Come migliorare l'ufficio commerciale con gli strumenti web

Fino a quache anno fa, nell'ufficio commerciale gli strumenti web erano rari e nella valigetta del Venditore 1.0 non c'erano tanti prodotti digitali. 

C'erano calcolatrice, penne, blocchi per gli appunti, il listino prezzi e/o il catalogo prodotti, moduli per la compilazione degli ordini, dei dati di contatto e di fatturazione, biglietto da visita con i contatti aziendali, brochure aziendali. 

Nell’era della carta, un errore grave, o sicura fonte di imbarazzo, era dimenticarsi dal cliente il listino con i prezzi… di costo. Poi c’erano gli errori di compilazione dei moduli. Poi le informazioni frammentarie e incomplete sul fatturato dei clienti consolidati. Infine, le telefonate in sede per aver informazioni circa le disponibilità degli articoli con risposte a volte certe, spesso generiche o stimate.

L'era della carta in realtà non è ancora passata. Ma in un periodo in cui la durata di una trattativa si è accorciata e la concorrenza incalza, non avere risposte certe in breve tempo, sembrare poco organizzati e arrivare impreparati, non sono sicuramente le giuste abitudini dei bravi negoziatori e le conseguenze saranno tutt'altro che felici per il venditore e per l'azienda.

Come si possono migliorare i processi commerciali?

Molte aziende si sono attrezzate con sistemi informatici per automatizzare i flussi di lavoro. Internet e i vari strumenti digitali, hardware e software, hanno contribuito a cambiare il reparto commerciale, ma soprattutto hanno cambiato i clienti, privati o aziendali che siano.

Un rapporto di HubSpot Research mette in luce le differenze il commerciale e il cliente, tra l’approccio di acquisto e l’approccio di vendita, che vede il cliente molto più attivo nella fase di ricerca di informazioni, sia sulle aziende che sui prodotti. Rendere queste informazioni disponibili on-line, permette al commerciale di concentrarsi di più sulla trattativa economica sapendo di poter accedere velocemente da tablet o pc alle informazioni sul prodotto o alla verifica dei precedenti dati di acquisto.

Quindi, nell'era del digitale, un commerciale può fare affidamento a vari strumenti web ed informatici per la raccolta e trasmissione dei dati e per potervi accedere da qualsiasi luogo e da qualsiasi dispositvo.

Innanzi tutto, quindi, serve avere uno spazio web e un sito che racconti l’azienda e i prodotti/servizi offerti. Serve poi capire quali sono le aree critiche per il commerciale che si vogliono ottimizzare con i vari strumenti digitali: la trasmissione degli ordini? Il controllo delle disponibilità a magazzino? Avere a disposizione un catalogo sempre aggiornato dei prodotti e dei prezzi? Fornire documentazioni tecniche, demo, tutorial? Estrapolare i dati storici dei clienti? Offrire servizi post-vendita?

Una possibile soluzione è quella di integrare al sito internet una piattaforma e-commerce B2B per gestire una o più di queste aree e renderle disponibili al commerciale da remoto.

Migliorare l'ufficio commerciale 2.0 con una piattaforma e-commerce.

Il vantaggio di lavorare su una piattaforma e-commerce è che le piattaforme sono modulari: si può partire da un’area del flusso operativo ritenuta critica e avere comunque la possibilità di ampliare i servizi senza dover utilizzare altri programmi. Possono inoltre integrarsi con la maggior parte dei sistemi gestionali di fatturazione e magazzino in uso nelle aziende. 

Dal punto di vista operativo, integrare al sito web una piattaforma e-commerce per gestire gli ordinativi consente di:

1. Avere un catalogo online

Essendo piattaforma sviluppata per privilegiare le transazioni commerciali, rispetto ad un sito web, gli sviluppatori hanno a disposizione molti più strumenti per la creazione di catalogo on-line dinamico e personalizzabile e creare schede prodotto dettagliate, complete e interattive. Si possono, ad esempio, impostare:

• Confronti tra prodotti

• Immagini multiple

• Gruppi di prodotto

• Prodotti configurabili (ad esempio colore, taglia, componenti…)

• Opzioni di personalizzazione

Tutto ciò che serve per fornire il maggior numero di informazioni utili possibili e per modificare in tempo reale il catalogo e tenerlo sempre aggiornato. Si possono inoltre aggiungere elementi scaricabili come guide, certificati, moduli, licenze.

2. Differenziare gli accessi e i dati visibili

Le piattaforme e-commerce B2B dispongono di tool che permettono di diversificare l’accesso al catalogo per quel che rigurda:

• gli articoli

• i prezzi - con IVA, senza IVA, diversificati per cliente

• le valute

• giacenze di magazzino.

3. Gestire automaticamente gli ordini

Un catalogo ben strutturato può essere utilizzato come strumento informativo e promozionale oppure può essere integrato ad un sistema di gestione automatica degli ordini, dando l'opzione quindi all'utente registrato di creare ed inviare la propria richiesta. In caso di beni intangibili si può gestire la distribuzione in modo automatico. 

Si può lasciare ai soli responsabili vendite la possibilità di compilare ed inviare un ordine al reparto produttivo/logistico oppure attivare l’opzione anche ai clienti.

L’integrazione ai sistemi di inventario e magazzino permetterà di aver sempre disponibili le informazioni sulle giacenze.

4. Creare un database dei clienti e avere dati statistici di riferimento

Ogni addetto commerciale potrà avere accesso ai dati di acquisto dei propri clienti, monitorare l’andamento delle vendite e avere le informazioni a portata di mano anche al di fuori dell'azienda.

Un sistema automatizzato degli ordini su una piattaforma e-commerce permette di ricavare importanti dati statistici sia sul venduto, come qualsiasi altro gestionale di fatturazione, ma anche sui prodotti che i nostri clienti e potenziali clienti hanno valutato ma non comprato. Questo si può fare analizzando i dati di traffico delle pagine (quali articolo/servizi sono più visti?) oppure, per chi vuole puntare sulle strategie e gli strumenti di web marketing, utilizzando piattaforme di marketing automation per dati più complessi e per imporstare campagne automatizzate di marketing.

Un investimento che migliora il lavoro del commerciale e apre nuovi scenari

Essere attivi sul web con un proprio sito e una piattaforma e-commerce possono diventare il punto di partenza per un’espansione commerciale su altre aree geografiche attualmente non servite dal reparto commerciale.  Le informazioni sull’azienda e sui prodotti e servizi saranno fruibili non soltanto ai potenziali acquirenti interessati, ma anche a possibili rivenditori.

Se inizialmente si è deciso di operare con un sistema riservato alla forza vendita interna, l’apertura del sistema a potenziali rivenditori è, tecnicamente, semplice: basterà configurare un nuovo profilo di accesso. Per un rivenditore, sapere di poter gestire in maniera autonoma gli ordini, sarà valutato positivamente e permette all'azienda di differenziarsi dalle altre aziende concorrenti.

Quale sia l’esigenza dell'ufficio commerciale, il vantaggio di operare utilizzando una piattaforma e-commerce B2B è la configurabilità e l’integrabilità. Non una soluzione statica e invariabile nel tempo, ma dinamica e modulabile in base alle diverse esigenze di business.

Automatizzare alcuni processi più tecnici e standard, non solo riduce i possibili errori, ma permette agli addetti commerciali di seguire un numero maggiore di clienti e di concentrarsi su altri aspetti del rapporto con i clienti: le relazioni interpersonali, una migliore gestione delle problematiche commerciali e di pagamento.