Sommario

Questa funzione è in versione beta chiusa ed è disponibile solo per i commercianti selezionati.

Un ordine di acquisto è essenzialmente un contratto che autorizza un fornitore a consegnare beni o servizi ad un prezzo prestabilito. Se l'azienda ha bisogno di effettuare regolarmente acquisti da fornitori uno dei fondamenti del processo di acquisto sono proprio gli ordini di acquisto.

Gli ordini di acquisto possono essere di varia complessità e struttura, ma dovrebbero sempre essere redatti includendo almeno i seguenti punti essenziali:

  • Tipo di Prodotto/Servizio: L'ordine d'acquisto deve indicare quello che si intende acquistare. Si deve anche includere la quantità, il tipo di unità nonché una descrizione dettagliata del Prodotto/Servizio da acquistare
    Esempio: 5 scatole da 10 matite con durezza HB
  • Termini di Consegna e Spedizione: oltre alla data di consegna si deve indicare l'indirizzo di destinazione, come le merci saranno spedite di chi è la responsabilità della spedizione e chi paga per la spedizione
    Esempio: Consegna entro il 5/10/15 – presso: Stab.to ABC via Verdi 5, 00100 Roma – Sedizione Franco destino a cura e spese del mittente
  • Importo: Bisogna assicurarsi di indicare correttamente l'importo dell'ordine ed il tipo di valuta. Specificare il costo per ogni unità, il costo totale e la relativa imposta.
    Esempio: Importo Unitario € 10,00 x q.tà 5 = Importo totale: € 50,00 + 22% (IVA)
  • Termini di Pagamento: Specificare come si intende pagare il prodotto/servizio acquistato (bonifico bancario, contanti, carta di credito etc. ...) ed i tempi entro cui deve avvenire il pagamento.
    Esempio: Pagamento a mezzo Bonifico Bancario a 60 gg. dalla data della fattura con rimessa diretta

Grazie a questa nuova funzione per il momento presente solo in beta in Shopify, è possibile automatizzare e tenere traccia di questo processo all'interno della piattaforma, aiutando così ad armonizzare il workflow della gestione del proprio negozio.

Il monitoraggio di queste informazioni consente inoltre di mostrare nel proprio store la disponibilità degli articoli e la tempistica di arrivo degli stessi e di prendere decisioni in merito al riassortimento e allo spostamento dell'inventario tra le sedi.

In questa pagina vedremo come:

 

Creare un ordine d'acquisto

 

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Quando si crea un ordine di acquisto, è possibile salvarlo come bozza su cui lavorare in seguito o contrassegnarlo come Ordinato . Dopo aver contrassegnato un ordine d'acquisto come ordinato , l'inventario in entrata viene aggiornato per ciascuno dei prodotti nell'ordine d'acquisto.

passi:

  1. Nel pannello di Amministrazione di Shopify, vai su Prodotti > Ordini di acquisto .
  2. Fai clic su Crea ordine d'acquisto .
  3. Selezionare il fornitore e la destinazione per l'ordine di acquisto. Se è necessario aggiungere un nuovo fornitore, fare riferimento a Aggiungi un fornitore . Se è necessario aggiungere una posizione, fare riferimento a Crea e modifica posizioni .
  4. Seleziona i prodotti che desideri ordinare dal fornitore, quindi fai clic su Seleziona prodotti .
  5. Per ogni prodotto, aggiungere le seguenti informazioni:
    • SKU del fornitore
    • quantità
    • costo del singolo prodotto
    • eventuali percentuali fiscali
  1. Opzionale: inserire eventuali informazioni aggiuntive. Ad esempio, è possibile aggiungere uno dei seguenti dettagli:
    • un numero di riferimento
    • la data prevista di arrivo
    • una nota al fornitore
    • eventuali tag all'ordine di acquisto
  1. Salva l'ordine d'acquisto:
    • Se si desidera indicare che l'ordine di acquisto è stato approvato dal proprio fornitore, fare clic sulla freccia accanto a Salva come bozza e quindi fare clic su Salva e contrassegnare come ordinato .
    • Se si desidera mantenere l'ordine di acquisto come bozza, fare clic su Salva come bozza .

 

Se hai salvato un ordine di acquisto come bozza e ora devi contrassegnarlo come Ordinato , apri l'ordine di acquisto e fai clic su Segna come ordinato .

 

Aggiungere un fornitore

Dopo aver aggiunto un fornitore, questi sono elencati nel menu a discesa Seleziona fornitore .

Come fare:

  1. Nel pannello di Amministrazione di Shopify, vai su Prodotti > Ordini di acquisto .
  2. Fai clic su Crea ordine d'acquisto .
  3. Nella sezione Fornitore , fai clic sul menu a discesa Seleziona fornitore .
  4. Fai clic su Crea nuovo fornitore .
  5. Immettere i dettagli del fornitore, quindi fare clic su Salva .

Modificare i dettagli di un fornitore

Quando si modificano i dettagli di un fornitore in un ordine di acquisto, i dettagli del fornitore vengono aggiornati in tutti gli ordini di acquisto esistenti.

Come fare:

  1. Nel pannello di Amministrazione di Shopify, vai su Prodotti > Ordini di acquisto .
  2. Fai clic su Crea ordine d'acquisto o fai clic sul nome di un ordine d'acquisto esistente.
  3. Nella sezione Fornitore , fare clic sul menu a discesa Seleziona fornitore , quindi selezionare il fornitore.
  4. Fai clic su Visualizza i dettagli del fornitore .
  5. Fai clic su Modifica dettagli fornitore .
  6. Apporta le modifiche ai dettagli del fornitore, quindi fai clic su Salva .
  7. Se hai creato un nuovo ordine di acquisto, puoi eliminare la bozza di ordine di acquisto .

Modificare un ordine d'acquisto

Puoi modificare un ordine di acquisto in qualsiasi momento, anche dopo averlo contrassegnato come Ordinato . Non è possibile eliminare un prodotto da un ordine di acquisto per il quale si è già ricevuto l'inventario.

passi:

  1. Nel pannello di Amministrazione di Shopify, vai su Prodotti > Ordini di acquisto .
  2. Fai clic sul nome dell'ordine d'acquisto.
  3. Se hai contrassegnato l'ordine d'acquisto come Ordinato , fai clic su Modifica .
  4. Apporta le tue modifiche.
  5. Fai clic su Salva .
  6. Se hai contrassegnato l'ordine d'acquisto come Ordinato , scegli un motivo per le modifiche e fai clic su Salva .

Scaricare un ordine di acquisto in formato PDF

È possibile salvare il proprio ordine di acquisto in formato PDF da inviare al proprio fornitore.

Come fare:

  1. Nel pannello di amministrazione di Shopify, vai su Prodotti > Ordini di acquisto .
  2. Fai clic sul nome dell'ordine d'acquisto.
  3. Fai clic su Esporta PDF .

Contrassegnare l'inventario come ricevuto

Dopo aver ricevuto i prodotti fisici, puoi contrassegnare l'inventario come ricevuto nel pannello di Amministrazione di Shopify. Questo aggiorna i livelli di inventario disponibili in base a ciò che è stato ricevuto. È possibile contrassegnare l'inventario come ricevuto solo dopo che un ordine di acquisto è stato contrassegnato come Ordinato .

Ad esempio, supponiamo di avere 10prodotti come inventario in entrata. Se contrassegni 5come ricevuti, diventerebbero disponibili nell'inventario nel tuo negozio e rimarrebbero comunque 5come inventario in entrata.

Se ricevi articoli danneggiati, puoi contrassegnare l'ordine come parzialmente ricevuto rifiutando la quantità di inventario danneggiato. Qualsiasi inventario rifiutato viene rimosso dall'inventario in arrivo.

Come fare:

  1. Nell'amministratore di Shopify, vai su Prodotti > Ordini di acquisto .
  2. Fai clic sul nome dell'ordine d'acquisto.
  3. Fai clic su Ricevi inventario .
  4. Per ogni prodotto, inserire l'inventario ricevuto e non ricevuto.
  5. Fai clic su Salva .

Regola l'inventario ricevuto

È possibile regolare l'inventario ricevuto o parzialmente ricevuto su un ordine di acquisto. Ad esempio, supponiamo che tu abbia ricevuto l'inventario ma in seguito abbia scoperto che due prodotti non sono mai stati spediti. È possibile aggiornare l'inventario con un numero negativo, che regola i livelli di inventario e cambia lo stato dell'ordine d'acquisto in Parzialmente ricevuto .

Ad esempio, se hai ricevuto 10 prodotti ma ne hai scoperto uno mancante, inserirai-1 nella colonna Accettato per quel prodotto.

Come fare:

  1. Nell'amministratore di Shopify, vai su Prodotti > Ordini di acquisto .
  2. Fai clic sul nome dell'ordine d'acquisto.
  3. Fai clic su Ricevi inventario .
  4. Accanto a ciascun prodotto, inserisci la quantità di inventario che devi regolare nella colonna Accettato o Rifiutato . Se è necessario ridurre il numero di inventario ricevuto, inserire un numero negativo.
  5. Fai clic su Salva .

Gestire gli ordini d'acquisto

Dopo aver completato un ordine di acquisto, è possibile eseguire diverse azioni in base allo stato corrente dell'ordine:

  • Se l'ordine d'acquisto è contrassegnato come Ordinato , è possibile chiudere l'ordine . La chiusura di un ordine di acquisto prima di aver ricevuto completamente l'inventario rimuove la quantità di prodotti non ricevuti dall'inventario in entrata.
  • Se l'ordine di acquisto è ancora una bozza, è possibile eliminare l'ordine di acquisto .

Eliminare un ordine di acquisto

Puoi eliminare un ordine d'acquisto mentre è ancora in bozza. Se un ordine di acquisto è contrassegnato come Ordinato , è necessario chiuderlo .

passi:

  1. Nell'amministratore di Shopify, vai su Prodotti > Ordini di acquisto
  2. Fare clic sul nome del progetto di ordine di acquisto.
  3. Nella parte inferiore della pagina, fai clic su Elimina .
  4. Nella finestra di dialogo di conferma, fai clic su Elimina .

Chiudere un ordine d'acquisto

È possibile chiudere qualsiasi ordine di acquisto dopo averlo contrassegnato come Ordinato . Se un ordine di acquisto è ancora una bozza, è necessario eliminarlo .

passi:

  1. Nell'amministratore di Shopify, vai su Prodotti > Ordini di acquisto .
  2. Fai clic sul nome dell'ordine d'acquisto.
  3. Clicca Chiudi .

Scritto da Enrico Capitanio

Visual Designer | Shopify Expert Mi piace lavorare sotto pressione e il teamwork necessario per completare i progetti. Adoro i capannoni. Sono fermamente convinto che l'universo non abbia alcun senso e che bisogna riderci su.

Enrico Capitanio