La Guida Definitiva alle Web Call ai tempi del Coronavirus

Da ormai un anno circa siamo alle prese con questa pandemia globale che ci sta distruggendo sia fisicamente che psicologicamente. Secondo ZOOM l'aumento del carico sui loro server durante il primo lockdown generalizzato in Europa è aumentato del  775% con 12 milioni di persone connesse simultaneamente alla piattaforma ogni giorno.

Nella preistoria digitale italiana, sicuramente influenzata dall'approccio piuttosto "capannonico" di molte PMI, le webcall sono sempre state un mistero assoluto - almeno nel periodo pre-pandemia. Abituati al commerciale che con la sua valigetta e il completo sartoriale macina chilometri sull'auto aziendale per andare a trovare il cliente di turno, non ci siamo mai evidentemente posti il problema di lavorare da remoto.

Ricordo un interessante episodio accaduto non più di 6 anni fa, quando gli sviluppatori del software gestionale dell'azienda dove lavoravo si erano letteralmente ACCAMPATI nella sala riunione con il loro portatili, in modo da poter lavorare ininterrottamente per 3 settimane sulle modifiche al software.

Alla pandemica e contagiosa luce della situazione, questo appare come una follia, ma era più comune di quanto si creda.

A questo proposito, ho voluto scrivere questa guida alle webcall, dove andrò a delineare strumenti, etichetta e consigli utili per fare in modo che questo strumento venga sfruttato al meglio, si perda meno tempo - soprattutto, ci aiuti a comprendere che il lavoro in remoto non è nè una piaga sociale nè impossibile.

UTILIZZATE UN SOFTWARE PER GESTIRE LE PRENOTAZIONI

Il tempo sta diventando sempre più una risorsa preziosa per tutti quanti. Dal programmatore al designer al content creator, il tempo che dedichiamo al coordinamento tra il cliente e l'esecutore è sempre più importante.

Ad esempio, noi utilizziamo HUBSPOT MEETING, che è nativamente integrato con OFFICE 365 o GOOGLE. Questo vi permette di generare un link alla vostra personale pagina calendario che potete inserire nelle mail inviate ai clienti. Se desiderano parlarvi, automaticamente il software gli proporrà un orario e un giorno nel quale non avete impegni già schedulati. Potete decidere la frequenza dei meeting e l'intervallo base fra gli stessi, in modo da non essere oberati di richieste. Potete anche schedulare in automatico la disponibilità dopo 24 ore, in modo che le call vengano sempre prenotate un giorno dopo la richiesta.

Potete anche creare diversi tipi di meeting link, ognuno con le disponibilità variate. Per esempio, io uso un link interno per i miei collaboratori che possono richiedermi la disponibilità anche di 10 minuti in qualsiasi momento all'interno della giornata, e uno per i clienti che viene sempre posticipato 24 hr ore dopo nei giorni lavorativi.

Lo strumento MEETING è inoltre gratuito per tutti i piani Hubspot.

PIGLIATEVI UNA WEBCAM DECENTE

Sicuramente la cosa più importante è la scelta della webcam. Non ci sono scuse nel 2020 per mostrare la tua faccia quando stai parlando con un'altra persona - altrimenti una telefonata sarebbe bastata, non credi?

L'utilizzo della faccia all'interno di una web call è essenziale per trasmettere tutte le sfumature del discorso che stai facendo. Sia che sia una call commerciale che una call di formazione, gli interlocutori devono poter vedere con chi stanno parlando. Questo aiuta a tenere il tono della conversazione più personale, e, ho notato, la gente tende più a trattarti da essere umano e meno da risponditore automatico di domande.

La webcam che di solito è presente nei portatili è sufficiente, ma se utilizzate due monitor potreste voler effettuare l'upgrade a una webcam esterna, in modo da poter guardare negli occhi l'interlocutore e allo stesso tempo tenere le informazioni che vi servono immediatamente reperibili.

Una delle migliori webcam che ho trovato (in rapporto qualità/prezzo) è senza dubbio la TRUST GTX 1160  a 50€

• Webcam ad alta definizione con risoluzione fino a 8 megapixel (3840 x 2160)
• Pratico microfono integrato, ideale per le videochat
• Supporto intelligente con morsa integrata, ideale sia per schermi di laptop, che per superfici piane
• Bilanciamento automatico del bianco: video chiaro in ogni condizione di luce
• Fuoco fisso per un'immagine chiara e nitida

Oltre ad avere una risoluzione praticamente perfetta, ha una qualità di trasmissione fino a 60fps: utilissima per evitare il fastidioso "Effetto sfarfallio" soprattutto se siete illuminati da luci a led. 

PIGLIATEVI UN MICROFONO DECENTE

Se c'è una cosa della quale dovete preoccuparvi durante le video call è il non essere fraintesi. Una trasmissione della voce chiara e senza interferenze esterne sarà senza dubbio apprezzata e vi consentirà di evitare i numerosi "Eh?" durante le vostre call.

La soluzione base è - naturalmente- utilizzare il microfono della webcam o del portatile, ma purtroppo sono dispositivi tarati per catturare anche il più piccolo rumore dell'ambiente esterno (come ad esempio il battere sulla tastiera, fastidiosissimo, o il collega che parla dalla stanza accanto, o la macchina tritadocumenti dell'ufficio amministrazione).

La soluzione più pratica è l'utilizzo di un paio di auricolari con il microfono. Purtroppo anche qui si passa da delle soluzioni decisamente cheap (quelle del vecchio telefono Nokia del 2001) oppure a delle soluzioni professionali che però cominciano a costare.

NON USATE LE CUFFIE WIRELESS DELL'IPHONE

Purtroppo, sebbene siano stilosissime, riducono il suono a un tetro mugolio che rende praticamente impossibile capire quello che state dicendo.

La soluzione senza dubbio più pratica e relativamente meno costosa è l'utilizzo di un paio di CUFFIE CANCELLA RUMORE, come questo modello a 27€ della MPOW.

Oltre al fatto di possedere un microfono direzionale ad archetto che recepisce solamente le fonti audio a non più di 20 cm dall'origine, è dotato anche di una disattivazione del microfono a pulsante, che vi consente di sembrare attenti, concentrati e pronti a parlare durante gli hangout pur non trasmettendo alcun suono.

Fidatevi, è un trucchetto estremamente valido quando vi si precipita il collega nella stanza urlando improperi e non avete tempo di scorrere fra le venti finestre a ritrovare l'hangout e disattivare il microfono.

Infine, vado a descrivere quella che chiamo la Calltiquette, ovvero l'etichetta da brave damine del 1800 che deve essere seguita mentre fate le call.

NON TENETE IL MICROFONO ACCESO SE NON STATE PARLANDO

Non c'è niente di più fastidioso di sentire qualcuno che sospira, respira, scrive sulla tastiera, sposta sedie, apre la finestra, si accende una sigaretta quando qualcun altro sta parlando. Se non siete il diretto interpellato o non state partecipando attivamente alla discussione, spegnete il microfono.

NON PARTECIPATE AD UNA CALL IN PIU DI 2 PERSONE DA UN SOLO COMPUTER

Se proprio, utilizzate due computer. Oltre ad essere costretti a stare all'interno del campo di azione della webcam, è fisicamente impossibile che tre persone partecipino ad una call e non si muovano. E qui si torna al primo punto, ovvero quello di evitare di fare rumore se non si sta parlando.

NON PARTECIPATE A DUE CALL DIVERSE CONTEMPORANEAMENTE

Oltre ad essere fisicamente impossibile mantenere la concentrazione in due conversazioni allo stesso momento, rischiate delle bruttissime figuracce se venite scoperti. Piuttosto, schedulatele meglio.

DEDICATE ALL'UFFICIO UNO O DUE SPAZI PER LE CALL

Se lavorate in un coworking, questo appare scontato. Se dovete fare una call di non più di mezz'ora e che richiede solo la vostra presenza e non l'intervento, va bene. Ma se dovete effettuare call di formazione estese che durano un'ora o più, fate un favore ai vostri colleghi e spostatevi. Non siete un call center. Siete professionisti, e vi si richiede concentrazione.

EVITATE DI PRENOTARE CALL E NON PRESENTARVI

Il classico "tirare il pacco" non piace a nessuno. Se non siete in grado di rispettare l'orario concordato, avvisate almeno mezz'ora prima le parti interessate.

TEMPO LIMITE 15 MINUTI

Questo è un punto sul quale mi scontro spesso: se mi hai prenotato una call di mezz'ora e arrivi dopo 15 minuti, la call si deve rischedulare 24hr dopo. E' inutile che mi chiedi di pazientare, perché io fra 30 minuti ho un'altra call già prenotata.

E questo andrebbe a ripercuotersi a cascata su tutte le altre della giornata, evitando che io abbia il tempo di organizzare i lavori necessari fra una call e l'altra. Oltre che al rispetto per il lavoro degli altri, è anche rispetto per i clienti degli altri.