Nel mondo globale in continua evoluzione in cui viviamo, stare al passo con i nuovi bisogni, possibilità e stili di vita sta diventando sempre più difficile. Le nuove tecnologie, i dispositivi intelligenti e la costante connessione rendono quasi impossibile non avere un impatto sull'ambiente di lavoro. E questo ci porta alla Smart Working, parola imparata dalla maggior parte delle aziende italiane in seguito all'emergenza Covid-19.
Lo Smart Working obbliga a ripensare il modo in cui si pensa al lavoro, ovvero sul modello di organizzazione delle unità produttive. Non si tratta solo di dare un computer e una connessione alle persone per farle lavorare da casa.
Lo Smart Working è, infatti, un insieme di pratiche manageriali create per aiutare le aziende e le istituzioni a ripensare il loro approccio al lavoro e per incoraggiarli ad abbracciare le innovazioni digitali (Digital Transformation). L'idea alla base è quella di dare alle persone autonomia e flessibilità nella scelta di dove, quando e come lavorare, concentrandosi su risultati e risultati invece di contare le ore di lavoro in ufficio.
Ci sono un asco di ricerche che vengono citate di solito in proposito, sul fatto che le persone sono più produttive quando sono in grado di lavorare nel modo più adatto a loro.
I principi fondamentali della filosofia Smart Working coinvolgono cinque aree della vita lavorativa: leadership, posto di lavoro, tecnologia, gli edifici (uffici), persone e cultura. All'interno di ciascuna di queste aree, possono essere prese alcune iniziative che miglioreranno la vita lavorativa e la produttività dei dipendenti.
1. Ripensare la leadership
La flessibilità né la norma per la leadership. Tutte le vecchie e buone capacità manageriali non sono minimamente messe in discussione, continuano a servire e ad essere quelle che conducono l'azienda.
La flessibilità, la capacità di prendere decisioni sulla base dei risultati, l'abilità di coordinare le persone, restano i punti cardine delle postazioni di comando.
Si devono averi obiettivi chiari, una chiara strategia e delle scadenze chiare.
2. Ripensare il posto di lavoro.
Gli spazi degli uffici sono destinati alle attività, non necessariamente per ospitare individui. Ci vogliono degli spazi per poter lavorare tranquilli se qualcuno non ha una situazione di tranquillità a casa; ci vogliono degli spazi destinati ai vari progetti.
Ma sono spazi che vengono, appunto, occupati dagli individui solo se c'è il bisogno, non perché bisogna occuparli.
Il posto di lavoro, dando ai dipendi la possibilità di usufruire della connettività estensa, cambia la sua natura: la condivisione delle informazioni e del lavoro tra i membri del team definisce il posto "spazio" all'interno dell'azienda.
3. Ripensare la tecnologia
La tecnologia viene pensata per le persone, non per penalizzarle e scoraggiarle. Usare la tecnologia in modo corretto significa diventare "digitali di default".
Significa che i servizi offerti ai clienti "su richiesta" sono sufficienti per soddisfarli e, quindi, che la tecnologia permette di intercettarne i bisogno di di gestire le richieste.
Significa che i "big data" possono aiutare l'attività del marketing e delle vendite per conoscere meglio il proprio potenziale cliente.
Significa avere integrazioni senza soluzione di continuità tra fisico e digitale, per migliorare la l'efficacia e i valore dell'offerta al cliente.
Lo Smart Working ha bisogno di:
- aggiornare continuamente il sistema e l'infrastruttura con le ultimi sviluppi e tendenze della tecnologia
- un training continuo per i dipendenti
- un uso consistente di sistemi, programmi, App, estensioni...
- fare in modo che i proprio computer e Device siano sempre aggiornati e funzionanti.
4. Ripensare la Cultura e le Persone
Il lavoratore deve:
- essere trasparente, onesto ed affidabile
- coordinarsi con gli altri
- continuare a confrontarsi con riunioni
- lavorare IN team PER il team (e il team per l'azienda che lavora per il cliente)
Nota bene: la comunicazione costante è essenziale.
Bilanciare il lavoro e la vita, ripensare i ritmi e coltivare entrambi: questo l'obiettivo del lavoratore smart.
5. Ripensare gli uffici
Di quanto spazio hai realmente bisogno? Mi pare giunto il momento di razionalizzare e ottimizzare gli uffici di proprietà o in affitto.
La produttività dei dipendenti non dipende dallo spazio extra, dai metri quadri o dal numero delle sedi.
Il consiglio è quello di creare degli Hub a disposizione dei dipendenti, con gli strumenti a disposizione per la produttività e per comunicare gli uni con gli altri in base ai bisogno.
Questi Hub devono essere un supporto per chi deve essere presente in ufficio (riunioni, produttività, bisogno di confronto diretto...) ed essere ambienti tranquilli e rilassanti.
L'idea di correlate con degli spazi verdi all'interno o all'esterno dell'ufficio fisico, aiuta molto a rendere più umano il posto di lavoro e far sentire a loro agio i dipendenti.
Perché persone che si sentono confortevoli sono anche le più produttive.
Giovanni Fracasso
COO e CMO @ICT Sviluppo