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Come usare un CRM per ridurre i costi in azienda?

    Sommario

Nell’epoca della digital transformation il CRM (Customer Relationship Management) è uno strumento praticamente irrinunciabile per ogni azienda. Oggi la parola d’ordine in qualsiasi ambito è risparmio, quindi vanno eliminate tutte quelle attività che generano sprechi e costi inutili. 

Gli obiettivi sono principalmente due: ottimizzare le risorse a disposizione dell’azienda e restare costantemente in contatto con i propri clienti tramite specifiche strategie di marketing. Nei seguenti paragrafi analizziamo cos’è il CRM e quali sono le “best practices” da adottare a beneficio del budget aziendale.

Che mondo sarebbe senza CRM?

Prima di approfondire il discorso sul CRM, proviamo a fare un salto indietro nel tempo di qualche anno quando questo strumento ancora non era disponibile.

Per prima cosa era necessario stampare tantissimi documenti, condizione che portava ad un notevole spreco di carta, cartucce ed energia. La stessa stampante era sottoposta ad un uso maggiore, quindi erano necessari maggiori interventi di manutenzione che si traducevano in costi maggiori.

Tutti questi faldoni di carte dovevano pur andare da qualche parte e quindi venivano stipati in armadi e contenitori, occupando spazio prezioso. Si riduceva quindi lo spazio e l’ambiente risultava poco pratico e disordinato, incidendo negativamente sulla produttività stessa. Come puoi pensare di offrire un servizio preciso e accurato, se il tuo stesso ambiente di lavoro è poco organizzato?

Infine capitolo “ecologico”: altro mantra dell’epoca attuale è ridurre l’inquinamento, quindi tutta la carta prodotta ha un notevole impatto sull’ambiente circostante.

Uno scenario che può sembrare anacronistico, eppure ci sono alcune aziende che “vivono nel passato” lavorando senza CRM, con un notevole aumento dei costi e dispendio di tempo e di energia.

Tutti questi problemi possono invece essere risolti con il CRM, che velocizza e snellisce tutti i processi aziendali consentendo di accedere più velocemente ai dati e alle informazioni opportunamente digitalizzati.

Cos’è il CRM e quali sono i suoi principali obiettivi?

Il CRM può essere tradotto con “gestione delle relazioni con i clienti”. In un contesto "customer centric” il cliente è appunto il centro di tutto, ma va considerato anche l’ambiente circostante in cui si muove. In un mercato così variegato ed eterogeneo, ogni consumatore ha le sue abitudini. Devi quindi fare una cernita del tuo target di pubblico per poi impostare su di esso le tue strategie.

Il CRM contribuisce a:

  • Mantenere un rapporto continuativo con i clienti;
  • Aumentare le relazioni con i clienti, soprattutto quelli più fedeli;
  • Fidelizzare i clienti che hanno maggiori rapporti con l’azienda, definiti clienti primo piano;
  • Trasformare gli attuali clienti in “ambasciatori” del brand, affinché ne decantino le lodi incoraggiando altre persone, come amici e parenti, ad effettuare acquisti presso quell’azienda.

5 buoni motivi per utilizzare un CRM per la tua azienda

Il CRM migliora il rapporto con i clienti e aumenta il profitto dell’azienda, riducendo in modo importante i costi complessivi. Contemporaneamente aiuta ad acquisire nuovi clienti e ridurre le ore di lavoro, recuperando tempo prezioso che può essere impiegato per attività più complesse e maggiormente legate al “core business” dell’azienda.

I progetti CRM implementati con HubSpot diventano ancora più performanti, analizzando i processi commerciali, di marketing e di customer support per mettere in atto una strategia pianificata e studiata in ogni minimo dettaglio. Hai almeno 5 buoni motivi per usare un CRM:

  • rapida acquisizione di nuovi clienti e fidelizzazione dei vecchi;
  • minori costi di produzione;
  • riduzione dell’uso della carta;
  • condivisione elettronica;
  • informazioni sempre aggiornate.

1- Rapida fidelizzazione dei vecchi clienti e riduzione dei costi per l’acquisizione di nuovi

Come è noto acquisire nuovi clienti è un’attività che richiede un notevole impiego di denaro ed energie sotto forma di promozioni, campagne pubblicitarie, marketing ecc. e non sempre il ritorno è garantito.

La cosa migliore? Fidelizzare i vecchi clienti. Il CRM aiuta soprattutto a migliorare le relazioni con i clienti già fidelizzati che, tramite il passaparola, consentono di acquisirne di nuovi quasi a costo zero. Le recensioni positive sono strumenti potentissimi da maneggiare con grande cura.

2- Minori costi di produzione

Il CRM raccoglie tutti gli acquisti storici dei clienti, facilitando la profilazione e dando una visione più ampia dell’inventario delle scorte. Puoi quindi capire quali sono i prodotti più venduti in un determinato periodo, così da effettuare un riordino immediato e ridurre i costi di produzione in termini di stoccaggio della merce.

3- Una svolta “green”: riduzione dell’uso di carta

Puoi dire addio al tasto “Stampa”. Tutti i file e i documenti possono essere archiviati comodamente online, senza necessità di stampare ingenti quantità di carta. Una svolta “green” che fa bene non solo al nostro malconcio pianeta, ma anche all’azienda in termini economici e d’immagine.

Si riducono i costi, ma si trasmette anche l’immagine di un’azienda “eco-friendly” che ha davvero a cuore le sorti del pianeta. L’inquinamento ambientale oggi è un tema molto sentito nell’opinione pubblica, quindi un’azienda che adotta politiche ecosostenibili acquisisce punti agli occhi dei consumatori.

4- Condivisione elettronica

Con un apposito software CRM, come Hubspot, puoi condividere comodamente un file in qualsiasi formato con i tuoi team di lavoro con un semplice clic. Inoltre puoi conservare tutte le informazioni in un solo luogo digitale, così da averle a portata di mano ogni volta che ne hai bisogno. Immagina quanto tempo e denaro puoi risparmiare, a tutto beneficio della produttività della tua azienda.

5- Informazioni sempre aggiornate e report efficienti

Ti sei mai chiesto quanto tempo perdi con la realizzazione di report che richiedono l’uso di enormi fogli Excel? E quanti errori puoi commettere? Con il CRM puoi mantenere le informazioni costantemente aggiornate con un margine di errori pari a zero ed elaborare report efficienti in pochissimo tempo, eliminando del tutto il lavoro manuale.

Lo strumento di reporting del software CRM infatti genera in automatico i dati, fornendoti relazioni accurate e precise che riducono sensibilmente i costi aziendali.

Come gestire al meglio il CRM: i nostri 6 consigli

Il CRM è un’arma molto potente a disposizione delle aziende, che devono sfruttare tutti i vantaggi e le funzionalità in base alle loro necessità. Di seguito una serie di consigli che possono tornarti molto utili per ottimizzare e gestire al meglio il CRM.

Pianifica tutte le tue attività in anticipo

Hai mai dimenticato di inviare un’email importante o un documento? O ti è mai capitato di aver totalmente rimosso una riunione? Grazie al CRM puoi pianificare meeting, email, call, riunioni di lavoro ecc., ma anche dare priorità ad alcune attività da svolgere nella stessa giornata.

In tale ottica il CRM è una sorta di segretaria: pianifica per te le azioni da fare, ricordandoti quelle che hanno una maggiore importanza e la loro scadenza.

Sincronizza il tuo calendario

Alla pianificazione delle attività puoi affiancare la sincronizzare del calendario. Puoi avere una visione chiara della programmazione non solo di una giornata, ma anche di una settimana e se lo desideri di tutto il mese. Tutto questo ottimizza il tuo tempo, poiché puoi organizzare con largo anticipo le attività da svolgere.

Condividi file e documenti con tutti i tuoi team di lavoro

In un ambiente di lavoro, grande o piccolo che sia, è fondamentale condividere email, documenti, progetti e anche idee. Tutto questo può essere fatto con un efficiente CRM, consentendo a chiunque di visionare i file in ogni momento.

Migliora così non solo la comunicazione interna, ma anche quella esterna. Questo approccio si trasforma in un rapporto sempre più personalizzato con il cliente, che si sente realmente considerato. Un aspetto tutt’altro da sottovalutare in un mercato così competitivo dove le aziende combattono con ogni mezzo per strappare clienti alla concorrenza.

Raccogli tutti i dati di clienti e partner

A volte sei costretto a cercare sul web le informazioni di contatto di un sito o di un’azienda. Energie e tempo sprecati! Con il CRM diventa tutto più facile, poiché puoi raccogliere in un solo posto i dati e le informazioni di clienti, fornitori e aziende e consultarle con un semplice clic.

Crea una dashboard ed esegui report continui

Con il CRM puoi creare una dashboard per avere una panoramica in tempo reale dell’andamento della tua azienda e stilare report per analizzare le prestazioni. Vengono vivisezionati tutti gli aspetti della tua azienda, dalle vendite al fatturato, dandoti spunti utili per mettere in atto le strategie più adeguate.

Stila la tua mailing list

Un altro ottimo consiglio è di stilare una mailing list di tutti i tuoi prospect, rivolgendo le tue campagne di comunicazione verso clienti potenzialmente interessati al tuo business. 

In questo modo puoi anche creare una comunicazione mirata e tarata su un determinato target di pubblico, rendendo molto più semplice e fluida l’opera di fidelizzazione.

Considerazioni finali

Lavorare senza un valido CRM significa restare fermi al palo, mentre tutti gli altri concorrenti sono molto più veloci e scattanti di te. Se inizi ad utilizzare un CRM avrai modo di toccare quasi con mano i miglioramenti delle prestazioni, che favoriscono la crescita immediata del tuo business.

E se vuoi saperne di più ti consiglio di leggere il nostro ebook gratuito “4 buoni motivi per usare un CRM”, per conoscere i principali vantaggi di cui puoi beneficiare e le giuste domande da porti per dare una marcia in più alla tua azienda.

 

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