Con l’arrivo della nuova normativa GDPR (General Data Protection Regulation), la vita si fa più dura per tutte le organizzazioni che controllano o processano dati appartenenti ai cittadini UE. Perchè? Perché la regolamentazione per le aziende e istituzioni che raccolgono dati personali diventerà ancora più severa e attenta alla tutela dei cittadini.

Questa cornice legale segnerà inevitabilmente un profondo cambiamento su come il reparto marketing si rapporterà verso i propri contatti e clienti, e occhio, perché se non rispetti la legge, stavolta la sanzione è alquanto salata, si parla di multe fino a 20 milioni di euro o, in alternativa, il 4% del fatturato nel caso in cui esso superi tale somma.

Quindi meglio prepararsi bene prima del 25 maggio 2018: in questo articolo parleremo delle funzioni di HubSpot che ti aiuteranno ad iniziare il tuo adeguamento al GDPR.

 

>> Non sei molto pratico con i termini utilizzati all'interno della normativa? Consulta il nostro "Glossario GDPR"

 

Inbound Marketing e GDPR

Coordinare le fasi dell'Inbound Marketing con il GDPR

 

Fase 1: Raccolta dei dati - Landing Page, Form e Double Opt-In

Secondo la GDPR, un contatto deve essere informato che i propri dati verranno archiviati e utilizzati dall’azienda nel momento in cui li concede, ossia proprio quando sta compilando un form con le informazioni a lui richieste. Il consenso al trattamento da parte dell’interessato si deve “manifestare necessariamente in modo libero, specifico, informato e inequivocabile, attraverso un’azione altrettanto inequivocabile”.

HubSpot ti viene in aiuto permettendoti di creare ad hoc le landing page e i form per il tuo sito: gli strumenti li hai già, perché attraverso la possibilità di inserire caselle di spunta e testi ovunque tu voglia, puoi tranquillamente informare in modo più che esaustivo i tuoi contatti su come tu abbia deciso di utilizzare, archiviare e trattare i dati, quali siano i loro diritti sul ritiro del consenso e tutto ciò che ti viene in mente che ti renda conforme alla legge GDPR.

 

Rintracciare il consenso nel form

Come abilitare il monitoraggio del consenso e della presa visione della privacy aziendale nei form attraverso HubSpot:

 

  1. Entra in Marketing> Lead Capture > Form.
  2.  Clicca su Create form per creare un nuovo form oppure clicca sul nome del form esistente per modificarlo
  3. Clicca su Notice and Consent / Legitimate Interest (GDPR) nel pannello di sinistra e scegli dal menù a tendina il tipo di notifica o consenso da utilizzare.
  4. Edita i testi del consenso cliccando sul simbolo della matita e scegli il tipo di comunicazione
  5. Salva e pubblica le modifiche.

Abbiamo approfondito il tema della configurazione dei form nell'articolo "Come utilizzare i form di HubSpot in regola con il GDPR".

 

Come configurare il Double Opt-In

Il double opt-in è una procedura che permette agli utenti che compilano un form di confermare il loro desiderio di ricevere delle comunicazioni da te.

Il GDPR non si esprime sul fatto se sia obbligatoria questa forma di consenso, di fatto non lo è, però molte aziende la preferiscono per avere una misura addizionale di tutela che viene confermata proprio dal doppio consenso.

Una volta abilitata, la funzione di opt-in manda una mail di richiesta di conferma a tutti i contatti che hanno compilato per la prima volta un form nel tuo sito web.

Per iniziare ad utilizzare il double opt-in, segui questi step:

 

  1. Entra in Content > Content Settings
  2. Nel menu a sinistra, clicca su Email > Subscriptions > scorri fino alla voce Double Opt-In
  3. Clicca su Edit Opt-In email e personalizza il messaggio che desideri sia ricevuto dal contatto dopo aver compilato un form nel tuo sito per la prima volta
  4. Nella pagina di conferma, clicca su Crea nuova pagina per aprire il landing page editor e impostare la pagina in cui i tuoi contatti verranno indirizzati dopo aver cliccato la conferma di opt-in
  5. Se lo desideri, puoi anche creare una follow-up email da inviare dopo che gli utenti hanno confermato l’opt-in. Per farlo, spunta la casella Include follow-up email e poi clicca su Create/Edit Email
  6. Nella sezione Abilita, sono presenti diverse opzioni che ti permettono di decidere quali pagine del tuo sito azioneranno la funzione di double opt-in
  7. Salva le modifiche.

 

Fase 2: Archiviazione e trattamento dei dati - esportazione contatti, modifica e aggiornamento dati

Una persona ha sempre avuto il diritto di richiedere l’accesso ai propri dati, ma con il GDPR la tutela è ulteriormente rafforzata. L’arco temporale per rispondere alla richiesta di accesso ai dati si riduce ai 40 giorni successivi, e non oltre.

HubSpot ti permette già di esportare i dati dal registro dati di un contatto. Il processo è semplice e dura solo alcuni secondi.

 

Come esportare i contatti

  1. Entra in Contacts > Contacts
  2. Cerca e seleziona il contatto da esportare
  3. Nel menu a sinistra, sotto la voce All Contacts, clicca su Options
  4. Clicca su Export
  5. Seleziona l’indirizzo mail a cui inviare il documento esportato e in quale formato desideri che avvenga
  6. Seleziona le colonne che vuoi siano incluse nell’esportazione
  7. Clicca su Export.

 

Come modificare/aggiornare i dati

Già attraverso la legislazione corrente, i soggetti possono chiederti di modificare o aggiornare i loro dati personali presenti nel tuo database (per esempio se dovessero cambiare indirizzo mail), e con la GDPR il diritto non viene meno, anzi, comporta una sanzione maggiore se ignorato.

Segui gli step per modificare le informazioni o qualsiasi altra proprietà di un contatto:

  1. Entra in Contacts > Contacts
  2. Cerca il contatto che vuoi modificare e clicca sul nome per aprire il record del contatto
  3. Nel record del contatto, cerca la sezione About e clicca sulla proprietà che vorresti cambiare
  4. Se non riesci a trovare la proprietà che vuoi aggiornare, clicca su View all properties per visualizzare tutte le informazioni che hai sul contatto
  5. Clicca su Save per salvare le modifiche.

 

Fase 3: Fine del rapporto - Annullamento iscrizione e preferenze di posta

Quando invii delle mail ai tuoi contatti e clienti utilizzando HubSpot, al loro interno è sempre incluso il pulsante per annullare l’iscrizione alla newsletter, il quale permette al cliente di farti sapere in modo chiaro e semplice che desidera ritirare il suo consenso per non ricevere messaggi di marketing dalla tua azienda.

Mentre la funzione di preferenza di posta permette al cliente e agli utenti di scegliere quali categorie di mail vogliono ricevere.

 

Come impostare l’annullamento iscrizione e le preferenze di posta

  1. Vai a Content > Content Settings
  2. Nel menu a sinistra, clicca su Email > Subscription Settings
  3. Nelle Subscription Settings sono già presenti delle pagine di default utilizzabili da subito
  4. Se però vuoi personalizzarle, clicca su View Template e clona il modello
  5. Una volta che hai finito, torna alle impostazioni di iscrizione e seleziona il nuovo template che hai appena creato
  6. Salva le modifiche.



Queste sono solo alcune delle funzioni più semplici che HubSpot propone per arrivare preparati al 25 maggio 2018.

Oltre alla serie di nuove regole a cui attenersi - e a cui molti di noi probabilmente avrebbero fatto a meno - la GDPR ci fornisce qualcos’altro di molto importante: l’opportunità di comprendere meglio se l’approccio al contatto e al cliente sia ottimale e di creare un rapporto di fiducia e trasparenza consolidato.

 

Edit: aggiornamento delle informazioni riguardo le procedure di impostazione di HubSpot.

 

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