Proctor Academy: domande di iscrizione + 40% con HubSpot [Case History]

Proctor Academy, una scuola e collegio per ragazzi e ragazze voleva modernizzare il sistema di reclutamento studenti e le pratiche di iscrizione. 

La scuola aveva già un sito e una collezione di contenuti promozionali, ma non aveva nessun modo di vedere come il contenuto venisse consultato o da chi.

Proctor Academy scelse il software di marketing di HubSpot per poter vedere il processo di reclutamento e sviluppare un programma adatto a seguire e coltivare i candidati. Con HubSpot, ora Proctor è in grado di consegnare messaggi personalizzati agli studenti e alle famiglie in ogni passo del percorso e, come risultato, hanno risocntrato un fantastico aumento sia nelle visite al campo sia nei candidati interessati.

Proctor Academy

Situata ad Andover, New Hampshire, Proctor Academy è una scuola privata per ragazzi e ragazze, dai 9 ai 12 anni, ed è anche un collegio. Gli studenti beneficiano di un rigoroso programma accademico, di lezioni sperimentali esterni al campus, di corsi sulle arti dello spettacolo, attività agonistiche di atletica e un’ampia selezione di attività extra-curriculari.

Rimanere all’avanguardia

Le scuole indipendenti non sono mai state considerate baluardi di prodezze di marketing, ma nel 2014, Proctor Academy iniziò ad andare controtendenza. La scuola privata mista e collegio per giovani studenti, caratterizzata da un ambiente stile collegiale voleva continuare i suoi 167 anni di tradizione di eccellenza nel campo accademico reclutando il costante flusso di studenti diversi, desiderosi di imparare e farli iscriversi alla scuola.

Per anni, il sistema di marketing di Proctor si era basato sul passaparola e su alcune attività di content marketing per attrarre i potenziali studenti. Sebbene il traffico online fosse costante, il sito scolastico faceva ben poco per convertire i visitatori in contatti di qualità e in visitatori del capo.

Nonostante la produzione costante di contenuti, il processo offriva poco in termini di visibilità e trasparenza per aiutare a misurare l’interazione e l’efficacia dei contenuti

"Eravamo all’avanguardia in termini di produzione di post per il blog, video e altri contenuti web per la fase di reclutamento, ma indietro sull’integrazione di tutto ciò in una strategia coesa,” afferma Scott Allenby, Amministratore della Comunicazione e Marketing di Proctor Academy.“Volevamo creare un approccio intenzionale incentrato sui dati che abbracciavano i social media, le campagne sul sito e le mail così da coltivare i potenziali studenti e le loro famiglie durante l’intero processo di iscrizione.”

 “HubSpot ha semplificato tutto ideando un processo che comunica agli studenti e alle famiglie i passi esatti nelle procedure di candidatura, e di conseguenza, ha portato a un incremento significativo del numero di visitatori e di candidature.”

Scott Allenby
Amministratore di Comunicazione e Marketing di Proctor Academy

Su consiglio di studenti che hanno intrapreso una carriera nel marketing, Proctor adottò il software di marketing di HubSpot nel 2014 per promuovere e dare una bella spinta agli sforzi di reclutamento degli studenti. Prima, gli addetti marketing producevano una varietà di contenuti incentrati sul tema del reclutamento pensando che questi sarebbero interessati agli occhi degli studenti e delle loro famiglie, ma non avevano modo di verificare come venivano visti o da chi.

“Senza essere in grado di capire chi stava visualizzando cosa e perché, senza personalizzare le informazione per parlare alle varie esigenze di un diverso bacino di reclutamento secondo i diversi stadi del processo di iscrizione era praticamente impossibile” afferma Scott.

Usando HubSpot, il team di Scott, di cui faceva parte l’esperto di Inbound Marketing Lesley Fisher, ha ottenuto una visibilità e trasparenza senza precedenti sulle visualizzazioni dei contenuti online, click, download e ha fornito una solida base per le campagne di lead nurturing (tutte quelle attività che metteremo in atto per curare e nutrire i rapporti con i potenziali clienti).

I marketer di Proctor possono applicare questi insights e utilizzarli su tutti gli strumenti e applicazioni di HubSpot per creare un’ampia gamma di contenuti multimediali, dai post del blog, alle Call-To-Action, alle mail, ai contenuti Smart, e personalizzarli rispetto ai specifici interessi degli studenti, genitori, fratelli e sorelle e persino alle richieste di informazioni di ammissione.

I post informativi del blog sui programmi scolastici includono tutti numerose Call-To-Action per i visitatori diretti allo stadio successivo del loro percorso di iscrizione. Tramite ogni click successivo, i contenuti Smart di HubSpot imparano le preferenze dei visitatori e adattano automaticamente il contenuto per aumentare l’interesse e l’interazione e creare così esperienze personalizzate.

Ora, il team di Scott può aggiungere immediatamente un post del blog o uno dei 20 video minuziosamente creati con Wistia (la piattaforma di video integrata di HubSpot che ti dice anche chi sta visualizzando il tuo video, come i video su “Le arti a Proctor” e su “Le ammissioni diventano utili”, nella collezione dei contenuti scolastici  per personalizzare ogni comunicazione con un potenziale studente e la sua famiglia.

“Abbiamo visto un’opportunità fantastica per organizzare e alimentare i flussi di lavoro sui contenuti in maniera che potesse far avanzare le famiglie nel processo di ammissione rispettando i loro tempi e creare un'esperienza unica,” afferma Scott. “HubSpot ha semplificato costruendo un processo che ci aiuta a coltivare e portare le famiglie a effettuare prima una visita, poi una candidatura, una seconda al campus e alla fine all’iscrizione. La combinazione di mail, contenuti e CTA personalizzati, abbinati al loro stadio esatto nel processo, ha portato a un aumento enorme di visitatori e di candidature.”

 “Con HubSpot siamo in grado di personalizzare ogni step del processo di nurturing che ha portato a più del 57% di richieste, le quali si sono trasformate in visite al campus e oltre il 92% di quelle visite si sono convertite in domane di iscrizione.”

Scott Allenby

Evolversi con il passare del tempo

Con HubSpot, Proctor Academy ha uno strumento di marketing potente incredibilmente integrato che ha trasformato l’intero processo di ammissione.

Il cambiamento ha completamento modificato come l’accademia interagisce con le potenziale famiglie e aiutando a trasmettere i principi fondamentali della scuola in esperienze di apprendimento, relazioni personali come un fondamento educativo, e l’individualità come un fondamento sia di comunicazioni interne sia esterne.

Oltre a un cambio radicale di mentalità, adottare HubSpot ha portato dei miglioramenti concreti ai processi di reclutamento e di iscrizione della scuola. Scott afferma che l’impatto di HubSpot ha impressionato le sue aspettative e anche quelle degli altri. Nei primi sette mesi da quando hanno adottato il software di HubSpot, la scuola ha ottenuto un aumento del 40% di domande di iscrizione sopra la sua media di 5 anni.

“HubSpot ci ha aiutati a scoprire a cosa è davvero interessato uno studente, dove sono esattamente nel processo di ammissione e come dovremmo interagire con loro da quel punto in poi,” dice Scott. “Personalizzare ogni step del processo di nurturing ha portato a un aumento del 57% delle richieste di informazioni che si sono trasformate in visite al campus e oltre il 92% di quelle visite si è convertita in domande di iscrizione.”

Scegliere di iscriversi a una scuola secondaria prestigiosa è un lungo processo decisionale, fatto di scadenze e un numero di controlli lungo tutto il cammino. “HubSpot instaura un equilibrio automatizzando le attività più onerose, come l’aggiornamento delle liste di controllo della candidatura, e la conferma di colloqui con follow-up personalizzati che seguono il dopo-colloqui, le accettazioni, e le comunicazioni di post-approvazione,” afferma. “I principi di una formazione a tutto tondo dovrebbero essere senza tempo, ma il modo in cui trasmettiamo quei valori deve adattarsi ed evolvere con il trascorrere del tempo. E, ora si sono evoluti davvero.”

[Articolo originale: http://www.hubspot.com/customers/proctor-academy]