare quando si passa il cursore sopra una riga del contatto. 

Sulla destra apparirà un finestra coni dati principali del contatto che possono essere modificati al volo.

- nella scheda completa del contatto a cui si accede cliccando sul nome.

d) Applicare i Deals al processo di vendita

I processi di vendita variano molto da organizzazione ad organizzazione. I Deals sono l'equivalente delle trattative e vengono utilizzati per tracciare gli stadi delle trattative. Una volta definiti gli step del tuo processo commerciale, puoi personalizzare le pipeline per i deal, che possono essere per contatto, per azienda o entrambi. 

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Paola Natarelli

Scritto da Paola Natarelli

Inbound Marketing Specialist



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